A área financeira no Ensinc tem como principal finalidade o controle de operações relacionadas à vida acadêmica do aluno, tais como, gerações e pagamentos de mensalidades, controle e fluxo de caixa, serviços, registros de boletos, alterações de situações, concessões de bolsas de estudo, cobrança realizada junto aos alunos, relatórios gerenciais e etc.
Relação entre Financeiro e Acadêmico:
A interação entre o financeiro e o acadêmico ocorre principalmente através da cobrança e recebimento das mensalidades e serviços do aluno, que serão descritos abaixo.
Mensalidades
A mensalidade é a cobrança gerada mês a mês pelo serviço do curso no qual o aluno está matriculado.
Para cada mensalidade existe um prazo de pagamento (data de vencimento). Uma ou dois dias de pontualidade e um ou dois percentuais de desconto, sobre a mensalidade do aluno, esses descontos são concedidos através da data de pontualidade, mas depende da configuração da precificação que a instituição adotou. Caso o aluno efetue o pagamento até a data de pontualidade, será concedido um desconto sobre o valor da mensalidade. Se o pagamento for efetuado fora desse prazo, pagamento atrasado, será cobrado do aluno multa e juros referente aos dias de atraso. Conforme a configuração de determinados parâmetros.
O valor da mensalidade é definido por curso e sofre reajuste anualmente.
Tipos de mensalidades
Matrícula: é a mensalidade que caracteriza o ingresso do aluno na instituição, seja pela primeira vez ou no retorno de trancamento, graduado e transferência de alunos já matriculados na instituição.
Normal: são todas as mensalidades geradas após a mensalidade de matrícula/rematrícula, dentro da etapa/semestre em que o aluno está matriculado.
Rematrícula: é a mensalidade inicial de cada etapa da turma do aluno, para esse tipo existem alguns controles que impedem que o aluno continue estudando sem o pagamento de todos os débitos em atraso.
Na geração da mensalidade do tipo matrícula e rematrícula será gerada a situação de período de matrícula do aluno, que na rematrícula caracteriza o final de contrato do período letivo atual. A renovação desse contrato é automática no pagamento dessa mensalidade, onde será gerada a situação de cursando.
Serviços
Existem outros serviços que os alunos podem solicitar que não estão incluídos no valor da mensalidade. Para esses serviços são geradas cobranças extras com seu respectivo valor. Essas taxas também possuem uma data de vencimento, que depende da data da solicitação e da data de geração da mensalidade do mês.
Tipos de serviços
Alunos: relacionado a um aluno matriculado na instituição. Ex.: atestado de frequência, histórico escolar, etc.
Terceiros: relacionado a pessoas não matriculadas na instituição. Ex.: inscrição em vestibular, manual do candidato, etc.
Títulos de Cobrança
Títulos de cobrança são documentos utilizados pela instituição para fornecer ao aluno o meio de pagamento pelos serviços prestados.
O aluno recebe esse documento no momento da solicitação do serviço ou em casa todo final de mês. Todos os títulos de cobrança possuem um vencimento, um valor, o(s) título(s) os quais estão sendo cobrados naquele documento e informações referentes ao pagamento, como por exemplo, os juros, a multa diária pelo atraso, a informação do local de pagamento e um código de barras, que é o identificador para o pagamento na rede bancária. Hoje qualquer título de cobrança emitido pela instituição, que possua o código de barras devidamente impresso pode ser pago na rede bancária.
Boletos
O boleto é o documento que o aluno recebe de fato para pagamento de seus débitos, que pode ser uma mensalidade ou serviço. Para cada serviço pode ser gerado e impresso um boleto.
Podemos identificar onde poderá ser feito o pagamento do título através da carteira de cobrança informada no documento. A carteira de cobrança é um convênio que a IES firma com os bancos para recebimentos de títulos. Através dessa carteira teremos as informações cadastrais necessárias tanto para o banco, como os dados da empresa conveniada (agência, conta, etc...) que permite o lançamento dos valores recebidos, e os dados do banco destino (código do banco, nome do banco, etc.) para registro do título pela empresa. Além dessas informações cadastrais, a carteira de cobrança fornece o código de barras, que representa as informações necessárias para o pagamento do título, ou seja, a identificação do título que está sendo pago na rede bancária, por exemplo, qual título está sendo pago, o valor do título, vencimento, etc.
