Een workflow stuurt een proces aan waarin medewerkers in een vaste volgorde stappen oppakken.

Bij het maken van een workflow bepaal je allereerst welke stappen onderdeel uitmaken van het proces. Per stap bepaal je de acties die hierop ondernomen kunnen worden en wat op basis van deze acties de vervolgstappen zijn. 

We adviseren om dit proces, voordat je een workflow in Simplicate bouwt, eerst volledig op papier (of een flowchart etc.) uit te schrijven.


Workflows aanmaken

Voor het toevoegen of wijzigen van een workflow in Simplicate, ga je naar Instellingen > Algemeen > Workflows. Klik op '+ Nieuw' om een nieuwe workflow aan te maken, of klik op een bestaande workflow om deze aan te passen.

In dit overzicht is ook zichtbaar hoe vaak een workflow gestart is en hoe veel workflows nog niet zijn afgerond.

Elke workflow bevat een naam en toelichting. Dit zie je terug in het overzicht met alle workflows wanneer je een nieuwe workflow wil starten:

Je kunt de workflow in een workflowgroep zetten. Dit betekent dat je in het overzicht van alle workflows de workflows 'groepeert'. Wanneer een workflow niet langer gebruikt wordt, dan kun je de workflow het beste blokkeren. Het verwijderen van een workflow is alleen mogelijk wanneer deze nog nooit is gebruikt in verband met gekoppelde historie.


 

De workflow editor

In de workflow editor wordt de daadwerkelijke workflow gebouwd. Een workflow bestaat altijd uit 2 onderdelen, namelijk: stappen & acties.

Stappen zijn werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd (de letterlijke stap). Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen van een offerte, het terugbellen van een klant etc. 

Met een actie geef je vervolgens aan of en hoe een stap is uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan de optie of een offerte wel of niet is goedgekeurd, is de klant teruggebeld, of was de klant niet bereikbaar? 

Je hebt dus altijd een stap met daarop één of meerdere acties (het is altijd een OF keuze, dus OF de ene actie OF de andere actie). Aan een actie koppel je vervolgens weer een (vervolg)stap. En zo kun je een heel simpel tot een super uitgebreid proces in een workflow bouwen. 


Stappen

Bij elke stap stel je de volgende gegevens in: 

  • De omschrijving van de stap
    Wees hier zo duidelijk mogelijk en hou het simpel.

  • Normtijd voor deze stap
    Hoeveel tijd (uren) geef je voor het uitvoeren van de stap? De tijd start op het moment dat de stap bij iemand komt te 'hangen'. 

  • E-mail naar medewerker
    Wanneer je dit aanvinkt, ontvang de medewerker een e-mailnotificatie op het moment dat de stap bij diegene komt te 'hangen'.

  • Selecteer medewerker voor deze stap
    Als een stap altijd bij dezelfde medewerker(s) terecht moet komen, dan kun je bij 'Selecteer medewerker voor deze stap' hier één of meerdere medewerkers of rollen selecteren. Op dat moment hoef je dit dus nooit meer handmatig te doen.

  • Verander medewerker
    Op basis van 'Selecteer medewerker voor deze stap' kun je middels dit vinkje het wel of niet mogelijk maken om hier vanaf te wijken. Als je dit vinkje aanzet, dan kun je hier dus wel van afwijken.

  • Stap overdraagbaar
    Wanneer een stap bij iemand 'hangt', kan je middels deze instelling het mogelijk maken om de stap alsnog aan iemand anders over te dragen.


Acties

Aan een stap koppel je vervolgens één of meerdere acties, waarbij je het volgende instelt:

  • De omschrijving van de actie
    Wees hier zo duidelijk mogelijk en hou het simpel.

  • Reactie verplicht
    Wanneer je dit vinkje aanzet, verplicht je een medewerker een reactie te geven, wanneer diegene een actie wil afronden (bijvoorbeeld de reden van het afkeuren van een offerte).

  • Kleur actieknop
    Denk bijvoorbeeld aan de kleur groen wanneer de actie positief is en rood wanneer de actie minder positief is.

  • Vervolgstap
    Welke stap wil je selecteren als vervolg? Kortom: wat moet er nu gedaan worden? Let op: maak de stap die je als vervolgstap wil selecteren wel eerst aan, anders kun je hier die vervolgstap niet selecteren.


Rechten

Ga, na het aanmaken van een workflow, naar Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten om te bepalen wie welke workflows mag gebruiken en/of verwijderen.

Je kunt daarnaast via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten deze weg ook bepalen of een medewerker alleen zijn eigen workflows in mag zien, of ook die van zijn of haar collega's. 


Expert training

Wil je een aantal voorbeelden uit de praktijk zien? Lees dan dit artikel.

Wil je echt alle ins- en outs te weten komen? Volg dan de expert training 'workflows en vrije velden'

Heb je het antwoord gevonden?