Este tutorial tem como objetivo demonstrar todo o processo de configuração de blocos e salas no sistema, bem como a utilização do recurso de reservas de ambientes.
O cadastro dessas informações é fundamental para que a instituição consiga organizar sua estrutura física, controlar a capacidade das salas e realizar o gerenciamento de reservas de forma centralizada. Com essa configuração, é possível disponibilizar os ambientes para utilização em eventos, reuniões, treinamentos e demais atividades acadêmicas ou administrativas.
Caminho: Cadastro > Acadêmico > Campus/Polo
Nessa tela podemos visualizar os blocos cadastrados e cadastrar um novo bloco clicando em adicionar.
Após acessar a tela de blocos, clique no botão Adicionar para realizar um novo cadastro.
Em seguida, preencha o campo Descrição com o nome ou identificação do bloco que deseja cadastrar, como por exemplo "Bloco A", "Bloco Administrativo".
Após informar a descrição, clique em Salvar para concluir o cadastro. A partir desse momento, o bloco ficará disponível para vinculação das salas que serão cadastradas posteriormente.
Após realizar o cadastro do bloco, será necessário cadastrar as salas que pertencem a ele. Esse cadastro é importante para o controle da capacidade dos ambientes e para permitir o gerenciamento de reservas quando necessário.
Para cadastrar uma sala, acesse a aba Sala e clique em Adicionar.
Em seguida, preencha os campos solicitados:
Descrição: informe o nome, número ou identificação da sala;
Capacidade de Alunos: informe a quantidade máxima de pessoas que o ambiente comporta;
Permitir Reserva: marque esta opção caso a sala possa ser utilizada no processo de reservas do sistema.
Após o preenchimento de todas as informações, clique em Salvar para concluir o cadastro. Feito isso, a sala estará disponível para utilização e, caso a opção Permitir Reserva tenha sido selecionada, o agendamento poderá ser realizado.
Para cadastrar uma reserva, acesse a aba Reserva (item não obrigatório) e clique em Gerar Horário. Em seguida, informe as datas de início e término, selecione a Macro Agenda e clique em Salvar.
O sistema criará automaticamente os horários de acordo com o período informado e as configurações da Macro Agenda selecionada.
Depois da geração dos horários, eles ficarão disponíveis para consulta, exclusão ou para a realização de novas reservas.
Para incluir uma reserva deve clicar no dia e na hora e depois clicar no botão Incluir Reserva
Depois deverá inserir a Pessoa que esta solicitando a reserva e a descrição e depois clicar em confirmar.
Após a inclusão da reserva, o sistema destacará o registro na agenda (BLOCO_SALA_AGENDA) na cor azul, indicando que o horário está reservado. Além disso, será exibido o nome da pessoa vinculada à reserva, facilitando sua identificação e gerenciamento.
Caso seja necessário liberar o horário, a reserva poderá ser cancelada a qualquer momento por meio do botão Cancelar Reserva. Após o cancelamento, o horário voltará a ficar disponível para novas reservas.
Pontos de Atenção:
Antes de utilizar o recurso de reservas, é importante realizar a configuração da Macro Agenda, pois ela será responsável por definir os horários disponíveis para agendamento. Consulte o artigo: Marco Agenda.
No rodapé da aba Reserva, o sistema exibe indicadores visuais que facilitam a identificação da situação de cada horário:
Disponível para Reserva: indica que o horário está livre para agendamento;
Reservado: indica que o horário já possui uma reserva cadastrada.
Chegamos ao final deste tutorial.
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