Arquivos Remessa e Retorno
Remessa - Para o banco identificar o boleto que o aluno irá pagar é necessário enviar essas informações diariamente através do arquivo de remessa, que é um arquivo gerado pelo Ensinc que contém as informações sobre o boleto que foram gerados. Esse arquivo deve ser enviado para banco e o banco vai unificar as informações de registros vinculando em um outro arquivo que é liberado no dia seguinte pelo banco - o arquivo de retorno.
Arquivo de Retorno - O arquivo retorno é um arquivo que contém confirmação de registros dos boletos enviados na remessa, assim como as informações detalhadas de pagamentos realizados via boleto.
O arquivo retorno gerado pelo banco é inserido no Ensinc para que o sistema possa processar as informações de pagamento dos títulos e assim dar baixa nas contas dos alunos.
Pagamentos
Os pagamentos podem ser realizados na própria instituição, no Caixa. E pode ser efetuado, utilizando-se as seguintes formas de pagamento:
Dinheiro
Cartão de crédito ou débito
Cheque: para esse tipo de pagamento existem ainda as opções de cheque à vista e cheque a prazo;
Desconto ou bolsa: pagamento utilizando um desconto concedido na boca do caixa ou uma bolsa lançada para o aluno relacionada a um convênio;
Desconto Concedidos
Desconto na mensalidade - esse desconto pode ocorrer no caixa, com convênio e com plano de pagamento e nos percentuais de pontualidade, que estão na tela de turma, de modalidade e precificação.
Desconto no Caixa - o desconto no caixa, ocorre no momento do pagamento da conta do aluno, ou seja, é dado um desconto na tela de caixa.
Convênios
Convênios são descontos concedidos sobre a mensalidade do aluno, também são chamados de bolsa. O desconto pode ser adquirido através de solicitação do aluno.
Uma característica do convênio é que ele é um desconto individual cada aluno terá um percentual de desconto diferente, mesmo que eles tenham o mesmo convênio. O valor do percentual depende da negociação entre o aluno e a instituição.
Tipos de Convênio
Esses tipos de convênios são configurados para determinar como será aplicado cada convenio concedido ao aluno. O Tipo de concessão, está ligado ao tipo de aplicação, sendo:
Fixo: O desconto concedido não é perdido, mesmo se aluno atrasar a mensalidade
Adimplência: O desconto é concedido até a data da pontualidade, se o aluno não efetuou o pagamento nesse período ele perde o desconto.
O Tipo de Cálculo, conforme o tipo altera o valor da mensalidade e depende se o aluno tem mais de um convênio no período.
Liquido: o cálculo do convênio é sobre o valor líquido, ou seja, é o que sobra da mensalidade;
Bruto: o cálculo realizado leva em consideração o valor Bruto da mensalidade
Acumula desconto, define regra de acumulo de um convenio com outros;
Tem repasse: esse campo define a pessoa que fará repasse do valor convênio concedido ao aluno.
Tem Financiamento: esse campo defini se o convênio pode ter financiamento.
Planos de Pagamento
O plano de pagamento é o desconto que concedido para um ou mais aluno, contudo todos os alunos cadastrados num determinado plano de pagamento terão os mesmos descontos, percentuais e datas de vencimentos.
O plano pagamento permite fazer alterações na data de vencimento, de pontualidade e também conceder descontos.
Faturamento
Faturamento é conjunto de titulo que serão pagos, seja do tipo mensalidades ou serviços.
Nota Fiscal
Nota fiscal é um documento que formaliza a venda de produtos e serviços. No Ensinc as notas fiscais são enviadas para prefeitura por dois meios: Individualmente ou lote
Envio individualmente ocorre na tela do caixa, quando ocorre um pagamento de mensalidade ou serviço no caixa os dados da nota são enviados para os servidores da prefeitura.
Envio em lote ocorrendo no final ou inicio de todo mês é o envio em lote, ou seja, são enviadas várias notas de uma única vez para os servidores da prefeitura.
Financiamento
No Ensinc o financiamento é um acordo entre o aluno e instituição que permite que o aluno parcele dívidas atrasadas e as futuras e comece a pagar conforme critérios que foram acordados. Como por exemplo pagar as mensalidades depois de ter finalizado os estudos.
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