Fiscaal Gemak is fiscale online software voor het opstellen van aangiftes die door accountantskantoren wordt gebruikt.
De integratie met Simplicate
Door Simplicate met Fiscaal Gemak te integreren, worden CRM-gegevens van Simplicate naar Fiscaal Gemak gesynchroniseerd. Zowel voor het aanmaken van nieuwe cliënten als het updaten van bestaande CRM-gegevens.
Hoe stel je de integratie in?
In Simplicate dien je allereerst via Instellingen > Abonnement de branche ‘Accountancy & administratie’ te selecteren (zie afbeelding hieronder).
Accountancy add-on
De Fiscaal Gemak integratie is onderdeel van de accountancy add-on. Deze add-on kan op verzoek worden geactiveerd in jullie omgeving. Hier zijn kosten aan verbonden, zoals vermeld op www.simplicate.nl/tarieven. Daar lees je ook wat er naast de Fiscaal Gemak integratie nog meer onderdeel is van de accountancy add-on.
Stuur voor meer informatie over de add-on of het activeren ervan een e-mail naar support@simplicate.nl.
Zodra de accountancy add-on door ons is geactiveerd ga je naar Instellingen > Account > Integraties. Fiscaal Gemak staat hier nu bij. Klik op Fiscaal Gemak:
Klik op de groene knop ‘Start koppeling tussen Simplicate en Fiscaal Gemak’:
Selecteer nu het juiste API endpoint (dit is een dropdown met drie keuzes, overeenkomend met deze inlogpagina: https://accountancygemak.nl/inloggen2/).
De API-sleutel voor de koppeling met Fiscaal Gemak maak je in je Fiscaal Gemak omgeving via Uw account > Beheer > Koppelingen > API-koppelingen. Deze API-sleutel kun je vervolgens kopiëren en plakken in het betreffende veld in Simplicate. Klik daarna op opslaan, waarbij vervolgens onderstaande pagina zichtbaar wordt:
In Fiscaal Gemak kun je cliënten groeperen door ze samen te brengen in een Cliëntgroep. Om ervoor te zorgen dat de cliënten die je vanuit Simplicate doorstuurt naar Fiscaal gemak aan de juiste Clientgroep gekoppeld zijn, is het belangrijk dat je de Cliëntgroepen invult in de lijst uit de bovenstaande screenshot. Let op: de namen van de Cliëntgroepen in deze lijst moeten precies overeenkomen met hoe ze in Fiscaal Gemak bekend zijn.
Relaties synchroniseren
Nadat de integratie is geactiveerd, zijn bedrijven en personen te koppelen met Fiscaal Gemak. Op de persoons- of bedrijfsgegevens geef je aan of deze gesynchroniseerd moet worden. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat de relaties in Simplicate ook al bestaan in Fiscaal Gemak. Hieronder wordt uitgelegd hoe het synchroniseren dan in z'n werk gaat.
Bestaand persoon koppelen met Fiscaal Gemak
Bij het synchroniseren wordt gecontroleerd of het BSN van de persoon in Simplicate al bestaat in Fiscaal Gemak. Bestaat dit nummer? Dan zal Simplicate automatisch de relatie leggen met deze persoon in Fiscaal Gemak.
Wordt de persoon niet gevonden op basis van BSN? Dan zal er automatisch een nieuwe cliënt worden aangemaakt in Fiscaal Gemak, of zal op de tijdlijn een bericht worden geplaatst waarom het synchroniseren niet lukt.
Bestaand bedrijf koppelen met Fiscaal Gemak
Bij het synchroniseren wordt gecontroleerd of het RSIN van het bedrijf in Simplicate al bestaat in Fiscaal Gemak. Bestaat het RSIN in Fiscaal Gemak? Dan zal Simplicate automatisch de relatie leggen met dit bedrijf in Fiscaal Gemak.
Wordt het bedrijf niet gevonden op basis van het RSIN? Dan zal er automatisch een nieuwe cliënt worden aangemaakt in Fiscaal Gemak, of zal op de tijdlijn een bericht worden geplaatst waarom het synchroniseren niet lukt.
Koppelen op basis van een Fiscaal Gemak ID
Naast dat Simplicate bij het synchroniseren kijkt of het BSN / RSIN al bestaat in Fiscaal Gemak en op basis daarvan relaties wel of niet koppelt, is er ook nog een andere manier om bestaande relaties met elkaar te koppelen. Dit kan door de relaties handmatig te koppelen op basis van het Fiscaal Gemak ID. Dit doe je door naar de instellingen van Simplicate te gaan > Account > Integraties > Fiscaal Gemak en vervolgens op ‘koppelen relaties’ te klikken. Hier heb je een overzicht van je relaties in Simplicate en met welke relatie deze is gekoppeld in Fiscaal Gemak (zie onderstaande afbeelding).
Om vervolgens een koppeling met een bestaande relatie te leggen, zoek je het ID in Fiscaal Gemak op en vul je deze hier in. Het ID vind je in de URL als je de cliënt opent in Fiscaal Gemak. In onderstaand voorbeeld is dat 952106. Vul vervolgens dit ID in het veld 'Gekoppeld in Fiscaal Gemak aan' en vink ‘Synchroniseer naar Fiscaal Gemak’ aan. Deze vink wordt nu ook geplaatst op de CRM-relatie en wijzigingen worden nu realtime gesynchroniseerd naar Fiscaal Gemak.
Gegevens synchroniseren met Fiscaal Gemak
Alle bedrijven en personen met het vinkje ‘Synchroniseer met Fiscaal Gemak’ worden meegenomen in de synchronisatie.
