Utilisez Archiver pour masquer les véhicules que vous ne voulez plus voir dans votre liste de flotte quotidienne, sans supprimer le véhicule ni son intégration. Les véhicules archivés quittent la vue En cours et peuvent être récupérés plus tard. Si vous avez à nouveau besoin du véhicule, vous n’avez pas à le reconnecter depuis zéro. Utilisez Désarchiver pour le renvoyer dans la vue En cours.
Quand archiver un véhicule
Archivez un véhicule lorsqu’il est déjà connecté à votre entreprise, mais qu’il n’est plus pertinent pour le travail quotidien dans Gestion des véhicules.
Cas typiques :
Un véhicule a été vendu ou retiré, mais il apparaît encore dans votre liste.
Un partenaire a dédié des véhicules dont vous n’avez pas besoin dans votre liste de travail.
Une intégration a importé plus de véhicules que vous ne souhaitez voir au quotidien.
Vous pouvez archiver n’importe quel véhicule dans l’onglet Véhicules dédiés.
L’archivage n’est disponible que depuis Véhicules dédiés. Il n’est pas disponible dans Intégrations, Dédiés par les partenaires ni Dédiez vos véhicules.
Que se passe-t-il lorsque vous archivez un véhicule
L’archivage d’un véhicule s’applique au niveau de l’entreprise : il concerne tous les collègues de votre entreprise. Lorsque vous archivez un véhicule :
Le véhicule est retiré de la vue En cours.
Le véhicule apparaît dans la vue Archivés.
Le véhicule est conservé et peut être récupéré plus tard avec Désarchiver.
Le véhicule reste disponible pour l’allocation et le tracking.
Archiver un véhicule ne supprime pas le véhicule, ne supprime pas son intégration, ne modifie pas les dédications partenaires, n’arrête pas le tracking, ne masque pas le véhicule pour les chargeurs ou les partenaires et ne change pas la facturation. Cela masque uniquement le véhicule de votre liste Gestion des véhicules active (vue En cours).
Comme il n’a pas d’autre effet opérationnel, aucune information n’est envoyée aux partenaires ou aux chargeurs.
Archiver un véhicule
Ouvrez Gestion des véhicules.
Allez dans Véhicules dédiés.
Vérifiez que En cours est sélectionné.
Trouvez le véhicule à archiver.
Ouvrez le menu Actions de ce véhicule (le menu à trois points en fin de ligne).
Sélectionnez Archiver le véhicule.
Vérifiez le message de confirmation.
Cliquez sur Archiver pour confirmer.
Le véhicule sélectionné est déplacé vers la vue Archivés. Un message de confirmation apparaît, par exemple Véhicule 003VIP archivé.
Archiver plusieurs véhicules
Ouvrez Gestion des véhicules.
Allez dans Véhicules dédiés.
Vérifiez que En cours est sélectionné.
Sélectionnez un ou plusieurs véhicules via la case à cocher. Vous pouvez aussi sélectionner tous les véhicules correspondant à vos filtres actuels.
Dans la barre d’actions, cliquez sur Archiver 1 véhicule.
Vérifiez le message de confirmation. Il indique combien de véhicules seront archivés.
Cliquez sur Archiver pour confirmer.
Les véhicules sélectionnés sont déplacés vers la vue Archivés. Un message de confirmation apparaît, par exemple 7 véhicules archivés.
Vous pouvez archiver jusqu’à 10 000 véhicules à la fois. Si votre sélection est plus grande, affinez le filtre (partenaire / statut / recherche) et archivez par lots.
Voir les véhicules archivés
Les véhicules archivés s’affichent lorsque vous passez de En cours à Archivés dans l’onglet Véhicules dédiés.
En cours est la vue par défaut. Elle montre votre flotte de travail et exclut les véhicules archivés. Archivés n’affiche que les véhicules archivés.
Depuis la vue Archivés, vous pouvez :
Rechercher, trier et consulter les véhicules archivés.
Ouvrir le panneau latéral d’un véhicule archivé.
