Pourquoi est-ce important ?
Paramétrer les règles de la badgeuse est essentiel pour garantir le suivi précis des horaires de travail et simplifier la gestion des présences. Cela assure une rémunération correcte en fonction des heures travaillées et aide à prévenir les litiges concernant les retards ou les départs anticipés.
L’accès aux paramètres de la badgeuse est possible depuis l’espace en ligne : Paramètres de l’établissement > Règles badgeuse.
Comment configurer les règles de la badgeuse ?
Paramètres de l’organisation
Mise au réel : Ces règles permettent de pré-remplir automatiquement la colonne “shift rémunérés” de votre onglet Badgeuse lorsque vous validez les journées de badge.
⚠️ Important :
en aucun cas les heures de badges de vos employés sont modifiées directement ; seuls les heures que vous souhaitez retenir pour la mise au réel du planning et l’envoi en paie sont impactés par ces changements.
avant d’appliquer ces règles, assurez-vous que vos employés en sont informés par écrit pour vous protéger contre toute réclamation.
Pour configurer les règles de mise au réel, rendez-vous dans Paramètres > Paramètres Badgeuse > Règles de mise au réel, puis suivez les étapes ci-dessous.
Paramétrez les règles d'arrivée et de départ
Définissez comment le shift rémunéré doit être pré-rempli. Vous avez trois options :
Retenir l'heure prévue,
L'heure badgée,
Ou l'heure prévue avec tolérance (10-15 min selon votre politique).
Exemple : si l'employé devait arriver à 9h mais arrive à 9h07, vous pouvez retenir 9h (heure prévue), 9h07 (heure badgée), ou 9h (si votre tolérance est de 10 min).
⚠️ Points clés à retenir :
La tolérance est limitée à 119 minutes maximum. Au-delà, une deuxième ligne correspondant à un nouveau shift est créée.
L'heure seuil est inclusive. Exemple : si la tolérance est de 10 minutes et l'employé badge à 9h10 pour un shift prévu à 9h, il est considéré comme à l'heure (9h est retenu).
Il n'est pas possible de définir une tolérance sur les arrivées en avance (seul le choix entre heure prévue et heure badgée).
Cas particulier : badge sans shift planifié. L'heure rémunérée est toujours l'heure badgée, car la notion de "retard" ne s'applique pas.
Activez l'arrondi automatique (optionnel) :
Vous pouvez arrondir les heures badgées aux 5, 10 ou 15 minutes pour faciliter les calculs en paie. Cet arrondi s'applique uniquement quand vous retenez l'heure badgée. Il concerne les heures de shifts de travail, et non les heures de pauses.
Remonter les badges : Choisir où les badges sont enregistrés (établissement principal du salarié ou celui où il a badgé).
L’arrivée et le départ d’un shift, doivent être badgés dans le même établissement, sur la même tablette.
Pour permettre aux employé(e)s de badger dans un établissement secondaire, cette option doit être activée dans les paramètres généraux de l’organisation : Paramètres de l’établissement > Paramètres généraux > Les employés(e)s peuvent badger hors site (en bas de la page).
3. Fréquence des badges : Déterminer si les employés doivent badger au début/fin de chaque shift ou une fois par série de shifts.
Paramètres de la tablette
Notifications de retard : Recevoir un SMS si un employé est en retard. Conditions nécessaires :
Tablette synchronisée et application mobile à jour.
Numéro de téléphone du manager renseigné.
Option réservée aux planificateurs standards ou avancés.
Autoriser les pauses : Permettre aux employés de badger les pauses prévues sur leur shift.
Les coupures ne sont pas considérées comme des pauses : elles doivent être badgées comme une arrivée et une sortie de shift.
Si désactivée, si l’employé(e) badge pour partir en pause, son badge sera considéré comme la fin de son shift. Il ne pourra pas badger un retour de pause.
Signatures et photos : Choisir entre la signature ou la photo de l'employé lors du badgeage.
La CNIL considère la prise de photos systématique sur les dispositifs de contrôle des horaires comme une collecte excessive des données. La mise en place de cette option doit faire l’objet d’un accord avec les employés(e)s.
Activer la possibilité de badger / débadger depuis toutes les tablettes d’un même établissement :
Cette option permet à vos employés de badger leur arrivée, leur pause et la fin de leur shift depuis des tablettes différentes au sein d’un établissement, sans avoir à revenir au point de départ.
⚠️ Avant d’activer cette option, assurez-vous que :
Vous avez une bonne connexion internet, et stable. Vos employés seront dans l’incapacité de badger en cas d’absence de connexion internet et auront un message d’erreur au moment de pointer.
Toutes les tablettes sont rattachées au même établissement Skello. Si vos tablettes sont dans des shops distincts, la synchronisation ne pourra pas se faire.
Dans l’onglet Employés > Informations personnelles :
Les employés ont bien l’option “Afficher sur le planning” activée.
Les employés amenés à badger sont bien rattachés à cet établissement, soit en établissement principal, soit en établissement secondaire.
Vous avez bien mis à jour l’application Badgeuse by Skello sur le Play store ou l’ App store.
Badgeuse sur l'application mobile
Lorsque l'option Badgeuse Mobile est activée dans l'établissement, une dernière catégorie de paramètres est accessible depuis les règles de la badgeuse afin d'activer la badgeuse mobile.