Onderstaande gegevens worden vervolgens in deze koppeling meegenomen. Ook als je velden wijzigt (en daarna opslaat), worden de gegevens realtime gesynchroniseerd. De gegevens in Simplicate zijn leidend en overschrijven gegevens in Fiscaal Gemak.
De velden die gesynchroniseerd worden zijn (vetgedrukte velden zijn vereist om koppeling te laten werken):
Persoon
Achternaam
Tussenvoegsel check
Initialen
Geslacht
Geboortedatum
Adres
Telefoonnummer (Max. 14 tekens)
E-mailadres
BSN
Belastingadviseur*
Cliëntgroep
Verantwoordelijke
Fiscaal behandelaar
Accountancy behandelaar
Administratief behandelaar
Ondertekenaar (eerste)
Ondertekenaar (tweede)
*wordt gematcht o.b.v. het email-adres met de belastingconsulent in Fiscaal Gemak.
Bedrijf
Naam
Bezoekadres
Postadres
Telefoonnummer (Max. 14 tekens)
E-mailadres
KvK-nummer
RSIN*
Btw nummer
Belastingadviseur**
Relatienummer (indien van toepassing)
Bedrijfstype
Contactpersoon
Cliëntgroep
Verantwoordelijke
Fiscaal behandelaar
Accountancy behandelaar
Administratief behandelaar
Ondertekenaar (eerste)
Ondertekenaar (tweede)
*In het geval van een eenmanszaak het BSN invullen bij RSIN.
**wordt gematcht o.b.v. het e-mailadres met de belastingconsulent in Fiscaal Gemak.
Contactpersoon
Werk e-mail
Werk telefoonnummer
Initialen
Tussenvoegsel
Achternaam
Collectief wijzigen van velden
Voor zowel bedrijven als personen zijn meerdere velden collectief te wijzigen. Dit is te doen via CRM > tabblad ‘Bedrijven’ of ‘Personen’ > vinkje voor de betreffende bedrijven / personen > wijzigen. In het pop-up scherm wat volgt zijn de volgende velden collectief te wijzigen:
Bedrijfstype (tabblad 'bedrijven')
Contactpersoon
Cliëntgroep
Verantwoordelijke
Fiscaal behandelaar
Accountancy behandelaar
Administratief behandelaar
Ondertekenaar (eerste)
Ondertekenaar (tweede)
Synchroniseer met Fiscaal Gemak
Let op:
Je moet de contactpersoon aanmaken onder het tabblad 'Contactpersonen bij dit bedrijf' en deze vervolgens onder het tabblad 'Bedrijfsgegevens' selecteren bij “Contactpersoon”. Dit is waar je ook de synchronisatie met Fiscaal Gemak aanzet.
Om het veld 'Belastingadviseur' in Simplicate succesvol te laten synchroniseren met het veld 'Consulent' in Fiscaal Gemak is het belangrijk dat de persoon een gebruiker is in Simplicate en dat in Simplicate in de HRM module > medewerker > het veld 'E-mail werk' is gevuld.
Indien een synchronisatie om wat voor reden dan ook niet lukt, wordt er een bericht op de tijdlijn geplaatst met uitleg waarom het niet is gelukt. Ook wordt er een e-mail verstuurd met de reden waardoor het fout ging, naar de ingelogde user die de synchronisatie probeert te doen (de persoon die op opslaan klikt). Daarnaast wordt het vinkje bij bijv. “Synchroniseer met Fiscaal Gemak” uitgezet. De foutmeldingen die je te zien krijgt, komen uit Fiscaal Gemak.
Op alle belastingnummers zit een validatie die aangeeft of het nummer qua format correct is ingevoerd. Zo niet, dan kun je ook niet opslaan.
Importeren van Bedrijfstypes
Het bedrijfstype is een vereist veld om de koppeling met Fiscaal Gemak te kunnen leggen, maar soms is een collectieve actie niet genoeg. Daarom kan je deze ook met een (bijwerk)import toevoegen. Voor het importeren van de bedrijfstypes moeten de waarden uit Fiscaal gemak worden ingevuld in je importbestand. Dit zijn de volgende:
Bedrijfstype in Simplicate | Naam in importbestand |
Besloten CV | fiscaalgemak_limited_liability_partnership |
Buitenlands rechtspersoon | fiscaalgemak_foreign_legal |
BV | fiscaalgemak_private_company |
Coöperatie | fiscaalgemak_cooperative |
Eenmanszaak | fiscaalgemak_sole_proprietorship |
Fonds voor gemene rekening | fiscaalgemak_mutual_fund |
Maatschap | fiscaalgemak_partnership |
Niet-transparant buitenlands samenwerkingsverband | fiscaalgemak_non_transparent_foreign_partnership |
NV | fiscaalgemak_limited_liability_company |
Onderlinge waarborgmaatschappij | fiscaalgemak_mutual_insurance |
Open CV | fiscaalgemak_open_limited_partnership |
Publiekrechtelijk rechtspersoon | fiscaalgemak_public_law_legal |
Stichting | fiscaalgemak_foundation |
Transparant buitenlands samenwerkingsverband | fiscaalgemak_transparent_foreign_partnership |
Vereniging | fiscaalgemak_association |
VOF | fiscaalgemak_general_partnership |
Het vervangen van de Fiscaal gemak API sleutel
Het kan zijn dat de API sleutel van Fiscaal Gemak gaat verlopen. Om deze sleutel te vervangen in Simplicate dien je een bericht te sturen naar support@simplicate.nl. In dit bericht zul je de nieuwe sleutel moeten aanleveren, vervolgens zal Simplicate aan de achterkant de sleutel voor jullie vervangen.