Alle collecties
Uren
Werken in Uren
Kilometers registreren en factureren
Kilometers registreren en factureren

Welke mogelijkheden zijn er om kilometers te registreren en factureren en wat zijn de voor- en nadelen daarvan.

Kevin Veentjer avatar
Geschreven door Kevin Veentjer
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Kilometers kunnen volgens de standaard methode geregistreerd worden, maar het is ook mogelijk om kilometers te registreren als kostensoort. In dit artikel nemen we beide opties en de eventuele voor- en nadelen door.

Het voordeel bij het registeren van kilometers via de standaard methode, is dat geschreven kilometers direct kunnen worden doorbelast. De geschreven kilometers worden vervolgens meteen bij ‘te factureren’ aangeboden’. Hiervoor moet eerst in de projectinstellingen de optie "Kilometers kunnen registreren op een project" op "Ja" worden gezet. Verderop in dit artikel vind je hoe je deze optie aanzet.

Een voordeel van kilometers registreren als een kostensoort, is dat je meer personaliseringsmogelijkheden op een factuur hebt als je de kilometers doorbelast. Zo zijn er verschillende weergaven beschikbaar op een factuur, waarmee extra informatie toegevoegd of weggelaten kan worden voor je klant.

Denk hierbij aan het kunnen tonen op de factuur op welke dienst de kilometers zijn gemaakt, door wie de kilometers zijn gemaakt en eventueel wanneer ze gereden zijn. Deze uitgebreide weergave is niet mogelijk via de standaard methode.

Meer informatie over de weergave opties van de prijstabel op een factuur kan je vinden in ons andere artikel. Klik daarvoor door naar dit artikel.

Naast het feit dat je je klanten extra inzichten kan geven hoe de kilometers tot stand zijn gekomen, biedt dit ook extra mogelijkheden voor je eigen bedrijfsvoering. In de rapportages worden de kilometers per dienst weergegeven. Dit biedt extra inzichten om op te sturen. Via de standaardmethode staan de kilometers alleen op een project geregistreerd en niet op een dienst.

Kilometers rechtstreeks op project registeren

Kilometers, geregistreerd via de standaard methode en op basis van een vaste prijs, kunnen direct worden doorbelast wanneer ook ‘kilometers registreren’ in de projectinstellingen op ‘ja’ staat. De geschreven kilometers worden vervolgens meteen bij ‘te factureren’ aangeboden.

De standaard registratie van kilometers is te herkennen in de agenda-weergave aan het icoon met het voertuig. In de timesheet valt dit onder de regel ‘kilometers’.

Heb je bijvoorbeeld kilometers al doorberekend in de vaste prijs voor de dienstverlening die je levert? Dan hoeven er geen losse kilometerregistraties meer te worden geschreven op het project. Hier is echter geen beperking voor in te stellen.

Hoe registreer je kilometers volgens de standaard methode?

Agenda weergave:

  • Icoon met het voertuig > Aantal kilometers invullen in het venster > toevoegen.

Timesheet weergave:

  • Kilometers > Nieuwe regel > Project selecteren > Aantal kilometers invullen.

Kilometers registreren als kostensoort op een dienst (declaratie)

In Simplicate wordt er ook de mogelijk geboden om kilometers als kostensoort te registreren. Dit kan enkel wanneer deze kostensoort is aangemaakt en toegevoegd aan de dienst waarop de kilometers geregistreerd dienen te worden.

Kilometers registeren als een kostensoort kan enkel doorbelast worden door gebruik te maken van een nacalculatiedienst. Op deze nacalculatiedienst voeg je vervolgens de kostensoort 'kilometers' toe, zodat op deze dienst kilometerdeclaraties kunnen plaatsvinden.

Nacalculatiediensten bieden bovendien de mogelijkheid om zelf te bepalen of kosten en/of uren doorbelast moeten worden via een factuur. Binnen de nacalculatiedienst kan je daarvoor het vinkje ‘factureren’ aan of uit zetten afhankelijk van de voorkeur (zie afbeelding hierboven).

Bij het gebruik van de kostensoort ‘kilometers’ is het doorbelasten van kilometers niet mogelijk op basis van een vaste prijs dienst.

Het is dus wel mogelijk om kilometers als kostensoort te registreren op een vaste prijs dienst, alleen is dat vervolgens niet door te belasten. Hiermee documenteer je slechts de gemaakte kilometers op je dienst.

Hoe registreer je kilometers als kostensoort?

Agenda weergave:

  • Euroteken(€) > Project selecteren > Kostensoort selecteren > Kilometers invoeren

Timesheet weergave:

  • Nieuwe declaratie > Project selecteren > Kostensoort selecteren > Kilometers invoeren.

Geregistreerde kilometers controleren?

Op het project heb je de mogelijkheid om inzichtelijk te maken welke kilometerregistraties er worden geregistreerd. Wanneer dit is geregistreerd via het voertuig (agenda-weergave) of via kilometers (timesheet weergave), dan zijn de kilometers te vinden via het volgende pad: Project > Uren > Kilometers.

Wanneer kilometers geregistreerd zijn via het Euroteken (agenda weergave) of declaraties (timesheet weergave), dan zijn de registraties te vinden via Projecten > Kosten > Detail kosten. Eventueel kan hier het filter aan de rechterkant worden gebruikt om op de kostensoort kilometers te filteren.

Kilometers factureren

Zodra kilometers zijn geregistreerd via de standaard methode, worden ze klaargezet in de facturatie: Facturen > Te factureren.

  • Kilometers geregistreerd via het 'voertuig(agenda)/kilometers(timesheet)' worden hier weergegeven als 'kilometers'.

  • Kilometers geregistreerd als kostensoort worden bij te factureren weergegeven als 'kosten'. In de afbeelding hieronder worden beide opties weergeven.

Was dit een antwoord op uw vraag?