Gebruik Archiveren om voertuigen te verbergen die je niet meer in je dagelijkse vlootlijst wilt zien, zonder het voertuig of de integratie te verwijderen. Gearchiveerde voertuigen verdwijnen uit de weergave Huidig en kun je later terughalen. Als je het voertuig opnieuw nodig hebt, hoef je het niet opnieuw te koppelen. Gebruik Dearchiveren om het terug te zetten in de weergave Huidig.
Wanneer archiveer je een voertuig
Archiveer een voertuig wanneer het al aan je bedrijf is gekoppeld, maar niet meer relevant is voor het dagelijkse werk in Voertuigenbeheer.
Typische gevallen:
Een voertuig is verkocht of uit dienst, maar staat nog in je lijst.
Een partner heeft voertuigen dedicated die je niet nodig hebt in je werklijst.
Een integratie heeft meer voertuigen binnengehaald dan je dagelijks wilt zien.
Je kunt elk voertuig archiveren op het tabblad Exclusief toegewezen voertuigen.
Archiveren is alleen beschikbaar vanaf Exclusief toegewezen voertuigen. Het is niet beschikbaar op Integraties, Exclusief toegewezen door partners of Wijs uw voertuigen exclusief toe.
Wat gebeurt er als je een voertuig archiveert
Archiveren geldt op bedrijfsniveau: het geldt voor alle collega’s in je bedrijf. Wanneer je een voertuig archiveert:
Het voertuig verdwijnt uit de weergave Huidig.
Het voertuig verschijnt in de weergave Gearchiveerd.
Het voertuig blijft bewaard en kan later met Dearchiveren worden teruggezet.
Het voertuig blijft beschikbaar voor toewijzing en tracking.
Archiveren verwijdert het voertuig niet, verwijdert de integratie niet, wijzigt geen partnerdedicaties, stopt tracking niet, verbergt het voertuig niet voor verladers of partners en verandert de facturatie niet. Het verbergt het voertuig alleen uit je actieve Voertuigenbeheer-lijst (weergave Huidig).
Omdat het geen ander operationeel effect heeft, worden partners of verladers niet geïnformeerd over de archivering.
Eén voertuig archiveren
Open Voertuigenbeheer.
Ga naar Exclusief toegewezen voertuigen.
Zorg dat Huidig is geselecteerd.
Zoek het voertuig dat je wilt archiveren.
Open het menu Acties van dat voertuig (het menu met drie puntjes aan het einde van de rij).
Selecteer Voertuig archiveren.
Controleer het bevestigingsbericht.
Klik op Archiveren om te bevestigen.
Het geselecteerde voertuig wordt naar de weergave Gearchiveerd verplaatst. Er verschijnt een bevestiging, bijvoorbeeld Voertuig 003VIP gearchiveerd.
Meerdere voertuigen archiveren
Open Voertuigenbeheer.
Ga naar Exclusief toegewezen voertuigen.
Zorg dat Huidig is geselecteerd.
Selecteer een of meer voertuigen via het selectievakje. Je kunt ook alle voertuigen selecteren die bij je huidige filters passen.
Klik in de zwevende actiebalk op 1 voertuig archiveren.
Controleer het bevestigingsbericht. Het toont hoeveel voertuigen worden gearchiveerd.
Klik op Archiveren om te bevestigen.
De geselecteerde voertuigen worden naar de weergave Gearchiveerd verplaatst. Er verschijnt een bevestiging, bijvoorbeeld 7 voertuigen gearchiveerd.
Je kunt tot 10.000 voertuigen tegelijk archiveren. Is je selectie groter, verklein dan het filter (partner / status / zoeken) en archiveer in batches.
Gearchiveerde voertuigen bekijken
Gearchiveerde voertuigen zie je wanneer je op het tabblad Exclusief toegewezen voertuigen van Huidig naar Gearchiveerd schakelt.
Huidig is de standaardweergave. Die toont je werkvloot en sluit gearchiveerde voertuigen uit. Gearchiveerd toont alleen gearchiveerde voertuigen.
Vanuit de weergave Gearchiveerd kun je:
Gearchiveerde voertuigen zoeken, sorteren en bekijken.
Het zijpaneel van een gearchiveerd voertuig openen.
