Cet article présente la fonctionnalité optimisation du planning et comment l’utiliser.
Les sujets abordés dans cet article sont :
Définir les règles d’optimisation
Vérifier ma structure
Cette fonctionnalité permet de vérifier que le planning créé sur une semaine, respecte bien les règles de fonctionnement de l’établissement.
⚠️ Le planning ne va pas être créé en fonction de règles prédéfinies : l’utilisation de cette fonctionnalité se fait après la création du planning, pour vérifier qu’il est conforme aux règles de fonctionnement de l’établissement, ou pour le modifier s’il ne l’est pas.
💡L’option Smart Planner, permet quant à elle de créer un planning automatiquement, en fonction de règles définies en amont. 👉 En savoir plus sur l'utilisation de l'assistant Smart Planner.
Pour accéder à l’optimisation du planning, depuis la vue semaine du planning, cliquer sur les trois points en haut à droite > choisir Optimiser mon planning dans le menu déroulant.
Définir les règles d’optimisation
Plusieurs types de règles peuvent être définis, pour vérifier ensuite que le planning créé les respecte, ou pour savoir quoi modifier si ce n’est pas le cas.
Les règles de structure
Les règles de structure, permettent de vérifier que le planning respecte certaines contraintes et exigences de fonctionnement :
Prise en compte des disponibilités ou indisponibilités des employé(s)s
Prise en compte des repos journaliers des employé(s)
Éviter les heures supplémentaires
Encadrer le temps de travail des employé(e)s : amplitude et/ou durée maximum de travail par jour, durée minimum de travail, vérification du nombre d’employés shiftés pour chaque poste.
Cocher les règles qui doivent être respectées sur le planning, pour vérifier ensuite la structure du planning en fonction.
Les règles de postes
Ces règles permettent de définir le nombre de postes dont vous avez besoin par jour et par heures (par exemple : je souhaite avoir 4 serveurs du lundi au samedi entre 11h et 15h).
En cliquant sur la flèche à côté du nom de chaque poste, un tableau recense le nombre de postes souhaité par heure et par jour de la semaine.
Il est possible de définir la structure du planning poste par poste, pour ensuite calculer la correspondance avec les shifts planifiés.
Ou d’utiliser un modèle de planning enregistré, pour imposer la même structure que ce modèle sur le planning de la semaine.
Double cliquer sur la case à renseigner, pour saisir le nombre de postes souhaité par heure et par jour de la semaine.
Après avoir ajusté le nombre de postes souhaité par heure et par jour de la semaine, enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton situé en bas du tableau.
Les règles de performance
Ces règles permettent de définir quelle est la performance souhaitée sur la semaine, en renseignant
un CA prévisionnel pour la semaine
le pourcentage en dessous duquel doit être le ratio masse salariale/ CA de la semaine
Il est également possible de comparer les heures disponibles et les heures prévues sur le planning, pour analyser le remplissage du planning sur la semaine.
Vérifier ma structure
Une fois les règles d’optimisation définies, la structure du planning créé peut être vérifiée.
Cliquer sur le bouton Vérifier ma structure en bas de l’onglet d’optimisation du planning.
L’outil calcule les correspondances et les possibles anomalies, par rapports aux règles qui ont été définies plus haut.
Lorsqu’une anomalie est détectée, elle est mise en avant en rouge. Cliquer sur la flèche à côté de l’intitulé de l’anomalie, pour en connaître le détail et pouvoir modifier le planning en fonction.
💡Cette fonctionnalité permet de vérifier que le planning répond de façon optimale, aux contraintes de fonctionnement et aux objectifs de performance de l’établissement. Le planning, une fois vérifié et corrigé, peut être enregistré comme modèle pour être réutilisé.
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