Her er jeg gået i gang med at bemande en vagtplan og er i øjeblikket ved at sætte min medarbejder Bo på vagter. Jeg har valgt Bo i listen til højre:
Som du kan se, har jeg allerede givet Bo en vagt fredag d. 8. oktober:
Når jeg nu forsøger at sætte Bo på den ledige vagt fredag fra 8:00-15:00, kommer denne besked frem:
Hvis jeg alligevel sætter Bo på denne vagt, vil jeg nu blive informeret om, at der er en konflikt:
Så snart der er en konflikt, har du ikke mulighed for at frigive vagtplanen:
Smartplan gør dig opmærksom på, hvis din medarbejder i forvejen har en vagt i det valgte tidsrum. Men det er ikke kun i den vagtplan, du er i gang med at planlægge. Smartplan tager nemlig også hensyn til, om medarbejderen i forvejen har en vagt i en anden vagtplan.
Når jeg sætter Bo på den ledige vagt fra 14:00-21.00 om tirsdagen, bliver jeg også gjort opmærksom på, at dette konflikter med en anden vagt:
Som du kan se, står Bo ikke på nogle andre vagter om tirsdagen, og denne gang konflikter vagten derfor med en vagt, som Bo har på denne dag i en anden vagtplan.
Du kan altså altid være sikker på, at ingen medarbejdere kommer på to vagter i samme tidsrum, når du sidder og planlægger dine vagtplaner.
Dilemma, hvor konflikten opstår grundet vagtplaner i arkivet:
Vi vil her gå igennem et specifikt dilemma, som vedrører konflikter, der opstår grundet vagtplaner, der allerede er rykket i arkivet. Dette lyder måske forvirrende, men der er en løsning til dette, som vi vil præsentere her.
Forestil dig, at du har planlagt og offentliggjort en vagtplan A på lokation A. Du har også planlagt og offentliggjort en vagtplan B på lokation B. Der var ingen konflikter. Nu sætter du begge vagtplaner tilbage i redigeringstilstand, fordi du vil lave nogle ændringer i bemandingen.
Du giver medarbejderen Alex en mandagsvagt i vagtplan A. Når du forsøger at offentliggøre vagtplan A, fortæller systemet dig, at den ikke kan offentliggøres på grund af en konflikt med en vagt i samme tidsrum, som Alex er tilknyttet i vagtplan B. Så du går til vagtplan B og sletter ham fra den respektive vagt. Konflikten for vagtplan A er der dog stadig. Hvorfor? Problemet opstår, fordi den pågældende medarbejder fortsat har sine gamle vagter, indtil en ny version af vagtplanen frigives. Først da bliver timerne og vagterne overskrevet. Du kan slå den aktuelt registrerede bemanding op under "Timer & Løn".
Så du skal først offentliggøre vagtplan B, for at Alex har fri om mandagen, så han kan blive tilknyttet mandagsvagten i vagtplan A i stedet.
Men forestil dig nu, at du på samme tid har præcis samme problem omvendt: Du forsøgte at tildele medarbejderen Boris en fredagsvagt i vagtplan B, men nu kan du ikke offentliggøre vagtplan B, fordi det er i konflikt med data fra den seneste offentliggjorte version af vagtplan A. Det betyder, at du nu sidder fast med to vagtplaner, som du ikke er i stand til at publicere. Men de skal publiceres for at løse dit problem.
Hvad skal man gøre?
For at løse dette problem skal du gøre følgende:
For at kunne frigive vagtplan A, fjern Alex fra hans tildelte vagt i vagtplan A.
Frigiv nu denne vagtplan A, da der ikke længere vil være konflikter i den. Ifølge de registrerede data har Alex nu kun sin mandagsvagt i vagtplan B.
Gå til vagtplan B og udgiv den. Boris vil ikke længere have en konflikt i vagtplan B, fordi han nu ikke har nogen modstridende vagt i vagtplan A længere, da den er blevet overskrevet, da den blev frigivet.
Nu hvor Boris er blevet tildelt sin fredagsvagt i vagtplan B, kan du gå videre og tilføje Alex til hans mandagsvagt i vagtplan A. Der er nu ingen konflikter, fordi du har slettet ham fra vagtplan B og offentliggjort denne ændring.
Dette burde løse dit problem. Hvis ikke, kontakt venligst supportteamet for hjælp.