Una encuesta es una herramienta relevante que le otorga voz a los miembros de tu compañía, pero el éxito del proceso esta supeditado a diferentes instancias que muchas veces no son consideradas por quienes las generan. Por este motivo es fundamental conocer los pasos claves, una vez que decidimos lanzar una encuesta.
Paso 1: Definir el público target y las preguntas/afirmaciones que se utilizaran.
Muchas encuestas fallan porqué no se obtienen los respuestas que necesitamos conocer. Esto se debe a que no se considera previamente a qué público se destina (si se destina a toda la compañía, a un departamento, a un grupo específico, etc) ni se tiene en cuenta que es necesario considerar las preguntas que se incorporan.
Luego diseña tu encuesta con cualquiera de las opciones disponibles en Slik.
Paso 2: Definir la estrategia a seguir.
Antes de lanzar la encuesta es importante considerar previamente los siguientes aspectos:
Cronograma y frecuencia: Definir las fechas de comunicación del lanzamiento teniendo en cuenta el calendario de comunicaciones de la compañía. Una vez definido esto, armar un esquema que incluya los plazos, la frecuencia y las fechas para revisar los resultados.
Funciones y responsabilidades: Es importante definir quien realizara el seguimiento y con que periodicidad. Asimismo, siempre es importante establecer ciertos Stakeholders que nos ayuden a validar la importancia del proceso.
Comunicación: La comunicación es el principal aliado, por lo que es clave tenerla en cuenta. La bajada recomendada del proceso es el siguiente:
1. Anticipo a los líderes: Emitir un comunicado, idealmente firmado por el número 1 de la compañía, para todos los líderes de la organización con el objetivo de generar compromiso con el proceso.
2. Comunicado de sensibilización: Comunicar por medio del responsable de RRHH a todos los líderes (y stakeholders) de la organización, convocándolos a reuniones donde se les informe sobre las particularidades del proceso.
3. Anticipo general para los participantes de la encuesta: Este comunicado se recomienda que también lo haga el número 1 de la empresa, a todas las personas que serán invitadas a responder la encuesta, con el objetivo de hacer una comunicación abierta y formal sobre el lanzamiento del proceso.
4. Información previa a los participantes: Esta debería ser enviada desde RRHH para todas las personas invitadas a responder la encuesta, con el fin de comunicar aspectos básicos del proceso antes de recibir el link de acceso a la misma.
5. Correo automático enviado por Slik: Es el correo que se envía desde la plataforma de Slik a los colaboradores, invitándolos a ingresar a responder la encuesta.
Paso 3: Monitorear y definir.
Siguiendo el cronograma definidido previamente, debemos contemplar si el porcentaje de respuesta esta siguiendo el curso esperado, de lo contrario, se deberá reforzar la comunicación a través de recordatorios y apoyarse en el mensaje con los los líderes y stakeholder.
Paso 4: Cerrar y analizar.
En este paso debemos analizar los resultados obtenidos, los cuales nos permitirán interpretar de forma inmediata el pulso de la compañía, la manera en la que piensa y siente la gente.