Je hebt de vrijheid om een aanspreekvorm te kiezen voor personen in jouw CRM. Met deze nieuwe instelling wijk je af van de standaard aanspreekvorm, zoals 'beste' of 'geachte'. Zo kun je bijvoorbeeld 'De ervan van' gebruiken, of een informelere aanhef die past bij jouw organisatie. Hierin willen wij meer mogelijkheden bieden om de aanspreekvorm te personaliseren en eigen te maken.
In dit artikel lees je meer over hoe je dit kunt instellen en welk effect dit zal hebben op de offertes en facturen.
Afwijkende aanspreekvorm instellen
Je stelt een afwijkende aanspreekvorm in op een persoon in CRM. Dit doe je als volgt:
Ga naar CRM > personen > desbetreffend persoon > persoonsgegevens > afwijkende aanspreekvorm gebruiken. Vink dit vakje aan. Hetgeen je hier invult, zal doorwerken op de offertes, facturen en begeleidende mails.
De aanspreekvorm stel je bij offertes en facturen in, door deze als placeholder [P] toe te voegen in een offerte, factuur of begeleidende mail. De placeholders [P] zijn beschikbaar op de volgende plekken:
Instellingen van Sales:
Offertesjabloon: standaard tekstblok + inhoud e-mail (e-mailsjabloon)Offerte-editor in een salsestraject:
Bewerken tekstblokVerstuur offerte > bericht
Instellingen van Facturen:
Factuursjabloon: voetteksten en notitie op de factuur + inhoud e-mail (e-mailsjabloon)Factuureditor van een conceptfactuur:
In het notitieveldVerstuur factuur > bericht
Het resultaat van het gebruik van een afwijkende aanspreekvorm
Hieronder staat in de tabel in kolom 2 wat het resultaat zal zijn, indien er gebruik wordt gemaakt van de normale aanspreekvorm. In kolom 3 staan de resultaten, indien er gebruik wordt gemaakt van een afwijkende aanspreekvorm genaamd ‘Erven van’.
Dit is gebaseerd op de volgende persoonsgegevens in CRM:
Naam: Wessel Leerdam
Geslacht: man
Initialen: W.
Placeholder | Resultaat zonder afwijkende aanspreekvorm | Resultaat met afwijkende aanspreekvorm: ‘Erven van’ |
T.a.v. | T.a.v. de heer W. Leerdam | Erven van W. Leerdam |
Aanhef | Geachte heer W. Leerdam | Erven van W. Leerdam |
Formele aanhef | Geachte heer Leerdam | Erven van Leerdam |
Informele aanhef | Beste Wessel Leerdam | Erven van Wessel Leerdam |
Let op: de placeholder [P] genaamd ‘t.a.v.’, is enkel beschikbaar in een offertesjabloon of in het bewerken van een offerte (ook wel offerte-editor genoemd).
Goed om te weten
Geslacht en aanhef i.c.m. afwijkende aanspreekvorm
Indien je gebruik maakt van een afwijkende aanspreekvorm, zal de afwijkende aanspreekvorm het geslacht overstijgen in de adressering. In de tabel hierboven, zie je dat in de gevallen dat het geslacht gebruikt zou worden, dit niet meer gebeurt indien er een afwijkende aanspreekvorm is ingesteld.
Afwijkende aanspreekvorm i.c.m. placeholders voor offertes en facturen
Zoals in de tabel hierboven is omschreven, zal de afwijkende aanspreekvorm de aanhef 'geachte en beste' in de placeholders aanhef, informele aanhef & formele aanhef vervangen. Deze placeholders zijn van toepassing in de begeleidende mail van offertes en facturen.
Als je toch 'beste of geachte' voor een afwijkende aanspreekvorm wil gebruiken, kun je dat op twee manieren doen:
Maak hiervoor een apart offerte- en factuursjabloon aan. In de begeleidende mail kun je dan de gewenste aanhef (bv. beste of geachte) zelf typen, zodat je daarna de gewenste placeholder achter de aanhef kunt plaatsen.
Dit komt er dan als volgt uit te zien:
Offerte- en factuursjabloon in de instellingen:
Begeleidende mail bij het versturen van de offerte/factuur:
In de afwijkende aanspreekvorm op persoonsniveau in CRM, kun je ook 'beste of geachte' voor de afwijkende aanspreekvorm plaatsen. Op deze manier hoef je geen apart offerte- of factuursjabloon aan te maken.
Let op: de volledige afwijkende aanspreekvorm, wordt dan ook getoond in de adressering van de factuur.
In het voorbeeld hieronder, is gebruik gemaakt van de afwijkende aanspreekvorm ‘Erven van’:
Als je hier als afwijkende aanspreekvorm 'Beste erven van' gebruikt, dan zal dit ook op de factuur in de adressering komen te staan:
