Du kan oprette medarbejdere to steder i Smartplan. Ved at klikke på “Medarbejdere” i menuen, eller når du er ved at planlægge en vagtplan. Dette kapitel handler om, hvordan du gør det under medarbejdere. 

Du kan læse, hvordan du opretter medarbejdere via planlægningssiden her:

Opret medarbejdere imens du planlægger

I denne artikel kan du læse mere om:

Kig øverst på din skærm og klik på menupunktet “Medarbejdere”:

I toppen af skærmen finder du et link, der hedder “Opret ny medarbejder”:

Klik på “Opret ny medarbejder”.

Nu får du en popup frem, hvor du kan oprette din medarbejder. Det er kun to af felterne, du skal udfylde: Fornavn og jobtype. Resten kan vente til senere:

Jeg har udfyldt Hannes fornavn, og jeg har valgt, at hun besidder jobtypen “Bartender”. Listen med jobtyper kan du måske kende, fra da du oprettede din konto. Jobtyperne bruges til at fortælle, hvilken type vagt det er, og hvilke kompetencer det kræver for at tage vagten.

Du kan læse mere om, hvordan du opretter og redigerer jobtyper her:

Opret eller rediger jobtyper

E-mailen kan du udfylde, hvis du synes, du er klar til at invitere din medarbejder ind i Smartplan. Hvis du udfylder e-mailen, sender vi en invitationsmail til din medarbejder med et link til en side, hvor de kan komme ind i Smartplan. Du kan altid sende invitationen senere, når du synes, du er klar til det.

Hvis du klikker på den grønne pil ved "Ekstra information" vil du se flere muligheder for at tilføje ekstra information om din medarbejder, hvis det er nødvendigt.

Hvis I bruger Smartplan sammen med jeres lønssystem, vil du for eksempel her kunne tilføje medarbejderens lønnummer, som er det nummer, din medarbejder er registreret med i lønsystemet. Der er også mulighed for at vælge, hvilken løntype medarbejderen har.

De ekstra informationer, du har mulighed for at udfylde, er nogle, der ligger som standarder i systemet. Du har også selv mulighed for at tilføje flere felter til ekstra informationer om dine medarbejdere under Indstillinger → Smartplan indstillinger → Medarbejderinfo.

Her vil du have muligheden for at kunne tilføje flere felter til informationen om dine medarbejdere. Klik på "Tilføj felt".

Herefter kan du 1) navngive feltet, 2) vælge hvilken type information, det drejer sig om (om der skal udfyldes en tekst eller dato). Derudover skal du 3) angive synligheden. Det vil sige, at du skal angive, hvorvidt informationen kun skal være synlig for administratorerne på kontoen, eller om alle må have adgang til informationen under "Medarbejder" menupunktet. Til sidst skal du vælge, 4) hvem der har rettigheder over informationen (om informationen kun kan tilføjes/rettes af administratorer, eller om medarbejderne også selv skal kunne tilføje/ændre informationen).

I mit eksempel vil jeg gerne have, at medarbejderene selv kan tilføje deres størrelse i bukser, t-shirt og deres fødselsdato, og at denne information er synlig for alle under menupunktet "Medarbejdere".

Når du er færdig, skal du blot trykke "Gem".

Hvis jeres medarbejdere selv kan redigere i deres oplysninger, har de nu mulighed for at tilføje denne information, og ellers kan det også tilføjes af en administrator, idet medarbejderen oprettes:

Klik blot på "Gem oplysninger", når du har indtastet informationerne.

Når du er færdig med at udfylde de nødvendige informationer om din medarbejder, skal du trykke "Opret". Nu er medarbejderen oprettet. Du kan nu se, at den nyoprettede medarbejder fremgår i listen over medarbejdere.

Når du er klar til at invitere medarbejdere til Smartplan, kan du se, hvordan du gør her:

Invitér medarbejder

Øverst til højre kan du oprette en ny medarbejder, men du kan også invitere mange medarbejdere på en gang. Hvis du trykker "Inviter mange medarbejdere på én gang." vil der poppe en boks op med et link, som du kan sende til dine medarbejdere.

Med det link, kan de selv oprette deres bruger. Du behøver ikke udfylde deres informationer.

Til venstre kan du se status på, hvor mange medarbejdere du har oprettet på kontoen ud af, hvor mange medarbejdere du har til rådighed gennem dit Smartplan abonnement. I mit eksempel har jeg oprettet 9 ud af de 15 medarbejdere, som mit Smartplan abonnement tillader.

Derudover kan jeg se, at 3 af medarbejderne endnu ikke er blevet inviteret. Dette betyder, at jeg endnu ikke har udfyldt deres mail, og de er derfor endnu ikke inviteret til Smartplan. Klik på "Udfyld email og invitér dem nu.", hvis du ønsker at udfylde emailen på de medarbejdere, der endnu ikke har en email tilknyttet.

Desværre sker det nogle gange, at en medarbejder ikke modtager invitationsmailen fra Smartplan.

Medarbejderen bør altid tjekke sin spam-indbakke, da e-mails fra Smartplan nogle gange ender der.

Hvis en medarbejder stadig ikke kan finde invitationsmailen, kan en administrator sende den givne medarbejder et aktiveringslink. Administratorerne kan finde aktiveringslinket under menupunktet "Medarbejdere". Klik derefter på "Genudsend invitations email" ud for den angivne medarbejder:

Herefter vil du se muligheden for at sende invitationsmailen igen ved at klikke på "Send igen", men du vil også se et aktiveringslink, som du kan sende til din medarbejder. Dette er det samme link, som medarbejderen ville modtage i invitationsmailen. Via dette link kan medarbejderen aktivere sin bruger med deres e-mail og vælge en adgangskode: