Pourquoi est-ce important ?
La signature des feuilles d’heures individuelles est obligatoire selon de nombreuses conventions collectives. Skello facilite ce processus grâce à la signature électronique.
Quelles sont les conditions nécessaires ?
Créer un shift de travail ou une absence sur la semaine à émarger.
Ajouter une adresse e-mail à l’employé concerné.
Avoir souscrit à l’option signature électronique de Skello.
Comment démarrer ?
Accéder à la semaine de planning :
Allez sur la semaine à émarger.
Cliquez sur le crayon en haut à droite de votre écran.
Comment envoyer les feuilles d’heures en signature électronique ?
Sélectionner les employés :
Une fenêtre s’ouvre avec l’onglet Envoi.
Sélectionnez les employés concernés.
Cliquez sur Envoyer.
Comment suivre l’envoi en signature électronique ?
Suivre le statut :
Accédez à l’onglet Suivi.
La liste des employés apparaît avec les statuts suivants :
Envoyé : L’e-mail a été reçu, mais pas encore signé.
Cliquez sur Renvoyer pour une relance.
Signé : La feuille d’heures a été signée.
Cliquez sur Télécharger pour obtenir la feuille signée.
Comment renvoyer une feuille d'heures pour signature électronique ?
Si des modifications ont été apportées à la planification après l'envoi initial
Si vous souhaitez renvoyer la feuille d'heures avec les changements inclus, suivez ces étapes :
Allez dans l'onglet Planning.
Cliquez sur l'icône du crayon en haut à droite.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet Envoi, et non dans l'onglet Suivi.
Sélectionnez les employés concernés.
Cliquez sur Envoyer.
Si aucune modification n'a été apportée à la planification après l'envoi initial
Si vous souhaitez renvoyer la même feuille d'heures que lors de l'envoi initial, suivez ces étapes :
Allez dans l'onglet Planning.
Cliquez sur l'icône du crayon en haut à droite.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet Suivi et cliquez sur Renvoyer pour l'employé concerné.
Comment configurer les feuilles d’émargement pour signature électronique ?
Si vous souhaitez configurer l'affichage du compteur d'heures ou des repas à la fin de chaque feuille d’heures envoyée pour signature électronique, suivez ces étapes :
Rendez-vous dans l'onglet Planning.
Cliquez sur l'icône de l'imprimante en haut à droite de votre écran.
Sélectionnez l'option "Feuilles d’heures individuelles" dans le menu déroulant.
Ouvrez le menu "Paramètres d'exportation et d'impression".
Cochez ou décochez les options "Afficher le compteur" et "Afficher les repas" en fonction de vos préférences.
Cliquez sur "Imprimer" pour enregistrer vos modifications.
Ensuite, vous pouvez envoyer les feuilles pour signature en cliquant sur l'icône du crayon en haut à droite de votre écran.
Que reçoivent les employés ?
Vos employés reçoivent un e-mail pour signer leur feuille d’heures électroniquement. Consultez cet article pour plus de détails.
Informations complémentaires
Pour plus d’informations sur la conformité et la législation de la signature électronique, cliquez ici.