Télécharger un fichier Excel des véhicules de cette vue.
Restaurer un ou plusieurs véhicules avec Désarchiver.
Désarchiver un véhicule
Utilisez Désarchiver lorsque vous voulez le véhicule de nouveau dans la vue En cours.
Ouvrez Gestion des véhicules.
Allez dans Véhicules dédiés.
Sélectionnez Archivés.
Trouvez le véhicule à désarchiver.
Ouvrez le menu Actions de ce véhicule.
Sélectionnez Désarchiver le véhicule.
Vérifiez le message de confirmation.
Cliquez sur Désarchiver pour confirmer.
Après le désarchivage, le véhicule revient dans la vue En cours.
Désarchiver plusieurs véhicules
Ouvrez la vue Archivés.
Sélectionnez un ou plusieurs véhicules.
Dans la barre d’actions, cliquez sur Désarchiver 1 véhicule.
Vérifiez le message de confirmation.
Cliquez sur Désarchiver pour confirmer.
Les véhicules sélectionnés reviennent dans la vue En cours.
Téléchargements
Le téléchargement de Gestion des véhicules suit la vue que vous consultez.
Cela signifie :
Depuis En cours, le fichier inclut vos véhicules de travail (non archivés).
Depuis Archivés, le fichier inclut uniquement les véhicules archivés.
Ce que vous voyez est ce que vous exportez.
Si un véhicule revient plus tard
L’archivage est mémorisé pour ce véhicule dans votre entreprise.
Si un partenaire reprend un véhicule dédié puis vous le dédie à nouveau plus tard, il reste archivé.
Si vous arrêtez de dédier l’un de vos propres véhicules puis le dédiez à nouveau plus tard, il reste archivé.
Si vous supprimez une intégration puis la rajoutez, les véhicules sont traités comme nouveaux. Ils réapparaissent dans la vue En cours, et vous pouvez les archiver à nouveau si besoin.
Questions fréquentes
Archiver, est-ce la même chose que supprimer un véhicule ou une intégration ?
Non. Supprimer une intégration retire la connexion qui a importé les véhicules. Archiver masque seulement un véhicule de la vue En cours. Le véhicule, l’intégration et les dédications partenaires restent en place.
Puis-je encore allouer un véhicule archivé à un transport ?
Oui. Les véhicules archivés restent disponibles pour l’allocation et le tracking. Archiver range la liste, cela n’arrête pas l’exploitation.
Un véhicule archivé continue-t-il d’être suivi ?
Oui. Si le véhicule est alloué à un transport, le tracking continue comme d’habitude.
L’archivage affecte-t-il la facturation ?
Non. Archiver ne change pas la facturation.
Les partenaires ou chargeurs sont-ils informés lorsque j’archive un véhicule ?
Non. Archiver masque seulement le véhicule de votre vue En cours. Les partenaires et chargeurs ne sont pas notifiés, et leurs vues ne changent pas.
Puis-je désarchiver un véhicule plus tard ?
Oui. Ouvrez la vue Archivés et sélectionnez Désarchiver le véhicule.
Pourquoi ne puis-je pas archiver depuis les autres onglets de Gestion des véhicules ?
L’archivage n’est disponible que depuis l’onglet Véhicules dédiés. C’est la liste de travail des véhicules disponibles 24h/24.
Pourquoi un véhicule que j’ai archivé est-il réapparu dans En cours ?
Si l’intégration dont il provenait a été supprimée puis recréée, le véhicule est traité comme nouveau et revient dans En cours. Archivez-le à nouveau si vous voulez le garder masqué.
Que faire si je dois archiver une très grande flotte ?
Vous pouvez archiver jusqu’à 10 000 véhicules à la fois. Affinez le filtre (partenaire / statut / recherche) et archivez par lots si votre sélection est plus grande.
Qui peut archiver des véhicules ?
Toute personne de votre entreprise ayant accès à Gestion des véhicules peut archiver et désarchiver. Le changement s’applique à tout le monde dans l’entreprise.