Når medarbejderne klikker på en dag i vagtplanen, åbnes dagen:

Hvis en ansat uden admin rettigheder klikker på sin egen vagt, ser det således ud:

Her kan jeg som ansat vælge i mellem to ting. Jeg kan enten prøve at overdrage min vagt til en kollega, eller jeg kan prøve at afsætte min vagt.

Lad os sige, at jeg vil prøve at overdrage min vagt til Jonas. Jeg trykker på Overdrag vagt:

Her vælger jeg, at jeg ønsker at overdrage vagten til Nanna. Når jeg trykker "Overdrag vagt" vil Nanna få besked om, at jeg (Hanne) ønsker at overdrage vagten til hende. Hvis hun accepterer overdragelsen, vil Nanna fremgå som den nye ejer af vagten.

I nogle tilfælde ønsker en medarbejder blot at blive afløst. De vil ikke spørge en specifik kollega. I disse tilfælde kan man blot trykke på Afsæt vagt i stedet. Herefter vil det fremgå af vagtplanen, at man ønsker at afsætte vagten, hvorefter andre ansatte kan tage vagten.

Når en kollega til Hanne klikker på dagen, kan vedkommende gå ind og tage vagten:

Vagtbytte kan altså enten ske via overdragelse af en vagt, eller ved at en vagt ønskes afsat. Begge måder betyder, at man som ansat ikke kan løbe fra en vagt. Man vil altid stå på en vagt, indtil en kollega har accepteret en overdragelse, eller hvis en kollega har taget en vagt, man forsøger at afsætte.

Hvis en kollega har ønsket at overdrage sin vagt til dig, vil du kunne se det under "Min Profil":

Du kan enten vælge at acceptere eller afvise vagtbyttet.

Du kan samtidig også se, hvem vagtbyttet mangler godkendelse fra. I mit eksempel mangler vagtbyttet godkendelse fra Sjanne (min bruger) og en administrator.

Når du trykker "Accepter vagtbytte" og vagtbyttet ligeledes er godkendt af administratoren, vil du kunne se det på vagtplanen.

Hvis du som administrator vil have kontrol over alle vagtbytte, kan du under "Indstillinger" -> "Smartplan Indstillinger" -> "Vagtbytte" slå det til. Du skal blot sætte et flueben ved "Vagtbytte skal godkendes af admin". :

Nu vil alle administratorer få en notifikation, når medarbejdere gerne vil lave et vagtbytte. Herefter skal en administrator godkende eller afvise vagtbyttet.

Når du har sat flueben ved "Vagtbytte skal godkendes af admin" kan du også vælge, hvis det ikke skal godkendes, hvis en medarbejder byder ind på en ledig vagt. Sæt et flueben ved "Godkendelse ikke nødvendig for ledige vagter", hvis det er det, du vil:

Hvis du vælger at sætte et flueben ved indstillingen, skal det godkendes, hvis medarbejdere vil tage en ledig vagt. På den måde kan du også selv vælge, hvilken medarbejder vagten skal tildeles, hvis der er flere, der byder ind på vagten.

Husk at trykke "Gem indstillinger" når du er færdig med at ændre dine indstillinger for vagtbytte.
​

Hvis du som administrator har valgt, at vagtbytte mellem medarbejderne skal godkendes af en administrator, vil du modtage en notifikation om vagtbyttet øverst til højre.

Her kan du se, hvem der gerne vil bytte vagt og hvilken vagt/vagtplan det drejer sig om:

Du modtager først notifikationen, når begge medarbejdere har godkendt vagtbyttet. Når du trykker "Godkend"/"Afvis" vil vagtbyttet være godkendt/afvist.