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SMTP-Servereinstellungen

Hier zeigen wir dir, wie du die SMTP-Servereinstellungen für den Versand von Dokumenten anpassen kannst und was dabei zu beachten ist

Vor über 2 Wochen aktualisiert

1. Allgemeines

Um deine eigene E-Mail-Adresse beim Versand von Dokumenten wie Rechnungen anzuzeigen, kannst du in sevdesk die SMTP-Servereinstellungen anpassen.

Vorteile

  • Aus deinem sevdesk Account können Angebote, Aufträge und Rechnungen mit deiner Firmen eigenen E-Mail-Adresse als Absender versenden werden.

    • Ohne hinterlegte SMTP-Daten werden alle Mails, die du aus sevesk versendest, von noreply@sevdesk.de als Absender Adresse an deine Kunden versendet.

  • Um das Risiko zu minimieren, dass deine Rechnungen und anderen Dokumente bei deinen Kunden im Spam-Ordner landen oder sogar nicht zugestellt werden.

    • Immer mehr Mail-Anbieter verschärfen hier auch Ihre Richtlinien, was den Mailversand betrifft, diese wollen damit stärker gegen Spam und Spoofing im Mailversand vorgehen.

Gerade bei Rechnungen ist es enorm wichtig, dass diese auch bei deinen Kunden ankommen und nicht im Spam-Ordner landen. Hierbei sind ein paar Dinge zu beachten, die hinterlegt werden müssen.

Leider sind jedoch nicht alle Mail-Anbieter gleich. Sie haben unterschiedliche Anforderungen und Einstellungen, die getroffen werden müssen, um den Mailversand richtig zu gestalten.

Die meist genutzten Mail-Anbieter sind:

  • Yahoo SMTP hinterlegen

  • GMX SMTP hinterlegen

  • WEB SMTP hinterlegen

  • Office365 SMTP hinterlegen

Für diese Mail-Anbieter haben wir dir je eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Siehe hierfür weiter im Hilfeartikel.

Tipp:

Du verwendest keinen der angegebenen Mail-Anbieter. Für andere Mailprovider haben wir dir hier eine Excel Liste zusammengestellt.

Wir empfehlen hierfür jedoch die neusten Konfigurationsanleitungen und Informationen von der offiziellen Websites der E-Mail-Provider oder deren Support-Dokumentation zu prüfen.

2. E-Mail-Versand einrichten: SMTP oder Microsoft 365

In sevdesk kannst du einstellen, über welchen E-Mail-Server deine Dokumente (z. B. Rechnungen, Angebote, etc.) versendet werden. Die E-Mail Einstellungen können an zwei stellen konfiguriert werden:

  • Benutzereinstellungen: Für den eigenen Account (Navigationsleiste -> Profildaten -> Benutzerdaten)

  • Einstellungen -> Benutzer: zum Bearbeiten beliebiger Benutzer (Adminrechte erforderlich)

Du hast zwei Möglichkeiten für den E-Mail Versand:

Option 1: Microsoft365 verbinden (empfohlen)

Wenn du Microsoft365 nutzt, verbinde deinen Account über den OAuth-Weg direkt mit sevDesk. Eine Verbindung über SMTP wird von Microsoft künftig nicht mehr unterstützt.

In den Benutzereinstellungen:

  1. Klicke in der Navigationsleisten ganz unten auf deinen Profilbutton

  2. Wähle im Dropdown Benutzerdaten

  3. Scrolle zu E-Mail-Einstellungen und wechsle auf den Tab Microsoft

  4. Klicke auf Account verbinden

5. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet, um dich anzumelden und sevDesk den

Zugriff zu erlauben.

6. Nach erfolgreicher Verknüpfung wird deine Microsoft-E-Mail-Adresse

angezeigt.

In der Verwaltung:

  1. Gehe zu Einstellungen -> Benutzer und bearbeite den gewünschten Benutzer

  2. Klicke im Bereich E-Mail-Einstellungen auf Microsoft 365

3. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet, um dich anzumelden und sevDesk den Zugriff

zu erlauben.

4. Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheint ein Häkchen neben dem

Microsoft365 Button.

