I SimpleSign har du möjlighet att indela dina dokument och avtal i olika typer (dokumenttyper och avtalstyper). I SimpleSign är dokumenttyper och avtalstyper samma funktion. Däremot refererar vi till avtalstyper inom Avtalsbevakningen och dokumenttyper när det är relaterat till ett dokument.
Dokumenttyper (och avtalstyperna) skapas under: Inställningar - Dokumenttyper
Varje avtalstyp har sin egen layout.
Med layout menas det: Vilka appar som ska visas på avtalskortet.
Det finns 10 st standard-appar att välja emellan.
Ex. om du skapar en avtalstyp som heter: Kundavtal, så vill du inte ha med appen: Kostnader Eftersom appen Kostnader inte är relevant för avtalstypen.
För vissa avtalstyper kan flera av apparna vara överflödiga. Därför kan du skräddarsy vilka appar som ska finnas med på dina avtalskort.
Här finner du en kort beskrivning om varje app:
Status: Funktion för att skilja på ett aktivt och ett inaktivt avtalskort.
Avtalsansvarig: Funktion där du väljer vem som är avtalsansvarig.
Kostnader: Funktion för att spåra kostnader.
Intäkter: Funktion för att spåra intäkter.
Period och förnyelse: Funktion för att spåra avtalslängder och uppsägningsvillkor.
Bifoga dokument: Funktion som gör att du kan bifoga och länka dokument till ett avtalskort.
Aktiviteter: Funktion för att tilldela aktiviteter till interna användare.
Anteckningar: Funktion för att skriva anteckningar på avtalskortet.
Kontakter: Funktion för att lägga till kontaktuppgifter till avtalskortets motparter.
Avtalshändelser: Funktion som visar en graf/tidsaxel över viktiga avtalshändelser.
(se exampel nedan)
Förutom de standardiserade apparna kan du även skapa egna appar. Detta gör du genom att klicka på Skapa app.
När du skapar en app döper du appen och sedan väljer du vilka attribut (fält) du vill få med i appen. Attributen väljer du från dina *dokumentfält
Appen visas sedan på alla avtalskort som har den avtalstyp som appen är skapad på. Namnet på appen blir rubriken och attributen (fälten) visas under.
I SimpleSign kan du skapa dokumentfält. Dessa fält är fält som du återanvänder på olika delar av SimpleSign men i synnerhet på dina avtalsmallar. Ett dokumentfält kan vara en rullista, checkbox, datumväljare, radioknapp eller ett textfält. Dokumentfält förekommer även i API:et och refereras till som metadata eller attribut. Några exempel på dokumentfält skulle kunna vara: Pris, Lön, Plats, Produkt osv.
Fördelar
Genom att standardisera dina avtalskort (layouter) missar du inte att fylla i relevant information vid avtalsregistrering.
Med egna appar kan du enklare framhäva relevant information om dina avtal, utan att läsa själva dokumenten.
Enklare att delegera/ge access till avtal baserat på avtalstyp.
Få ut statistik baserat på avtalstyper.