Comprendre l’utilité de la ligne de shifts non-assignés sur le planning. Savoir comment l’activer et l’utiliser, ou la désactiver.
Cet article présente comment :
Activer ou désactiver les shifts non assignés
Utiliser les shifts non assignés
Pour savoir comment enregistrer et utiliser des modèles de plannings, consulter 👉 cet article
Activer ou désactiver les shifts non-assignés
L’affichage de la ligne de shifts non-assignés sur le planning est une option, qui peut être activée ou désactivée, selon les besoins.
💡 Son affichage est activé par défaut lors de la création d’un nouvel établissement.
Pour activer et désactiver l’affichage de cette ligne non-assignés sur le planning :
cliquer sur les trois points en haut à droite du planning
choisir “options d’affichage” dans le menu déroulant
cocher l’option "Afficher les shifts non assignés".
⚠️ Une fois activée, la ligne est visible par toutes les personnes qui ont accès à la planification dans l’établissement.
⚠️ Si des shifts restent planifiés comme non assignés, la ligne continue d’apparaître, même si elle est désactivée dans les options d’affichage. Elle disparaît quand plus aucun shift n’est planifié sur la ligne.
La ligne s’affiche en haut du planning, en vue jour et semaine. Des shifts peuvent y être créés comme des shifts de travail ou d’absence sur les lignes des employé(e)s : en ajoutant des horaires et un poste.
⚠️ La ligne de shifts non-assignés apparaît quand on utilise la vue Employés du planning. Elle n’est pas affichée lorsqu’on utilise la vue Postes.
Utiliser les shifts non assignés
Les shifts non-assignés sont des shifts qui ne sont attribués à aucun(e) employé(e) de l’établissement, mais permettent de prévoir les besoins en shifts de la période (journée ou semaine).
Il est également possible de déplacer le shift de la ligne non-assignés vers la ligne de l’employé(e) pour être assigné.
En se positionnant à gauche de la ligne, il est possible de déplacer toute la ligne des shifts non assignés d’un coup vers un(e) employé(e).
Depuis le planning il est possible de déplacer un shift d’un employé à la ligne des non assignés en cliquant directement sur les trois petits points en bas à droite du shift puis sur l’icône de bonhomme.
Les shifts non-assignés sont très utiles pour les structures dont les plannings sont changeants : ils permettent de voir les besoins de la semaine et de s’assurer qu’ils sont respectés.
💡 Bon à savoir :
Si une demande d’absence est validée pour un(e) employé(e), alors qu’il y avait des shifts de présence déjà planifiés, les shifts de présence sont basculés sur la ligne des shifts non assignés, quand elle est activée.
Lorsqu’un modèle de planning est utilisé alors qu’un(e) des employé(e)s est maintenant archivé(e), les shifts de l’employé(e) archivé(e) sont basculés sur la ligne des shifts non-assignés.
Lorsqu'un(e) employé(e) est archivé(e), ses shifts prévus dans le futur sont automatiquement déplacés dans la ligne des non assignés.
Lorsqu’un ou plusieurs shift ne peuvent pas être placés à cause d’une alerte bloquante, ils sont basculés sur la ligne des non assignés.
Il existe deux manières d’utiliser les shifts non-assignés :
Créer les shifts directement dans la ligne non-assignés, en fonction des besoins de la semaine, pour ensuite les faire glisser sur les lignes des employé(e)s en fonction de leurs disponibilités.
Partir d’un modèle de planning, qui recense déjà les besoins de l’établissement sur une semaine type, et le convertir en shifts non assignés, pour ensuite répartir les besoins différemment sur les lignes des employé(e)s. Cliquer sur les 3 points en haut à droite du planning > Choisir “créer à partir d’un modèle” dans le menu déroulant > Sélectionner le modèle > choisir de convertir en shifts non-assignés. Cette action peut être reproduite sur plusieurs semaines.
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