Binnen Simplicate is het mogelijk om een voorschotfactuur te versturen. Dit kan zowel voor bedrijven als voor personen. Met een voorschotfactuur kan een factuur worden verstuurd als aanbetaling voor de diensten die later verricht en dus gefactureerd worden.

Voordat het mogelijk is om voorschotfacturen te versturen, moet er eerst een instelling aangezet worden. Dit kun je doen bij Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering. Vink vervolgens 'Activeer voorschotfactuur' aan en stel de btw-code en de omzetgroep in. We adviseren om een aparte grootboekrekening en omzetgroep in de boekhouding te gebruiken om voorschotten op te boeken.

Nadat je de functie geactiveerd hebt, is het mogelijk om voor een specifieke klant en project een voorschotfactuur te maken. Het aanmaken van een voorschotfactuur doe je door naar de Factuurmodule > Conceptfacturen te gaan en vervolgens rechtsboven op de knop ‘Nieuw’ te klikken.

Vervolgens verschijnt er een pop-up waarin je de debiteur selecteert voor wie de voorschot aangemaakt moet worden. Belangrijk: kies ook het project waar het voorschot betrekking op heeft, zodat de omzet op het juiste project terechtkomt.

Met de optie 'Voorschotfactuur?' bepaal je of het een voorschotfactuur betreft. Kies Ja om een voorschotfactuur aan te maken.

Op het moment dat je voor deze optie kiest wordt er een factuur gegenereerd. Als je vervolgens onder het tabje ‘Diensten’ kijkt, is er al een voorschotregel aangemaakt. Je kunt deze voorschotregel naar wens bewerken of er voor kiezen om meerdere voorschotregels toe te voegen. Het is niet mogelijk om andere soorten factuurregels, zoals Vaste Prijs regels toe te voegen.

Wanneer je ervoor kiest om geen Voorschotfactuur aan te maken, kun je diensten 'los' factureren. Het is alleen mogelijk om factuurregels op basis van Vaste prijs toe te voegen, middels de knop ‘Nieuw’.

Let op: deze bedragen zijn direct omzet en kunnen niet op een later moment verrekend worden, zoals dit wel het geval is bij een Voorschotfactuur.

Let op:

Na het versturen van het voorschot komt het bedrag bij ‘Te factureren’ als negatieve regel te staan. Het is daarna mogelijk om het voorschot te verrekenen met de uiteindelijke factuur.

Op het moment dat een voorschotregel bij Te factureren staat, kun je via Acties > Meer informatie kijken wanneer deze voorschotregel is aangemaakt en welke voorschotfactuur daarbij hoort.

Wanneer je de voorschotregel wilt verrekenen vink je deze vanuit het scherm Te factureren aan en combineer je deze met de diensten die je hebt verleend.

Je krijgt twee keuzes op het moment dat de waarde van de geselecteerde factuurvoorstellen lager is dan het restant saldo van het te verrekenen voorschot.

We lichten de twee opties toe:

De geselecteerde diensten worden verrekend met de waarde van de voorschotregels. Oftewel: er wordt met deze optie een afrekening gemaakt van de besteding en reeds gefactureerde voorschotregels. Dit leidt dus tot een creditfactuur, aangezien het negatieve bedrag (voorschot verrekening) hoger is dan het positieve bedrag (de factuurregels).

Wanneer je kiest voor deze optie zal de waarde van het voorschot gelijkgetrokken worden met de waarde van de diensten. Deze optie gebruik je om de voorschotten als omzet te nemen / tussentijds wilt salderen.

Let op: het is op de conceptfactuur niet mogelijk om nog wijzigingen aan te brengen in de verrekende voorschotten! Zorg er daarom voor dat de waarde van de diensten 100% juist zijn, alvorens deze te verrekenen met de voorschotten.

Mocht je het bedrag dat je wilt verrekenen toch willen aanpassen nadat het voorschot op de conceptfactuur staat, verwijder dan de conceptfactuur, waarmee alle regels teruggezet worden naar Te factureren.

Op het moment dat je een voorschotfactuur hebt verstuurd, is het niet meer mogelijk om deze te crediteren. Een voorschot kan in de tussentijd namelijk (volledig) verrekend zijn met diensten die je hebt verleend.

Mocht je een factuur hebben verstuurd waarbij het voorschot als verrekening is gebruikt met diensten die je hebt verleend, dan kan deze wel gecrediteerd worden, maar alleen als het geen negatieve factuur betreft.

Voorbeeld:

Wanneer de eindafrekening -500 euro (dus al een credit) zou zijn, is deze factuur niet te crediteren. Heb je hulp nodig bij jouw voorschot- of creditfactuur? Stuur een berichtje naar support via het vraagtekentje rechts bovenin je Simplicate omgeving.