Renseigner le contrat d’un(e) employé(e)

En créant la fiche d’un(e) nouvel(le) employé(e), vous avez déjà renseigné son type de contrat, et le volume horaire de celui-ci. Ces informations sont des informations indispensables pour utiliser l’outil et planifier des shifts de travail.

Il est possible ensuite, d’enrichir les données contractuelles de l’employé(e) dans sa fiche : pour remplir le rapport, tenir le Registre Unique du Personnel à jour et suivre les indicateurs de performance de l’établissement.

Onglet Employés > Nom de l’employé(e) > Données contractuelles & salariales

En cliquant sur l’icône crayon, en haut à droite du contrat en cours, il est possible de modifier les informations du contrat et les enrichir.

Renseigner les données contractuelles :

L'intitulé du poste (généralement ce qui figure sur le contrat de l'employé(e))
La date d'embauche : l’employé(e) apparaît sur le planning à partir de cette date
La date de fin de période d'essai (💡Cliquer ici pour savoir comment créer une alerte sur la fin de période d'essai).
La date de fin de contrat (⚠️ À la fin du contrat, l’employé(e) ne disparaît pas du planning automatiquement. Si vous souhaitez retirer l'employé du planning, il faudra l'archiver)
Le statut et le niveau de poste de l’employé(e)
Indiquer si la DPAE a été faite, ou bien vous diriger vers la plateforme de l’URSSAF pour faire cette démarche.

Renseigner les données salariales :

En plus du volume horaire ou nombre de jours travaillés, déjà renseignés au moment de la création de la fiche de l’employé(e), il est possible d’ajouter des informations concernant le coût du travail pour cet(te) employé(e).

Ces informations sont utiles, pour suivre les indicateurs de performance de l’établissement 👉 Suivre les indicateurs de performance

Les données à renseigner sont :

Le type de calcul (Taux horaire brut moyen OU Salaire brut mensuel)
Le taux horaire brut moyen ou le salaire mensuel brut
Le taux horaire moyen chargé ( 💡 Skello propose une estimation de ce taux en fonction du taux de charges patronales, renseigné dans les paramètres de l’établissement).
Le coût de transport pour l'employeur

Modifier un contrat en cours

Les conditions pour modifier un contrat en cours

Il est possible de modifier un contrat en cours, en cliquant sur le crayon, en haut à droite du contrat en cours > Modifier le contrat.

La modification du contrat peut se faire :

Pour corriger une erreur sur le contrat renseigné
Pour ajouter des éléments d’informations sur le contrat s’il en manque
Pour créer un avenant au volume horaire

Pour un Registre Unique du Personnel et un rapport de paie à jour, toutes les informations du contrat doivent être renseignées. La modification du contrat est possible lorsque tous les champs * obligatoires sont renseignés.

⚠️La modification d’un contrat en cours a un impact sur l’historique de ce contrat : les nouvelles informations remplaceront les précédentes. Sauf si une erreur a été commise au moment de la saisie initiale du contrat, il est donc préférable de ne pas modifier les informations relatives au temps de travail dans le contrat.

Si le contrat de l’employé(e) a changé depuis la création de sa fiche : ajouter un avenant au contrat en cours ou créer un nouveau contrat.

💡 La création d’un avenant au contrat, permet de modifier les données d’un contrat en cours à partir d’une date précise, sans impacter les données dans le passé.

Ajouter un avenant au volume horaire

Lorsque le temps de travail d’un employé(e) évolue, il est possible d’ajouter un ou plusieurs avenant(s) au volume horaire de son contrat en cours.

Cliquer sur le crayon en haut à droite du contrat en cours pour le modifier > dans la section Données salariales du contrat > cliquez sur le bouton + Ajouter un avenant.

Il est possible de renseigner :

Si c’est un avenant temporaire ou permanent
Les dates de début et de fin de l’avenant
Le nouveau volume horaire du contrat durant l’avenant

⚠️L’avenant au contrat en cours concerne le volume horaire du contrat uniquement.

Si vous souhaitez changer de type de contrat (CDD vers CDI, CDD vers Extra, Contrat standard vers Forfait jour …), vous devez créer un nouveau contrat.

Une fois l’avenant enregistré, le volume horaire sur le planning est modifié durant la période de l’avenant.

💡La date de début d’un avenant au volume horaire est toujours un lundi, car le calcul du volume horaire hebdomadaire se fait du lundi au dimanche.

💡Si l’employé(e) change de poste, de statut et/ou de salaire, un autre type d’avenant au contrat en cours, est proposé en pack premium.

Pour les abonnés en pack success, il est conseillé d’archiver la première fiche employé(e) à la date de fin du premier contrat, et de créer une nouvelle fiche, avec les données du nouveau contrat.

Ajouter un avenant au contrat en cours

Avec un abonnement en Pack Premium, il est possible de modifier le volume horaire, le poste et/ou le statut du contrat, le salaire de l’employé(e) avec un ou plusieurs avenant(s) au contrat en cours.

Cliquer sur le bouton Créer un contrat > Choisir “Ajouter un avenant au contrat en cours”.

Choisir la ou les dates de l’avenant : si le contrat est un CDI, seule la date de début d’avenant est nécessaire. La date de fin de l’avenant mettra fin au contrat amendé, elle concerne donc plutôt les CDD.

💡 L’avenant au contrat en cours, peut commencer en cours de semaine, mais si le volume horaire hebdomadaire est modifié, le nouveau volume horaire sera pris en compte à partir du lundi suivant la date du début de l’avenant.

Modifier les données du contrat : les données pré-enregistrées sont les données du contrat en cours. Il est ainsi possible de garder les informations qui restent les mêmes, et modifier uniquement les données qui font l’objet de l’avenant au contrat.

Une fois l’avenant ajouté, le contrat initial prend fin automatiquement au début de l’avenant. L’avenant fait donc office de nouveau contrat.

⚠️ Pour renseigner un avenant temporaire au volume horaire de travail, l’avenant doit donc être créé dans le contrat en cours, en modifiant le contrat, comme expliqué plus haut.

Ajouter un nouveau contrat pour un(e) employé(e)

Lorsqu’un(e) employé(e) change de type de contrat (CDD > CDI, CDD > Extra, Contrat standard > Forfait jour …), ou enchaîne plusieurs contrats à durées déterminées au sein d’une même organisation, il est possible de créer un nouveau contrat de travail dans sa fiche.

Employés > Données contractuelles & salariales > Créer un contrat > Créer un nouveau contrat

Le premier contrat doit d’abord être terminé pour créer un nouveau contrat : pour mettre fin au contrat en cours, renseigner une date de fin de contrat. Une fois le premier contrat terminé il est classé dans l’historique des contrats.
Cliquer sur le Créer un contrat, puis choisir Créer un nouveau contrat.

⚠️ Cette fonctionnalité est accessible pour les abonnements en pack premium uniquement.

Si vous êtes abonné(e) en pack success et que vous devez modifier le type de contrat de l’employé(e) ou en créer un nouveau : vous devez archiver la première fiche de l’employé(e) pour en créer une nouvelle. 👉 Archiver / réintégrer un(e) employé(e)

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