Transporteurs uitnodigen en beheren: zo bouw je je Visibility Network

Succesvolle onboarding van je partners verbetert je visibility performance. Deze gids laat zien hoe je carriers toevoegt aan je netwerk — individueel of via Excel-upload — om uitnodigingen in je eigen tempo te beheren. Vergroot je bereik door je carrierpartners zonder kosten aan het platform te koppelen.

Om transporten te tracken die door externe partners worden uitgevoerd, moeten carriers zich aansluiten bij je Visibility Network. Dit gebeurt via een eenvoudig uitnodigingsproces waarbij de carrier toestemming geeft zodat jij toegang hebt tot hun data. Of je partners al actief zijn op het platform of helemaal nieuw zijn bij Transporeon: het onboardingproces is ontworpen om wereldwijd soepel te verlopen.

Samenwerken met externe fleets is in de praktijk vaak de standaard. Toch is het cruciaal om hoge visibility-standaarden te behouden voor deze transporten, zodat je klanttevredenheid hoog blijft. Transporeon maakt het mogelijk om deze externe bewegingen te tracken zodat ze op het dashboard van je klant verschijnen als onderdeel van je eigen vloot. Zo bied je een consistente en betrouwbare service.

Good to know: visibility via ons platform is gratis voor alle carrierpartners.

Je hoeft niet je hele carrier-base tegelijk uit te nodigen. Gebruik de feature Import from Excel om eerst je interne carrierlijsten te uploaden. Stuur daarna uitnodigingen in “waves” op basis van prioriteit, bijvoorbeeld eerst je “Top 20” carriers met het hoogste volume.

Het meest geschikt om nieuwe partners toe te voegen wanneer je met ze gaat samenwerken. Let op: met deze methode wordt de uitnodiging direct verstuurd.

Caption: Start het proces door op de knop + Invite carrier te klikken.

Caption: Kies tussen een automatische systeemmail of het genereren van een handmatige link.

Het meest geschikt om je interne carrierlijst te migreren en grootschalige onboarding te beheren.

[IMAGE: De tab ‘Import from Excel’ in het invite-venster]

Caption: Gebruik deze tab om je carrierlijst te uploaden en de vereiste Excel-template te downloaden.

💡 Pro tip: je kunt je lijst op elk moment bijwerken door opnieuw een bestand te uploaden. Het systeem voegt alleen ontbrekende partners toe — het maakt geen duplicaten voor carriers die al in je netwerk staan.

Zodra je carriers in de lijst staan, kun je uitnodigingen in bulk versturen.

Carriers worden beheerd op accountniveau, niet binnen afzonderlijke groups of door specifieke users.

Kan ik nu één carrier toevoegen maar pas later uitnodigen? Ja, maar alleen via Import from Excel. De tab “Email/Link” is bedoeld voor directe uitnodigingen. Wil je een carrier alvast in je lijst zetten zonder melding te sturen, neem die carrier dan op in een Excel-upload.

Wat gebeurt er als ik dezelfde carrier twee keer upload in een Excel-bestand? Het systeem detecteert automatisch bestaande entries op basis van de identifiers van de carrier. Het werkt de carriergegevens bij, maar maakt geen duplicaat in je netwerk.

Waarom zijn sommige carriers gemarkeerd als “Invalid Data”? Dit komt meestal door een typefout in een e-mailadres of omdat een Relation Identifier al aan een andere carrier is gekoppeld. Gebruik Filter om deze carriers te isoleren en corrigeer de fouten in het side panel.

Als ik een carrier uitnodig vanuit een specifieke Group, wordt de hoofdlijst dan ook bijgewerkt? Ja. Carriers worden beheerd op accountniveau. Of je ze nu vanuit de hoofdlijst uitnodigt of vanuit een specifieke group: status en history worden overal in je account bijgewerkt.

Kan dezelfde invite-link voor verschillende carriers worden gebruikt? Nee. Elke invite-link is uniek voor één specifieke carrier en kan maar één keer worden gebruikt. Zodra de eerste ontvanger de uitnodiging accepteert, is de link niet langer geldig.

Kan ik de contactpersoon wijzigen nadat een uitnodiging is verstuurd? Ja. Je kunt de contactinformatie in het side panel op elk moment aanpassen en daarna de uitnodiging Resend naar het nieuwe e-mailadres.

Hoe weet ik of een carrier door iemand anders is uitgenodigd? Check Invite history in het side panel. Daar zie je welke user de invite heeft verstuurd, het tijdstip en het e-mailadres van de ontvanger.

Wat als een carrier zegt dat ze de e-mail nooit hebben ontvangen? Controleer het e-mailadres op typefouten. Je kunt ook Generate link gebruiken om een handmatige URL rechtstreeks te delen.