Hinweis:
Um die Funktion der Bestandsverwaltung in sevdesk nutzen zu können, muss das Add-on Inventar gebucht sein.
1. Produkt anlegen
Bevor du deinen Bestand eines Produkts verwalten kannst, musst du zunächst ein Produkt im Inventar anlegen.
Wähle hierzu oben rechts Produkt erstellen. Es öffnet sich eine Erfassungsmaske. Fülle nun die entsprechenden Felder aus. Eine ausführliche Beschreibung, wie du Produkte erstellst und bearbeitest, findest du im Hilfeartikel Produkte anlegen.
Wenn du Produkte direkt über das Inventar anlegst, wird dir zusätzlich das Feld Bestand (Stk) angezeigt. Dieses Feld steht dir nur im Add-on Inventar zur Verfügung.
Um deine Produkte zusätzlich besser zur organisieren, kannst du auch eigene Kategorien anlegen und verwalten.
1.2 Weitere Einstellungen
Im Bereich Weitere Einstellungen stehen dir die Optionen Bestand aktiviert und Meldebestand zur Verfügung.
Bestand aktiviert: Schalte hier die Bestandsführung für den entsprechenden Artikel ein oder aus.
Meldebestand: Aktiviere eine automatische Benachrichtigung, sobald der Bestand einen definierten Schwellenwert unterschreitet. Du kannst dabei sowohl den Schwellenwert, als auch die Häufigkeit der E-Mail Erinnerung festlegen.
2. Bestand aktualisieren
Sobald du z. B. eine Rechnung erfasst hast, wird diese unter Verkaufspreise angezeigt.
Um nun den Bestand eines Produkts automatisch zu aktualisieren, ist das Erstellen eines Lieferscheins erforderlich. Hierfür gibt es zwei Optionen.
2.1 Lieferschein mit Verknüpfung zur Rechnung
Öffne die entsprechende Rechnung und klicke auf Mehr oder klicke in der Rechnungsübersicht über die drei Punkte auf die weiteren Optionen und wähle Lieferschein erzeugen aus. Somit wird eine direkte Verknüpfung zur Rechnung erstellt.
2.2 Lieferschein ohne Verknüpfung zur Rechnung
Gehe im Hauptmenü zu Aufträge und Lieferscheine. Hier kannst du manuell einen Lieferschein erzeugen. Der Lieferschein wird dann beim entsprechenden Produkt ohne Verknüpfung zu einem Rechnungsdokument angezeigt.
Tipp:
Wenn du noch mehr zum Thema Lieferschein erfahren möchtest, findest du weitere nützliche Informationen in unserem Ratgeber zum nachlesen.
Im Reiter Buchungsverlauf werden alle erstellten Lieferscheine aufgelistet. Im Feld Buchungstext ist vermerkt, ob ein Lieferschein mit einer Rechnung verknüpft ist oder nicht.
3. Bestand buchen
Neben der automatischen Aktualisierung über Lieferscheine kannst du den Bestand auch manuell anpassen, beispielsweise bei Korrekturen oder Inventurerfassungen.
Öffne hierzu das entsprechende Produkt und wähle Bestand bearbeiten aus.
Es öffnet sich eine Bearbeitungsmaske. Hier kannst du auswählen, ob du einen Bestand erhöhen (Zugang) oder Verringern (Abgang), buchen möchtest. Trage zudem die entsprechende Menge ein und klicke auf Speichern.
Nachdem Speichern wird dir der Vorgang im Buchungsverlauf dokumentiert. Gleichzeitig wird automatisch der Bestand in der Infobox auf der rechten Seite angepasst.
