¿Por qué es importante?
Al suscribirte a la opción de firma electrónica, puedes enviar varios tipos de documentos a los empleados para que los firmen de forma segura.
La opción de firma electrónica también puede utilizarse para que los empleados firmen las hojas de asistencia cada semana.
¿Cómo envío documentos para su firma?
Acceda a la opción de firma electrónica
Puedes acceder a la opción de firma electrónica de documentos desde la sección Empleados > Documentos.
Todos los documentos añadidos a los expedientes de los empleados pueden enviarse para su firma electrónica, tanto si se han creado utilizando una plantilla de documento en Skello como si se han importado desde el exterior.
Los documentos importados deben guardarse en formato PDF antes de poder ser enviados para su firma.
Cuando crea un documento a partir de una plantilla para un empleado
Disponible en la oferta RRHH Expert
Cuando crea un documento a partir de una plantilla para enviarlo a varios empleados con la función de gestión agrupada de documentos, puede enviarse para firma inmediatamente.
Al seleccionar los destinatarios del documento, solo tiene que marcar la casilla “Enviar los documentos para firma”.
Atención: si define un segundo firmante antes de enviar los documentos, será el mismo para todos los destinatarios.
Si el documento no se envía para firma en esta etapa, habrá que hacerlo uno por uno desde el espacio Documentos de cada empleado.
Una vez guardado o importado el documento en la ficha del empleado
Haz clic en los tres puntos a la derecha de la línea del documento.
Selecciona Enviar para firmar.
Seleccionar el/los firmante(s)
Aparece una ventana para seleccionar el destinatario o destinatarios del documento para firma electrónica.
Por defecto, el documento se envía al empleado cuyo expediente contiene el documento.
Se puede añadir un segundo firmante: sólo los gestores con permisos de administrador del sistema o máster avanzado pueden ser seleccionados como segundo firmante.
Para poder ser seleccionado, el gestor debe tener una dirección de correo electrónico válida introducida en su ficha.
Puede añadir las iniciales del empleado y del gestor al final de cada página del documento marcando la casilla «Añadir iniciales al final de cada página».
Prepara el documento antes de enviarlo
Una vez que hayas seleccionado al firmante o firmantes, aparecerá una nueva ventana en la que podrá visualizar el documento para:
Revisar el contenido del documento antes de enviarlo.
Colocar la inserción para la(s) firma(s) en el documento.
Hacer clic en las flechas situadas a la derecha y a la izquierda del documento para navegar entre las páginas. Haga clic en el icono de la lupa para ampliar la página.
Haz clic en el lugar de la página donde debe colocarse la firma. Aparecerá una vista previa que le ayudará a decidir dónde colocar la firma.
Si la firma no está colocada correctamente, haz clic en la cruz a la derecha del nombre del firmante para cambiar la colocación.
Envío del documento para su firma
Los firmantes reciben un correo electrónico invitándoles a firmar el documento. Pueden acceder al documento, leerlo y optar por firmarlo.
Las palabras «Leído y aprobado» y la fecha de la firma se añaden automáticamente bajo la firma del firmante.
Se envían recordatorios automáticos a los firmantes si no firman el documento, tres recordatorios cada dos días.