Cet article explique comment ajouter un(e) employé(e) dans une organisation, compléter et personnaliser sa fiche.
Les sujets abordés dans cet article sont :
Ajouter un(e) employé(e)
Les informations à compléter dans la fiche employé(e)
Personnaliser une fiche employé(e)
Ajouter un(e) employé(e)
Pour créer les plannings d’un(e) employé(e), il faut d’abord créer sa fiche au sein de l’organisation.
Depuis l’onglet Employés > cliquer sur le bouton bleu +Ajouter un employé en haut à droite
⚠️ Les champs qui comportent un astérisque * doivent obligatoirement être renseignés.
Il s’agit des Nom/Prénom, Type de contrat et Volume horaire, qui sont indispensables pour faire les plannings de l’employé(e).
💡L’adresse e-mail de l’employé(e) n’est pas indispensable à la création de sa fiche, mais il est utile de la renseigner, pour partager les plannings avec l’employé(e). Si vous ne pouvez pas renseigner l’adresse e-mail de l’employé(e) parce qu’elle est déjà utilisée, contactez l’équipe support ( via la bulle bleue en bas à droite de l’écran) qui pourra vous aider.
💡 Une fois la fiche de l’employé(e) créée il est possible de rechercher l’employé(e) avec son nom, son prénom, son email, son numéro de téléphone ou son matricule de paie.
Les informations à compléter dans la fiche employé(e)
Une fois créée, la fiche d’un(e) employé(e) comporte plusieurs onglets qui peuvent être complétés :
Informations personnelles
Données contractuelles & salariales
Dossier RH
Historique / Compteurs
Documents
Informations personnelles
Les informations obligatoirement renseignées lors de la création de la fiche sont : ses nom/prénom, son type de contrat et le volume horaire travaillé.
Il est possible d’enrichir les informations personnelles renseignées dans la fiche de l’employé(e).
Pour publier les plannings de l’employé(e) par mail et/ou par SMS, son adresse e-mail et/ou son numéro de téléphone doivent être renseignés. Pour en savoir plus sur la publication du planning, consultez l’article 👉 Publier un planning
Si son adresse e-mail est renseignée dans sa fiche, l’employé(e) pourra également se connecter à son propre espace Skello 👉 Permettre aux employé(e)s d’accéder à Skello
Si vous utilisez la badgeuse, le code pin avec lequel l’employé(e) peut badger est indiqué sur sa fiche, dans les informations personnelles. Vous pouvez envoyer ce code pin, en cliquant sur la flèche à côté du code, ou réinitialiser le code en cliquant sur “Réinitialiser le code PIN”
Le matricule de paie est utilisé dans le rapport pour préparer la paie.
💡 Les employé(s) peuvent consulter leur matricule de paie dans leur application mobile depuis Compte > Mon profil.
La seconde partie de la page est consacrée à l’Accès aux établissements : ici vous sélectionnez l’établissement principal, auquel l’employé(e) est rattaché(e).
Si vous avez plusieurs établissements, vous pouvez également choisir le ou les établissement(s) secondaire(s), où l’employé(e) peut travailler.
💡L’établissement principal auquel l’employé(e) est rattaché, a déjà été renseigné à la création de la fiche, à partir de l’établissement sur lequel vous étiez connecté(e) pour créer sa fiche. Il peut être modifié.
Une fois le ou les établissement(s) sélectionnés, vous pouvez définir le niveau de permission de l’employé(e) et l’affecter à une ou plusieurs équipe(s) . 👉 En savoir plus sur les niveaux de permission
👉 En savoir plus sur Définir les établissements principal et secondaire(s) d’un(e) employé(e)
Données contractuelles & salariales
À la création de la fiche, le type de contrat et le volume horaire travaillés ont été renseignés. Vous pouvez enrichir ces données en complétant :
L'intitulé du poste (Généralement ce qui figure sur le contrat de l'employé(e))
La date d'embauche ⚠ Si vous renseignez une date d'embauche au 1er février, l'employé apparaîtra sur votre planning à partir de la semaine du 1er février.
La date de fin de période d'essai
La date de fin de contrat ⚠ La date de fin de contrat ne supprimera pas la présence de l'employé(e) sur les plannings. Si vous souhaitez supprimer l'employé, il faudra l'archiver.
Le statut
Si la DPAE a été faite
Les données salariales
👉 Pour en savoir plus la création et la gestion des contrats de travail, consultez l’article Gérer les contrats de travail de mes employés
Dossier RH
Le dossier RH de l’employé(e), permet de renseigner ses informations d’identités : la nationalité, le sexe, l’adresse, les informations bancaires, le numéro de sécurité sociale, et plus d’informations en commentaire.
Ces informations peuvent être utiles si vous utilisez les modèles de documents. 👉 Créer et utiliser des modèles de documents
Historique / Compteurs
Cet onglet permet de suivre l’historique des shifts de travail et d’absence de l’employé(e) et le détail de l’état de ses compteurs, quand ils sont activés :
Compteur d’heure, semaine par semaine
Compteur de Congés payés
Compteur de Jours Férié
Pour en savoir plus sur le suivi du temps de travail de vos employés, vous pouvez consulter cet article 👉 Suivre le temps de travail des employé(e)s
💡Lorsqu’un(e) nouvel(le) employé(e) est ajouté son compteur d’heures et/ou son compteur de congés payés est automatiquement activé.
Documents
Depuis cet onglet vous pouvez :
Importer, consulter, télécharger, partager et supprimer vos documents RH et ceux de vos employés
Vous êtes manager : 👉 Gérer les documents RH en tant que manager
Vous êtes employé(e) : 👉 Gérer les documents RH en tant qu’employé(e)
Créer un document à partir d’un modèle 👉 Créer et utiliser des modèles de documents
Personnaliser une fiche employé(e)
Les fiches employé(e)s sont personnalisables, grâce à l’ajout d’une photo de profil. Une fois la photo de profil enregistrée, elle est visible depuis la gauche du planning sur l’espace en ligne, à côté du nom de l’employé(e).
Pour ajouter une photo :
Depuis la page Employés > sur la fiche de l’employé(e), cliquer sur l’appareil photo, en bas à droite du rond bleu avec les initiales de l’employé(e).
⏪ Retour vers l'accueil, pour consulter les autres articles