Dans Smartevo, une production se crée depuis le module Production d'un projet, puis se complète volet par volet : description, lieux, programme, ressources humaines et matérielles, logistique, feuille de route et compte rendu.
Accéder à la production d'un projet
Il y a deux façons d'accéder à la production d'un projet :
depuis la page résumé du projet, en cliquant sur « Production » ;
depuis « Projet sélectionné », en survolant le projet puis en cliquant sur « Production ».
Cliquer ensuite sur « Créer une production » pour accéder à l'ensemble des champs à renseigner.
Associer une tâche à une production
Dans la section « Tâche associée », vous pouvez créer une tâche liée à la production. Le type de tâche par défaut est « Production ».
Cliquer sur « + Nouvelle tâche ».
Nommer la tâche : ce nom devient celui de la production.
Le reste des champs à renseigner (date de fin, ressources, etc.) est identique à la création d'une tâche classique : voir l'article Créer une tâche.
Une fois les champs complétés, cliquer sur enregistrer.
Renseigner la description
Renseigner le titre.
Renseigner le contexte.
Ajouter un ou plusieurs contacts clients (nom, prénom, fonction, téléphone, email).
Renseigner les points particuliers.
Renseigner les lieux
Renseigner le lieu de production principal : nom du lieu, adresse du lieu, contact.
Ajouter un autre lieu via « Autres lieux », si besoin.
Renseigner le programme
Ajouter une date.
Détailler le déroulé horaire par horaire (par exemple : 9h-10h accueil, 10h-11h habillage).
Sélectionner des mentions complémentaires, si besoin.
Ajouter des heures supplémentaires, si besoin.
Gérer les ressources humaines
Les ressources internes affectées aux tâches planning se créent depuis une tâche planning associée à la production.
Ajouter des ressources internes de l'équipe projet, si besoin.
Sélectionner le rédacteur du compte rendu.
Ajouter des ressources externes (nom, prénom, fonction, téléphone, email).
Ajouter des prestataires externes (société, contact, coordonnées, email, informations complémentaires).
Gérer les ressources matérielles
Les ressources matérielles affectées aux tâches planning se créent depuis une tâche planning associée à la production. Il est également possible d'ajouter des ressources externes, en renseignant leur description, leur type, leur fournisseur, ainsi que leur date et heure de début et de fin.
Renseigner la logistique
Ajouter un ou plusieurs transports (moyen de transport, lieu de départ, lieu d'arrivée).
jouter un ou plusieurs repas (type, information).
Ajouter un ou plusieurs hébergements (dates d'arrivée et de départ, type de logement, nom, adresse, téléphone, référence, occupant).
Renseigner d'autres consignes, si besoin.
Finaliser la feuille de route
Cliquer sur « Terminer l'édition de la production ».
Déposer la feuille de route signée.
Exporter la feuille de route ou notifier l'équipe, si besoin.
Rédiger le compte rendu
Renseigner les observations générales, logistiques et techniques.
Renseigner les personnes présentes.
Renseigner les réglages caméra (modèle, profil, cadence, définition, codeur) pour chaque caméra utilisée.
Importer des fichiers ou ajouter des liens, si besoin.
Cliquer sur « Valider le compte rendu ».