Cet article montre comment paramétrer les accès des employé(e)s aux différents réseaux et établissements d’une organisation.
Les sujets abordés dans cet article sont :
Définir le/les établissement(s) où l’employé(e) travaille
Personnaliser l’accès aux établissements
Définir le/les établissement(s) où l’employé(e) travaille
Renseigner un établissement principal
Au moment de l’ajout de l’employé(e) dans l’organisation, il est possible de définir à quel(s) établissement(s) il/elle va avoir accès.
L’établissement principal auquel il/elle est rattaché(e), est renseigné par défaut, à partir de l’établissement depuis lequel l’employé est ajouté.
Il peut être modifié si besoin, depuis les informations personnelles, dans la fiche de l’employé(e).
Depuis le menu Employés > fiche de l’employé(e) > puis dans les Informations personnelles : faire défiler l’écran vers le bas afin d'atteindre la section Accès aux établissements sur la page.
Pour modifier l’établissement principal : Cliquer sur la flèche à droite du nom de l’établissement, sélectionner celui auquel l’employé(e) doit être rattaché(e) dans le menu déroulant.
L'établissement principal est l’établissement auquel l'employé(e) est rattaché(e) pour la préparation de la paie.
C'est en général, le lieu où il/elle travaille la majorité du temps.
⚠️Si l’employé(e) travaille dans plusieurs établissements de l’organisation, il apparaît uniquement sur le rapport de son établissement principal.
💡 Si l’employé(e) a besoin d’un accès à d’autres établissement(s) du groupe**, l’établissement principal n’a pas besoin d’être modifié. Les autres établissements peuvent être ajoutés dans la liste des établissements secondaires** de l’employé(e) pour qu’il/elle puisse y accéder.
Renseigner le/les établissement(s) secondaire(s)
Employés > fiche de l’employé(e) > Informations personnelles >Accès aux établissements
Quand plusieurs établissements sont actifs dans l’organisation, il est possible d’élargir l’accès des employé(e)s à un ou plusieurs de ces établissements.
Les établissements secondaires sont ceux dans lesquels l’employé(e) peut être mis à disposition et/ou pour lesquels il/elle peut consulter les plannings.
Pour ajouter un établissement secondaire à la liste des accès de l’employé(e), cliquer sur le menu déroulant à droite de l'écran.
Personnaliser l’accès aux établissements
Une fois que l’employé(e) a été rattaché(e) à son ou ses établissement(s) ses accès sont personnalisables concernant : le niveau de permission, l’affichage au planning et l’affectation à une ou plusieurs équipe(s).
L'épingle bleue à gauche indique que l'établissement principal de l’employé(e) est Margaux Shop, les deux autres sont donc des établissements secondaires.
Le(s) niveau(x) de permission(s)
A côté du nom de l’établissement (principal ou secondaire), vous pouvez définir le niveau de permission que possède l’employé(e) .
Dans cet exemple : l’employé(e) a une permission d’Employé standard dans l‘établissement Margaux Shop, une permission de Lecture seule avancée dans le Restaurant Falafel et une permission de Master avancé au Bar à sieste. L’employé(e) n’aura donc pas les mêmes droits selon les établissements.
Afficher l’employé(e) au planning, ou non
A droite du niveau de permission, vous pouvez choisir si l’employé(e) sera visible ou non sur le planning de l’établissement.
Si l’affichage au planning est activé, l’employé(e) apparaît sur le planning de l’établissement et peut donc avoir des shifts.
Quand l'option est désactivée, l’employé(e) n’a pas de shift sur le planning : il ne travaille pas dans l’établissement. S’il est manager, il peut donc consulter ou créer les plannings de l’établissement, sans y apparaître.
⚠️Si l’employé(e) était affiché sur le planning de l’établissement, il continue d’apparaître tant qu’il a des shifts sur ce planning.
Affecter l’employé(e) à une ou plusieurs équipe(s)
L’employé(e) peut être affecté à une ou plusieurs équipe(s), dans chaque établissement(s).
L’affectation à une équipe est utile pour définir l’accès aux données, dans le paramétrage des permissions, pour créer des roulements si votre Convention collective le prévoit, ou pour filtrer la vue des employés sur le planning.
Pour savoir comment créer une équipe, consultez cet article 👉 créer des équipes de travail
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