Utiliser le compteur d’heures des employés

Cet article explique comment suivre et modifier les heures, dans le compteur d’heures d’un(e) employé(e).

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Écrit par Molka
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Les sujets abordés dans cet article sont :

  • Conditions nécessaires pour activer le compteur d’heures

  • Suivre le compteur d’heures

  • Modifier le compteur d’heures

Les compteurs d’heures, permettent de suivre de semaine en semaine, les heures travaillées, en plus ou en moins par les employé(e)s, dans le cadre de la compensation des heures supplémentaires.

Pour savoir comment paramétrer les compteurs d’heures dans l’établissement, consulter cet article 👉 Paramétrer les compteurs d’heures


Conditions nécessaires pour activer le compteur d’heures

Pour activer le suivi des heures travaillées par un(e) employé(e), en plus ou en moins de sa base contractuelle, grâce au compteur d’heures, il faut :

  • Que la compensation des heures supplémentaires soit activée (avec ou sans majoration) dans les paramètres de l’établissement

  • Que le contrat renseigné dans la fiche de l’employé(e) > dans Données contractuelles & salariales > contienne un volume d’heures travaillées par semaine, ou un nombre de jours travaillés à l’année.

💡Bon à savoir : les employés en contrat Forfait jour, peuvent avoir un compteur actif. Dans ce cas, on ne parle pas de compteur d’heures, mais de compteur de jours travaillés.

💡 Les heures supplémentaires sont calculées à la semaine, du lundi au dimanche, en fonction de la base hebdomadaire prévue dans le contrat de travail de l’employé(e).

Le solde du compteur correspond au nombre d’heures travaillées et absences incluses dans le compteur - le volume hebdomadaire contractuel. Ce solde est cumulé chaque semaine, pour moduler le temps de travail de l’employé(e)

⚠️ Un employé en contrat EXTRA ne peut pas avoir de compteur d’heures sur sa fiche, car il n’a pas de volume d’heures travaillées par semaine dans son contrat.

Lorsque la compensation des heures supplémentaires est activée dans les paramètres de l’établissement, tous les employés dont le contrat prévoit un volume d’heures travaillées par semaine, ont un compteur actif sur leur fiche.

💡Lorsqu’un(e) nouvel(le) employé(e) est ajouté son compteur d’heures est automatiquement activé au dimanche précédant la date de début du contrat.

⚠️ Si l’employé(e) n’a pas de contrat ou un contrat sans date de début, son compteur n’est pas initialisé automatiquement. Dans ce cas il faudra choisir manuellement la date d’initialisation du compteur dans la fiche de l’employé(e).

💡 Il est possible de modifier la date d’initialisation du compteur de l’employé(e) directement depuis sa fiche. Pour cela, se rendre dans la fiche de l’employé(e) > Historique / Compteurs > Compteur d’heures.


Suivre le compteur d’heures

Une fois le compteur activé, il est possible de suivre heures supplémentaires (ou le nombre de jours travaillés pour les employé(e)s en forfait jour) semaine par semaine.

Depuis le planning

Depuis la vue semaine ET employés, sur le planning, le solde d’heures cumulées dans le compteur de l’employé(e) peut être suivi semaine après semaine > A droite du planning > Cliquer sur Compteurs.

Le solde indiqué en orange, correspond au nombre d’heures supplémentaires cumulées par l’employé(e) à la fin de la semaine consultée sur le planning. Il dépend directement du cumul des heures supplémentaires des semaines précédentes, et des shifts de travail et d’absence, planifiés sur la planning de la semaine.

💡La planification des shifts de la semaine, peut ainsi être pensée en réponse au solde du compteur tout à droite de la page : pour faire rattraper des heures en moins, ou récupérer des heures en plus, si besoin.

⚠️ Le solde du compteur, consultable sur la droite du planning, ne peut pas être modifié manuellement depuis le planning. Pour le modifier, il faut aller dans la fiche de l’employé(e) ou depuis le rapport.

⚠️ Lorsque le solde du compteur est modifié depuis la fiche de l’employé(e) ou depuis le rapport, il est modifié pour la fin de la semaine sélectionnée. Le nouveau solde du compteur est lisible sur la semaine qui suit depuis le planning.

