Selon une majorité de conventions collectives il est obligatoire de faire signer les feuilles d’heures individuelles de vos collaborateurs. Voici comment le faire grâce à la signature électronique disponible sur Skello.
Pour inviter vos collaborateurs à signer des feuilles d’heures individuelles via la signature électronique, il faut impérativement :
Avoir créé au moins un shift de travail (ou une absence) sur la semaine à faire émarger
Avoir ajouté une adresse e-mail sur la fiche de l’employé qui doit émarger sa période de travail
…Avoir souscrit l’option signature électronique de Skello 😉
1. Comment démarrer ?
Rendez-vous sur la semaine à faire émarger et cliquez sur le crayon en haut à droite de votre écran :
2. L’envoi des feuilles d’heures individuelles en signature :
Une fenêtre s’ouvre avec un premier onglet Envoi, via lequel vous pouvez :
Sélectionner les employés devant signer leur période de travail effectuée.
Cliquer sur Envoyer pour confirmer l’envoi des feuilles d’heures individuelles à faire.
3. Suivre l’envoi en signature des feuilles d’heures individuelles
Une fois les feuilles d’heures individuelles envoyées en signature, vous accédez à un second onglet Suivi qui vous donne l’état de la signature de vos collaborateurs. La liste de vos salariés apparaît avec le statut suivant :
Envoyé = le collaborateur a bien reçu l’e-mail lui permettant de signer sa feuille d’heures individuelles de manière électronique mais ne l’a pas encore fait.
💡 Lorsque la feuille est en Envoyé, donc pas encore signée, il est possible d’envoyer une relance pour signature à l’employé(e) en cliquant sur Renvoyer.
Signé = le collaborateur a bien signé sa feuille d’heures.
Dans ce cas, il est possible de télécharger sa feuille d’heures individuelle signée avec le bouton “télécharger”.
Cet onglet vous offre la possibilité de voir le nombre de personnes ayant signé et celles qui doivent encore le faire.
4. Que se passe-t-il pour les employés et que reçoivent-ils ?
Vous vous demandez ce que vos employés reçoivent et comment ils sont notifiés pour signer leur feuille d’heures individuelle ?
Cet article à destination de vos équipes explique tout le processus de signature électronique !
Pour plus d’informations concernant la conformité et la législation sur la signature électronique, cliquez ici.