Hinweis:

Falls du mehrere Benutzer im Account hast, muss die Verknüpfung für jeden Benutzer einzeln vorgenommen werden.

Option 2: Eigenen SMTP-Server verwenden (für andere Anbieter)

Für andere E-Mail Anbieter wie Gmail, GMX oder deinen Firmen-Mailserver kannst du einen eigenen SMTP-Server konfigurieren.

Hinweis:

Die Verbindung über SMTP mit Microsoft Accounts wird seitens Microsoft in absehbarer Zeit nicht mehr unterstützt. Bitte verwende den OAuth-Weg (Option 1), wenn du ein Microsoft-Konto nutzt.

In den Benutzereinstellungen:

  1. Klicke in der Navigationsliste ganz unten auf deinen Profilbutton

  2. Wähle im Dropdown Benutzerdaten

  3. Scrolle zu E-Mail-Einstellungen und wechsle auf den Tab SMTP

  4. Fülle die Felder aus (siehe unten)

  5. Klicke auf Speichern

In der Verwaltung:

  1. Gehe zu Einstellungen -> Benutzer und bearbeite den gewünschten Benutzer

  2. Klicke im Bereich E-Mail-Einstellungen auf SMTP

  3. Fülle die Felder aus (siehe unten)

  4. Speichere den Benutzer

SMTP-Felder:

Feld

Beschreibung

Absendername

Der Name, der beim Empfänger angezeigt wird

SMTP-Benutzer

Dein Benutzername beim E-Mail-Anbieter

SMTP-Server

Die Serveradresse (z. B. smtp.gmail.com)

SMTP-Port

Empfohlene Ports: 465, 587, 25 oder 2525

Absender-E-Mail

Die E-Mail-Adresse, von der gesendet wird

SMTP-Passwort

Dein E-Mail-Passwort bzw. App-Passwort

Verschlüsselung

SSL oder TLS

2.1 Verbindung trennen

  • Microsoft 365: In den Benutzereinstellungen klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der E-Mail-Adresse. In der Verwaltung klicke auf Verbindung trennen. Die Verknüpfung mit dem Microsoft-Konto wird aufgehoben und alle E-Mail-Einstellungen zurückgesetzt.

  • SMTP: Ändere oder lösche die Felder und speichere erneut.

Hinweis:

Es kann immer nur eine Methode pro Benutzer aktiv sein. Wenn Microsoft365 verbunden ist, ist die SMTP-Option deaktiviert und umgekehrt.

3. Yahoo SMTP hinterlegen

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den Yahoo SMTP Server folgende Angaben ein:

  1. Yahoo SMTP-Server: smtp.mail.yahoo.com

  2. Yahoo SMTP-Port: 587 oder 465

  3. Yahoo SMTP-Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)

  4. Yahoo SMTP-Benutzername: Deine vollständige Yahoo-Adresse (z. B. you@yahoo.com)

  5. Yahoo SMTP Passwort: Dieses Passwort musst du hierfür im nächsten Schritt generieren.

Hinweis:

Falls du mehrere Benutzer im Account hast, muss dies für jeden einzeln eingetragen werden!

Bei Yahoo ist es notwendig, ein App-Passwort zu generiere.

Gehe hierfür auf folgende Seite: Yahoo App-Passwort Generieren.

Hier musst du dich einmal mit deiner E-Mail-Adresse und deinem E-Mailpasswort anmelden. Klicke auf App Passwort generieren. Bei App-Name kannst du den Verbindungsnamen eingeben, z. B. sevdesk-SMTP.

Das Passwort, dass du generiert bekommst, gibst du dann in deinem sevdesk Account bei SMTP-Passwort ein.

Danach speicherst du alles und solltest in den nächsten paar Minuten eine Test-Mail zugesendet bekommen.

Gebe das generierte Passwort in deinem sevdesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

Wichtig:

Über den Yahoo-SMTP können maximal 500 Mails pro Tag versendet werden.

Falls du mehrere Benutzer im Account hast, muss dies für jeden einzeln eingetragen werden!

4. GMX SMTP hinterlegen

Um deine GMX-SMTP Daten in sevdesk zu hinterlegen, gehe zuerst einmal in deinem GMX-Postfach in die Einstellungen.