Depuis la fiche de l’employé(e)

Le solde des heures travaillées en plus ou en moins par un(e) employé(e) peut être suivi depuis la fiche de l’employé(e) > Historique/Compteurs > Compteur d’heures

Depuis la semaine d’initialisation du compteur, celui-ci permet de suivre en détail chaque semaine :

1/ le total d’heures travaillées & absences de l’employé(e)

2/ les heures d’absences à retirer du compteur (celles-ci sont définies dans les paramètres de l’établissement > Absences)

3/ le volume horaire hebdomadaire, renseigné dans son contrat

4/le total des heures cumulées dans le compteur avant modification = (1 - 2) - 3

5/ les modifications manuelles du compteur si besoin

6/ le solde du compteur d’heures après modification, s’il y en a eu = 4 - 5

Lorsque la compensation des heures supplémentaires est activée avec majoration, dans les paramètres de l’établissement : les heures supplémentaires sont majorées dans le total du compteur d’heures.

Le compteur d’heures comporte alors une nouvelle ligne, entre le volume horaire hebdomadaire et le total des heures cumulées dans le compteur, avant modification : + Total d’heures en plus avec majoration.

On peut lire deux valeurs sur cette ligne : le total des heures supplémentaires de la semaine en grand + le total des heures à ajouter après majoration entre parenthèses.

Par exemple ci-dessus : L’employé à travaillé 42.5 h, pour une base contractuelle de 35h = soit 7,5h supplémentaires. En convention HCR les heures supplémentaires sont majorées à 10% jusqu’à 39h, puis à 20% jusqu’à 43h.

  • Pour les 4 heures effectuées sur la tranche 35h-39h, il y a : 4 x 10% = 0,4

  • Pour les 3,5 heures effectuées sur la tranche 39h-43h, il y a : 3,5h x 20% = 0,7

Il faut donc ajouter 1,1h aux 7,5h supplémentaires. Cette valeur est indiquée entre parenthèses, sous le nombre d’heures à majorer.

💡Bon à savoir

  • La semaine d’initialisation du compteur de l’employé(e) est indiquée avec un * bleu à côté du numéro de la semaine.

Avant cette semaine, les heures travaillées en plus ou en moins, de la base hebdomadaire du contrat, ne sont pas cumulées dans le compteur. Cette date ne peut pas être modifiée : si des modifications doivent être faîtes, elle peuvent l’être depuis la modification manuelle du compteur, après la date d’initialisation.


Modifier le compteur d’heures

Le solde du compteur d’heures supplémentaires, peut être modifié manuellement pour plusieurs raisons : une erreur a été commise sur la semaine d’initialisation du compteur, l’historique des heures supplémentaires n’a pas été renseigné à l’activation du compteur, des heures supplémentaires ont été payées à l’employé(e), l’employé(e) a commencé son contrat au milieu d’une semaine.

Depuis la fiche de l’employé(e)

Lorsqu’il s’agit d’une modification occasionnelle, pour un(e) employé(e) : le compteur peut être modifié depuis la fiche de l’employé(e) > Historique/compteurs > Compteur d’heures

Sur la ligne Modifications manuelles du compteur > Choisir une semaine de modification, puis cliquer sur 0 dans la case correspondante.

Une fenêtre s’affiche, dans laquelle sont indiqués :

  • Le solde du compteur d’heures à la fin de la semaine sélectionnée

  • le nombre d’heures à ajouter ou à enlever du compteur : cette valeur est renseignée en décimales ( 1h30 = 1.5, 1h15 = 1.25 …). 💡 pour retirer des heures du compteur, ajouter un - devant la valeur à retirer

  • le solde du compteur d’heures après modification, à la fin de la semaine sélectionnée.

Le solde du compteur modifié apparaît sur la dernière ligne du compteur : Compteur d’heures après modification manuelle.

⚠️ Une fois la modification validée, elle ne peut pas être annulée. Il faut refaire une modification dans le sens inverse, pour retrouver le solde du compteur avant modification.

⚠️ Si une nouvelle modification doit être faite, une fois la première modification validée, le solde du compteur d’heures à la fin de la semaine sélectionnée est le solde déjà modifié. Il faut donc ajouter ou ajouter les heures à partir de ce dernier total.

Depuis le rapport

Si la modification du compteur concerne plusieurs employé(e)s au même moment, elle peut être faite depuis l’onglet Rapport > Mettre à jour les compteurs

Cette opération est utile, lorsque plusieurs employé(e)s ont des soldes erronés en début de période, ou lorsque les heures supplémentaires ont été payées en partie ou totalement.

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