Heeft iemand een taak al opgepakt? Is diegene er nog mee bezig? Of is de taak al afgerond? Alleen besteding zegt niet altijd genoeg. Het kan zijn dat iemand pas 8 uur heeft besteed aan een taak van 16 uur, maar dat de taak al wel is afgerond. Om dat inzichtelijk te maken hebben we de mogelijkheid om taakstatussen met te geven aan taken. De projectleider ziet vanaf het tabje 'Planning' op het project snel wat de voortgang van alle taken op het project is.

Ga naar Instellingen > Capaciteitsplanning > Taakstatussen, en definieer een set aan statussen, zoals ‘te doen’, ‘mee bezig’ en ‘gereed’. Hiermee kan de medewerker de voortgang van de taak aangeven en heb je meer inzicht in de planning.

We hebben een standaardset voor je toegevoegd. Pas deze naar eigen inzicht aan, zodat het logisch is bij jouw manier van werken. Daarnaast is het mogelijk om via het knopje Nieuw een nieuwe taakstatus toe te voegen, om de voortgang nog verder te verduidelijken.

Je kunt voor iedere status ook aangeven of het betekent dat een taak gereed is als de taak deze status heeft. In de 'Te plannen'-sidebar in de capaciteitsplanning kun je vervolgens filteren op een bepaalde status om direct alle projecten met een taak met die status te vinden.

Gebruik je een status niet meer, maak deze dan inactief. Statussen die je inactief maakt zijn voor gebruikers niet meer te selecteren.

Nu de taakstatussen zijn gedefinieerd en actief zijn, kun je per taak een status selecteren. Een nieuwe taak krijgt standaard de eerste status. Bijvoorbeeld ‘te doen’. Deze volgorde kun je aanpassen bij de taakstatussen.

Let op: bestaande taken krijgen niet met terugwerkende kracht een status.

De status van een taak is op alle plekken in de software zichtbaar en aanpasbaar.

De tab ‘Planning’ op een project:

De sidebar in de capaciteitsplanning:

De taken in de agenda en de timesheet:

De ingeplande taak zal in de Uren-module in de agenda aan de rechterkant getoond worden. Hier kun je taken die zijn afgerond verbergen door de toggle (hieronder rood omcirkeld) uit te zetten. Handig als je enkel de taken in je overzicht wil hebben die nog niet afgerond zijn.

Daarnaast kun je filteren op een specifieke relatie of op een taakstatus. Handig om voor jezelf overzicht te creëren als je veel taken hebt toegewezen in één week!