I denne artikel gennemgår vi:

Når du skal rette i medarbejdernes arbejdstimer, går du ind på “Timer & løn” på Smartplans forside.

Herefter vælger du den dag eller periode, hvor der skal foretages en rettelse ved at klikke ‘Angiv periode for opslag’. Det kunne eksempelvis være lørdag d. 3. juli.

Ud for den medarbejder, hvis vagt skal rettes, klikker du på tidsrummet i kolonnen ‘Timer efter rettelser’. Eksempelvis tidsrummet ’8,00’ ud for medarbejderen ‘Sarah’. Herefter foldes vagten ud.

Under ‘Ændret mødetid’ klikker du på tidsrummet. I dette eksempel er det 08:00 - 16:00.

Herefter åbnes vinduet, hvor du kan ændre tidspunktet. Her kan du for eksempel rette sluttidspunktet til kl. 15, hvis Sarah er gået tidligere hjem fra vagten. Derefter trykker du på ‘Gem’.

Den ændrede arbejdstid vil fremgå af timeopslaget. I dette tilfælde står ændringen som godkendt. Det gør den, når ændringen er foretaget af en administrator.

Medarbejderne kan selv rette i mødetiden på en vagt, hvis dette er valgt til under Indstillinger → Smartplan Stempelur. Under "Indstillinger for stempeluret" kan I vælge, om medarbejderne må lave rettelser i deres egen mødetid eller ej:

Hvis det er slået til, at medarbejderne må lave rettelser i sin mødetid, vil administratorerne blive notificeret om det, så han/hun har mulighed for tage stilling til rettelsen.

Hvis Frederikke eksempelvis har arbejdet en time længere fredag d. 30. juli 2021, vil det for administratoren se ud som på billedet. De røde timer afventer godkendelse.

Hvis du klikker på timeantallet i kolonnen ‘Timer efter rettelser’ (de røde tal) foldes vagten ud, og det bliver muligt at trykke ‘Godkend rettelse’ under ‘Håndter rettelser’.

Hvis du klikker på ‘Godkend rettelse’, vil ændringen blive godkendt, og tallene blive grønne. En godkendelse kan altid fortrydes, under ‘Håndter rettelser’.

Frederikke vil nu kunne se fra sin profil, at rettelsen er godkendt.

OBS: Selvom en rettelse ikke godkendes af administrator, vil det stadig være ‘Timer efter rettelser’, der tæller i timeregnskabet. Administrator skal altså ændre i rettelsen, hvis den ikke skal gælde, når der laves løn.

Under menupunktet "Timer & løn" kan du også se nærmere på dine medarbejderes vagter og vagternes historik/aktivitetslog, hvis du har lyst.

Du skal blot klikke på en vagt under "Timer & løn". I mit eksempel vælger jeg Bos vagt den 5. november.

Nu vises en pop-up, og jeg kan se de ændringer, der er foretaget på vagten. For det første kan du under "Rettet mødetid" se, at den oprindelige vagt var fra kl. 12:15-18:00. Men lige under kan du se, at mødetiden er ændret til 12.00-18.30. I bunden af pop-op vinduet kan du se, at Bo har skrevet, at gulvet var mega beskidt, hvorfor han har rettet i mødetiden.

Du kan også se, hvem der har godkendt Bos ændringer. I dette tilfælde godkendte Signe Bos ændringer af hans vagt.

Du kan også se, hvornår disse ændringer blev foretaget. I mit eksempel rettede Bo i sin mødetid kl 09:59, og Signe godkendte dette kl. 10:00:

Aktivitetsloggen/vagthistorikken er en god måde at få overblik over og holde styr på de ændringer, der er foretaget på en vagt.