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Gérer les disponibilités et indisponibilités des employés
Gérer les disponibilités et indisponibilités des employés

Planifier les disponibilités des employés, accepter ou refuser les demandes, visualiser les disponibilités sur le planning

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Écrit par Molka
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Les sujets présentés dans cet article sont :

  • Faire et accepter une demande de disponibilité

  • Renseigner les disponibilités des employé(e)s

  • Visualiser les disponibilités sur le planning

💡Dans le cadre de l’option Smart Planner, les disponibilités des employé(e)s peuvent être prises en compte pour créer les plannings.

💡Bon à savoir : dans cet article et sur la plateforme, on parle de disponibilités au sens générique, pour aborder les disponibilités ET indisponibilités des employé(e)s.


Faire et accepter une demande de disponibilité

Depuis l’application mobile ou depuis leur espace en ligne, les employé(e)s peuvent indiquer à quelles dates et quels horaires ils sont spécialement disponibles ou indisponibles, pour que ces informations soient prises en compte lors de la planification.

Cette action doit être autorisée dans la permission des employés pour qu’ils puissent y accéder 👉 configurer les permissions

Depuis l’application mobile

Cliquer sur le logo Demandes en bas de l’écran > Disponibilités > cliquer sur le + en bas à droite de l’écran pour saisir une nouvelle demande.

Depuis l’espace en ligne

Cliquer sur la flèche à côté des deux initiales en haut à droite de l’écran : choisir “Mes demandes” dans le menu déroulant > Demandes de disponibilités > Cliquer sur Ajouter une disponibilité à droite de l’écran pour saisir une nouvelle demande.

Faire une demande de disponibilité

  1. La demande peut être faite de façon

  • exceptionnelle : l’employé(e) est disponible ou indisponible un seul jour durant une plage horaire définie.

  • récurrente : l’employé(e) sera disponible ou indisponible chaque semaine, le même jour, durant la plage horaire définie.

⚠️ Par défaut les demandes sont proposées comme exceptionnelle depuis l’application mobile et depuis l’espace en ligne.

Si la demande est récurrente,

  • le bouton “demande exceptionnelle” doit être décoché sur l’application

  • sélectionner l’onglet Récurrente au moment d’ajouter une disponibilité

  1. L’employé(e) indique s’il s’agit d’une demande de disponibilité ou indisponibilité

  2. Il/elle choisit la date, l’heure de début et l’heure de fin, du créneau durant durant lequel il/elle est disponible ou indisponible.

  3. L’employé(e) valide sa demande pour qu’elle soit ensuite acceptée ou refusée par son manager, qui reçoit la demande par mail et par notification.

Accepter une demande de disponibilité

Le manager reçoit la demande de disponibilité de l’employé(e) par mail, et peut l’accepter sur son application et/ou sur son espace en ligne.

  • Sur l’application : la demande est accessible depuis l’onglet “Demandes” > En attente

  • Sur l’espace en ligne : cliquer sur la flèche à côté des initiales, en haut à droite de l’écran > choisir “mes demandes” dans le menu déroulant.

Le manager peut consulter les demandes en attente de validation et valider ou refuser la demande.

⚠️ Une demande validée peut ensuite être refusée, et vice versa.


Renseigner les disponibilités des employé(e)s

En tant que manager, il est possible de renseigner les disponibilités/indisponibilités des employé(e)s, sans qu’ils/elles aient besoin d’en faire la demande.

Depuis la fiche de l’employé(e) > cliquer sur le bouton Disponibilités

L’ajout d’une disponibilité via la fiche de l’employé, se fait de la même façon qu’une demande.

  1. Choisir s’il s’agit d’une disponibilité récurrente ou exceptionnelle

  2. Choisir s’il s’agit d’une disponibilité ou indisponibilité

  3. Indiquer la date et/ou le jour, ainsi que la plage horaire concernés.

Cliquer sur le bouton Valider en bas à droite, pour ajouter la/les disponibilités renseignées.

Une disponibilité peut être modifiée ou supprimée à tout moment. Pour supprimer la disponibilité, cliquer sur l’icône 🗑️

Plusieurs disponibilités ou indisponibilités peuvent être renseignées sur la même journée.


Visualiser les disponibilités sur le planning

Une fois renseignée, ou acceptée, la disponibilité de l’employé(e) est visible sur le planning, pour aider la planification des shifts de travail.

💡Les disponibilités sont identifiables en vert et les indisponibilités en rouge.

💡Les disponibilités ont une valeur d’information sur le planning, pour aider dans la création des plannings, mais elles ne peuvent pas obliger ou empêcher la création de shifts.

Il est toujours possible de planifier des shifts de travail ou d’absence sur les disponibilités visibles depuis le planning.

Au moment de la création d’un nouveau shift, les disponibilités ou indisponibilités des employé(e)s sont précisées pour information.

Une fois le shift créé, les disponibilités sont identifiables grâce à un triangle, vert ou rouge, en haut à droite du shift.

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