Klicke hier bitte auf das grün markierte Symbol.

Im nächsten Schritt öffnest du deine POP3/IMAP Einstellungen und erlaubst hier den Zugriff für POP3 und IMAP

Bestätige mit Speichern und gehe danach wieder in deinen sevdesk-Account zurück.

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den GMX SMTP Server folgende Angaben ein:

  • GMX-SMTP-Server: mail.gmx.net

  • GMX-SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)

  • GMX-SMTPP-Benutzername: Deine vollständige GMX-Adresse (z. B. you@gmx.de)

  • GMX-SMTP Passwort: Dein Mailpasswort

  • GMX-SMTP-Port (TLS): 587

Gebe dein normales Mailpassort in deinem sevdesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

Hinweis:

Falls du mehrere Benutzer im Account hast, muss dies für jeden einzeln eingetragen werden!

5. WEB SMTP hinterlegen

Um deine WEB SMTP Daten in sevdesk zu hinterlegen, gehe zuerst einmal in deinem WEB-Postfach in die Einstellungen.

Im nächsten Schritt öffnest du deine POP3/IMAP Einstellungen und erlaubst hier den Zugriff für POP3 und IMAP.

Bestätige mit Speichern und gehe danach wieder in deinen sevdesk-Account zurück.

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den WEB SMTP Server folgende Angaben ein:

  • WEB-SMTP-Server: smtp.web.de

  • WEB-SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)

  • WEB-SMTP-Benutzername: Deine vollständige WEB-Adresse (z. B. you@web.de)

  • WEB-SMTP Passwort: Dein Mailpasswort

  • WEB-SMTP-Port (TLS): 587

Gebe dein normales Mailpasswort in deinem sevdesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

Hinweis:

Falls du mehrere Benutzer im Account hast, muss dies für jeden einzeln eingetragen werden!

6. AOL-SMTP

Um deine AOL-SMTP Daten in sevdesk zu hinterlegen, musst du einige Dinge beachten, dass deine Mails auch versendet werden.

Hierbei zu beachten ist, dass du ein spezielles App-Kennwort generieren musst.

Um das Passwort zu generieren melde dich bitte einmal unter: https://mail.aol.com/ mit deinen Zugangsdaten an.

Gehe in deinem Posteingang oben rechts auf Mail und wähle dann Account information aus.

Jetzt hast du die Möglichkeit die Sicherheitseinstellngen aufzurufen. Wähle hierfür die Kategorie Sicherheit aus.

Wähle im nächsten Schritt App-Passwort generieren aus. Beachte bitte dabei, dass die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert sein muss um das App-Passwort generieren zu können.

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den AOL SMTP Server folgende Angaben ein:

  1. AOL-SMTP-Serveradresse: smtp.aol.com

  2. AOL-SMTP-Name: Name des Benutzers (z.B. Max Mustermann)

  3. AOL-SMTP-Benutzername: Deine vollständige Strato-Adresse (z.B. you@aol.com)

  4. AOL-SMTP Passwort: Dein generiertes AOL-Passwort

  5. AOL-SMTP-Port/Verschlüsselung: 465/SSL.

Bestätige deine Eingabe mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

7. Gmail SMTP hinterlegen

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Um den Gmail SMTP Server zu finden, kannst du diese Angaben verwenden:

  • Gmail SMTP-Server: smtp.gmail.com

  • Gmail SMTP Name: Name des Benutzers (z.B Max Mustermann)

  • Gmail SMTP-Benutzername: Deine vollständige Gmail-Adresse (z.B. you@gmail.com)

  • Gmail SMTP Passwort: Das Passwort, dass du zuvor erstellt und gespeichert hast.

  • Gmail SMTP-Port (TLS): 587

  • Gmail SMTP-Port (SSL): 465

Es ist nötig die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren und zudem muss ein Anwendungskennwort festgelegt und genutzt werden.

Schaue dir die Anleitung auf der Google Konto Hilfe Seite genau an.

Nachdem du alles eingetragen hast, kannst du das ganze Speichern, wenn alles Funktioniert hat bekommst du in den nächsten paar Minuten auch eine Test-Mail gesendet.

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