O objetivo desta funcionalidade é permitir o armazenamento de documentos em meio digital, atendendo às normativas do MEC relacionadas à guarda eletrônica de documentos, além de possibilitar a assinatura digital para validação, aceite e certificação das imagens anexadas ao cadastro do aluno.
O que deve ser digitalizado?
Devem ser digitalizados os documentos obrigatórios relacionados ao processo de matrícula, tais como:
RG;
CPF;
Certidão de Nascimento;
Certidão de Casamento;
Comprovante de residência;
Demais documentos exigidos pela instituição.
Como funciona esse processo no Ensinc?
Neste tutorial, será apresentado o fluxo completo para o envio, validação e assinatura digital dos documentos dos alunos dentro do sistema.
Vamos começar!
Tela - Matrícula
No momento da matrícula do aluno, na aba Documentos Entregues, será apresentada a relação dos documentos obrigatórios necessários para a conclusão da matrícula.
Além disso, será exibida a opção Pasta Aluno Digital, que permite o armazenamento e gerenciamento dos documentos digitalizados do aluno.
Assinando Documentos do Aluno
Após a conclusão da matrícula, acesse o módulo Acadêmico na tela de Registro Acadêmico. Em seguida, pesquise o aluno desejado e acesse a aba "Documentos". Nessa tela, será possível anexar os documentos apresentados no ato da matrícula e previamente digitalizados. Após a inclusão dos arquivos, os documentos poderão ser validados e assinados digitalmente para confirmar seu recebimento.
Pasta Aluno Digital
A funcionalidade Pasta Aluno Digital pode ser utilizada quando a instituição opta por anexar todos os documentos digitalizados de uma única vez, facilitando a análise e a assinatura digital. Caso prefira, os documentos também podem ser anexados individualmente em suas respectivas pastas.
Após o envio dos documentos e a realização da validação com assinatura digital, o sistema sinalizará que a documentação foi entregue.
Item 01 - botão Assinar - utilizado para realizar a assinatura digital do documento.;
Item 02 - Botão Imagem Inválida - utilizado para invalidar um documento quando a imagem anexada estiver incorreta ou ilegível.
Após a assinatura do documento
Item 01: será exibida a identificação do sistema de assinatura digital utilizado, bem como a data, o horário e o usuário responsável pela assinatura.
Item 02: será apresentado o selo de concluído, e o documento ficará com a situação Assinado.
Item 03 - Cancelar Assinatura: permite remover a assinatura realizada para possibilitar a inclusão de um novo arquivo.
Ao clicar em Cancelar Assinatura, a opção Selecionar Arquivo será disponibilizada novamente. Basta anexar o novo documento e realizar o processo de assinatura digital outra vez.
Ponto de Atenção:
Os certificados digitais utilizados para assinatura eletrônica são emitidos por uma Autoridade Certificadora (CA), entidade responsável por garantir a autenticidade e a integridade dos documentos assinados. No Ensinc, é utilizado o certificado digital do tipo A1.
Para validar documentos assinados digitalmente, recomenda-se a utilização do Adobe Acrobat, que permite visualizar arquivos em formato PDF e verificar a validade das assinaturas digitais aplicadas aos documentos.
Ao realizar a assinatura digital de um documento no Ensinc, o arquivo é automaticamente convertido para o padrão PDF/A, formato recomendado para arquivamento e preservação de documentos eletrônicos a longo prazo.
Deseja saber como validar uma assinatura digital no Adobe Acrobat Reader. Clique aqui
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