Je kunt geschreven uren individueel of collectief overboeken naar een ander project, dienst of urensoort. Dit kan op drie plekken gedaan worden. Om uren over te kunnen boeken dient er rekening gehouden te worden met de hieronder gestelde voorwaarden:
De begin- of einddatum van de andere dienst laat het toe dat er uren worden overgeboekt.
De individuele medewerker of het team zijn toegevoegd aan het andere project.
De dienst is aanwezig op het project.
Let op: er kunnen ook combinaties mogelijk zijn om uren over te kunnen boeken!
Daarnaast is het goed om te weten dat er bij het collectief overboeken van uren er op een andere manier naar datums wordt gekeken, dan bij een individuele overboeking. Wanneer je een collectieve actie gebruikt om uren over te boeken, dan zal de datum van vandaag worden vergeleken met de looptijd van urenregistratie. Ligt de datum van vandaag verder dan de einddatum van urenregistratie, dan kunnen de uren niet collectief worden overgeboekt. Bij individueel overboeken wordt daadwerkelijk de datum van de urenregel gebruikt voor de vergelijking.
Binnen Simplicate is het ook mogelijk om kosten over te boeken naar andere diensten. Het overboeken van kosten verloopt niet gelijk aan het overboeken van uren. Kosten kunnen enkel overgeboekt worden naar dezelfde kostensoort.
Kosten overboeken naar een ander project is enkel mogelijk als de dienst ook dezelfde kostensoort bevat. Ook dient de periode waarin de kosten geboekt zijn, gelijk te zijn aan elkaar. De drie plekken waar je uren kan overboeken gelden ook voor het overboeken van kosten.
Uren overboeken in het project
Ga naar Project > Tab Uren > Detail uren. Hier kun je aan de linkerkant de uren selecteren die je over wilt boeken. Je klikt op Acties > Collectief overboeken, waarna je de onderstaande pop-up ziet. Hier bepaal je waar je de uren naar over wilt boeken.
Je kunt het ook per regel doen, zie onderstaande afbeelding:
Wanneer je hier iets overboekt (wijzigt), dan pas je de oorspronkelijke boeking aan.
Als je een nieuw uurtarief hebt ingesteld op een urensoort, en urenregistraties uit het verleden wil aanpassen naar het nieuwe uurtarief, kun je deze overboeken op hetzelfde project, dienst en urensoort. Het nieuwe tarief wordt dan doorgevoerd op de bestaande urenregistraties.
Uren overboeken in de projectcontrole
Als projectleider wil je soms de keuze hebben om uren over te boeken op een andere dienst en/of uursoort waarbij de verdeling binnen het project beter is. De uren kunnen collectief overgeboekt worden vanuit Projectcontrole.
Om de uren over te kunnen boeken is het van belang dat op de regel van het project doorgeklikt wordt:
Om de uren collectief over te boeken, vink je alle uren aan waarbij je deze actie wilt uitvoeren:
Uren overboeken in het facturatieoverzicht
Let op: hier kun je alleen per regel overboeken en dus niet collectief.
Wanneer je op overboeken klikt, kun je de geschreven uren verplaatsen naar een ander project, dienst of urensoort. Je kunt daarnaast ook de toelichting eventueel wijzigen.
Let op: wanneer je hier iets overboekt (wijzigt), dan pas je de oorspronkelijke boeking aan. Deze wijziging zie je dus ook terugkomen in de uren (timesheet / agenda / planning / urenrapportage) van de medewerker.