Les sujets abordés dans cet article sont :

👉 Créer, utiliser et supprimer des modèles, pour faciliter la planification.

💡Un shift : est une plage horaire de travail durant laquelle l’employé(e) va travailler.

Un shift de travail peut être créé via l’onglet Planning, depuis la vue jour, semaine ou mois.

Quelle que soit la vue, une fenêtre d’ajout d’un shift de travail apparaît à l’écran, qui permet de renseigner en détail les données du shift.

Les options disponibles ensuite dans cette fenêtre sont les mêmes en vue jour, en vue semaine ou en vue mois. La vue semaine est utilisée comme référence pour cet article.

La fenêtre d’ajout d’un shift propose d’abord de créer un shift de travail : ajuster les horaires du shift, définir le poste correspondant, ajouter un poste, ajouter un temps de pause, ajouter une note, ajouter une tache et répliquer le shift sur d’autres jours de la semaine.

💡 Il est possible de taper sur la touche "Entrée" pour ajouter un shift lorsque la fenêtre de création de shift est ouverte et toutes les informations obligatoires renseignées.

👉 Retrouvez dans cet article comment planifier un shift d’absence

Les informations indispensables pour créer un shift de travail sont : les horaires de début et de fin et le poste de travail.

👉 Configurer les postes

Une pause est toujours renseignée en minutes : s’il n’y a pas de pause prévue, la valeur renseignée est nulle.

⚠️ Le temps de pause défini dans le shift de travail, peut être inclus, ou exclu du temps de travail rémunéré, selon les paramètres définis dans l’établissement. ⚠️ Il n’est pas possible de créer un shift de travail avec une arrivée ou un départ en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement.

👉 Définir les règles de fonctionnement de l’établissement

Si l’employé(e) travaille en coupure, avec deux shifts de travail sur la même journée, il est possible de créer les deux shifts en même temps, à partir de la fenêtre d’ajout du shift : cliquer sur + Ajouter un autre shift en bas de la fenêtre.

Une fois le ou le(s) premier(s) shift(s) créé(s) depuis la fenêtre d’ajout, un ou plusieurs autre(s) shifts(s) peuvent être ajouté(s) sur la même journée depuis la case du planning.

En passant votre souris, en bas à droite du shift planifié, 3 points apparaissent. Cliquer sur les 3 points pour ajouter un shift en cliquant sur +

⚠️ Cette fonctionnalité n’est pas disponible en vue jour. Si vous souhaitez ajouter d’autres shifts en vue jour, vous devez cliquer à nouveau sur une case du planning.

💡Il est possible de répliquer la même journée sur plusieurs jours de la semaine en sélectionnant les journées dans “répéter le shift”

💡 Il est également possible d’attribuer un même shift de travail ou une même absence à plusieurs employé(e)s en même temps en sélectionnant les employé(e)s souhaités directement depuis le shift/absence en vue Poste :

Il est possible d’afficher ou non les horaires de l’employé(e) sur un shift de travail. Cette option doit être activée dans les options d’affichage du planning > cliquer sur les 3 points en haut à droite du planning > choisir Options d’affichage dans le menu déroulant > personnaliser l’affichage des shifts

👉 En savoir plus sur les options d’affichage du planning

Pour cacher les horaires du shift : cliquer sur l’œil à côté de l’horaire, et/ou à côté de la durée du shift.

Une note peut être ajoutée sur le shift de travail.

Celle-ci n’est pas visible à l’impression du planning, mais l’employé(e) peut la voir depuis son planning sur un ordinateur et sur l’application. La note est également visible sur la feuille d’heures individuelle de l’employé(e).

💡Si vous utilisez l’option badgeuse, vous pouvez également ajouter une note depuis cet onglet, à droite de la ligne correspondant au shift. Cette note sera visible sur le shift depuis le planning.

Une fois le shift créé, il est possible de le déplacer sur une autre journée ou bien de le copier, pour le dupliquer.

En passant la souris sur le shift une main blanche apparaît : cliquer et maintenir le clic, en déplaçant la souris.

Sur les autres cases du planning, deux mentions apparaissent : déplacer / copier > Le fond bleu correspond à l’option choisie. Aller vers la gauche ou vers la droite avec la souris pour choisir de déplacer ou de copier le shift.

⚠️ Il n’est pas possible de faire glisser un shift pour le déplacer ou le copier en vue Mois.

Une ligne entière de shifts peut être déplacée d’un(e) employé(e) A à un(e) employé(e) B.

Passer la souris à gauche de la ligne de shifts, au niveau du nom de l’employé(e) A : deux flèches bleues et une main blanche apparaissent. Cliquer sur les flèches bleues puis déplacer la ligne jusqu’à celle de l’employé(e) B.

Pour supprimer un shift planifié, passer la souris en bas à droite du shift sur le planning. Cliquer sur les 3 points qui s’affichent, puis sur la poubelle rouge.

💡Il est également possible de supprimer tous les shifts planifiés sur une semaine, pour un(e) ou plusieurs employé(e)s en même temps > depuis les 3 points en haut à gauche du planning > Effacer les shifts de la semaine.

👉 En savoir plus sur les outils du planning

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