Een Excel-bestand van de voertuigen in deze weergave downloaden.
Een of meer voertuigen terugzetten met Dearchiveren.
Een voertuig dearchiveren
Gebruik Dearchiveren wanneer je het voertuig weer in de weergave Huidig wilt.
Open Voertuigenbeheer.
Ga naar Exclusief toegewezen voertuigen.
Selecteer Gearchiveerd.
Zoek het voertuig dat je wilt dearchiveren.
Open het menu Acties van dat voertuig.
Selecteer Voertuig dearchiveren.
Controleer het bevestigingsbericht.
Klik op Dearchiveren om te bevestigen.
Na het dearchiveren gaat het voertuig terug naar de weergave Huidig.
Meerdere voertuigen dearchiveren
Open de weergave Gearchiveerd.
Selecteer een of meer voertuigen.
Klik in de zwevende actiebalk op 1 voertuig dearchiveren.
Controleer het bevestigingsbericht.
Klik op Dearchiveren om te bevestigen.
De geselecteerde voertuigen gaan terug naar de weergave Huidig.
Downloads
De download in Voertuigenbeheer volgt de weergave die je bekijkt.
Dit betekent:
Vanuit Huidig bevat het bestand je werkvoertuigen (niet gearchiveerd).
Vanuit Gearchiveerd bevat het bestand alleen gearchiveerde voertuigen.
Wat je ziet, exporteer je.
Als een voertuig later terugkomt
De archivering wordt onthouden voor dat voertuig in je bedrijf.
Als een partner een dedicated voertuig terughaalt en het later opnieuw aan jou dedicated, blijft het gearchiveerd.
Als je stopt met het dedicaten van een van je eigen voertuigen en het later opnieuw dedicated, blijft het gearchiveerd.
Als je een integratie verwijdert en opnieuw toevoegt, worden de voertuigen als nieuw behandeld. Ze verschijnen opnieuw in de weergave Huidig en je kunt ze opnieuw archiveren als dat nodig is.
Veelgestelde vragen
Is archiveren hetzelfde als een voertuig of integratie verwijderen?
Nee. Een integratie verwijderen verbreekt de koppeling waarmee de voertuigen binnenkwamen. Archiveren verbergt alleen een voertuig uit de weergave Huidig. Het voertuig, de integratie en partnerdedicaties blijven bestaan.
Kan ik een gearchiveerd voertuig nog toewijzen aan een transport?
Ja. Gearchiveerde voertuigen blijven beschikbaar voor toewijzing en tracking. Archiveren is een opschoonactie voor de lijst, geen operationele stop.
Wordt een gearchiveerd voertuig nog getrackt?
Ja. Als het voertuig aan een transport is toegewezen, gaat tracking gewoon door.
Heeft archiveren invloed op de facturatie?
Nee. Archiveren verandert de facturatie niet.
Worden partners of verladers geïnformeerd als ik een voertuig archiveer?
Nee. Archiveren verbergt het voertuig alleen uit jouw weergave Huidig. Partners en verladers krijgen geen melding en hun weergaven veranderen niet.
Kan ik een voertuig later dearchiveren?
Ja. Open de weergave Gearchiveerd en selecteer Voertuig dearchiveren.
Waarom kan ik niet archiveren vanaf andere tabbladen in Voertuigenbeheer?
Archiveren is alleen beschikbaar vanaf het tabblad Exclusief toegewezen voertuigen. Dat is de werklijst van voertuigen die 24/7 voor je beschikbaar zijn.
Waarom verscheen een voertuig dat ik archiveerde weer in Huidig?
Als de integratie waaruit het kwam is verwijderd en opnieuw is aangemaakt, wordt het voertuig als nieuw behandeld en keert het terug in Huidig. Archiveer het opnieuw als je het verborgen wilt houden.
Wat als ik een zeer grote vloot moet archiveren?
Je kunt tot 10.000 voertuigen tegelijk archiveren. Verklein het filter (partner / status / zoeken) en archiveer in batches als je selectie groter is.
Wie kan voertuigen archiveren?
Iedereen in je bedrijf met toegang tot Voertuigenbeheer kan archiveren en dearchiveren. De wijziging geldt voor iedereen in het bedrijf.