For at opnå det fulde potentiale af en online vagtplan, er det nødvendigt at gøre den synlig for dine medarbejdere. Det gør du ved at trykke "Frigiv vagtplanen"

Tryk på den grønne knap ude i højre side, hvor der står "Frigiv vagtplanen".

Herefter kommer der et popup-vindue, hvor Smartplan fortæller dig, at du er ved at gøre din vagtplan synlig for dine medarbejdere.

Her kan du vælge, om dine medarbejdere skal have en notifikation om, at der er kommet en ny vagtplan. Det vil kun være de medarbejdere, som er med i vagtplanen eller som har mulighed for at tage ledige vagter i vagtplanen, som vil få en notifikation.

Du vil også blive gjort opmærksom på, hvis vagtplanen indeholder regelbrud og konflikter. Du kan godt frigive vagtplanen selv den indeholder regelbrud. Dog kan du ikke frigive vagtplanen, hvis den indeholder konflikter, hvilket betyder, at nogle medarbejdere har to vagter i samme tidsrum.

Du kan evt. læse, hvordan du løser denne konflikt her: Undgå konflikter

I dette tilfælde har jeg ingen konflikter, så jeg kan trykke “Godkend og frigiv”.

Planlægningsværktøjerne er nu forsvundet og din vagtplan er frigivet og synlig for medarbejderne i systemet. Nu kan dine medarbejdere se deres vagter og bytte vagter.

Læs hvordan medarbejderne bytter vagter her: Sådan virker vagtbytte

Hvis du ønsker at ændre i din vagtplan eller planlægge videre, kan du bare gå til toppen af din frigivet vagtplan og trykke "Rediger vagtplan" og derefter "Gå til planlægning".

Når du gør det, vil vagtplanen være låst, og du kan redigere og arbejde videre med vagtplanen.

Når vagtplanen er frigivet, men sat tilbage i planlægning bagefter vil vagtplanen stå som i redigering. Det betyder, at dine medarbejdere kun kan se deres vagter. De vil ikke kunne skrive beskeder eller bytte vagter. Det kan de kun gøre, når vagtplanen er frigivet.