Hvis du ønsker at eksportere timer fra Smartplan til Excel, begynder du med at vælge menupunktet “Timer & løn” og vælge ‘angiv periode for udtræk’.

Datovælger åbnes. Her vælger du den periode, du ønsker at eksportere til excel eks. perioden 1. oktober - 1. december.

Der kommer en oversigt frem over timer pr. medarbejder for perioden.

Her kan du også se, om der er rettet i de planlagte timer, og om rettelserne er godkendt (grøn) eller ej (rød). Selvom rettelser ikke er godkendt, vil de stadig stå i Excel eksporten, dvs. hvis rettelserne er forkerte, skal de ændres først.

Øverst til højre er der en knap, hvor der står ‘Eksporter timer til Excel’. Her klikker du, når du er klar til at eksportere.

Når udtrækket er eksporteret til Excel, vil det kunne ses under ‘Seneste Excel eksport’. Klik her for at hente dokumentet. Dokumentet hedder ‘Udtræk for perioden’ efterfulgt at de datoer, du har valgt.

Hvis du åbner Excel-dokumentet, bliver du mødt af en introduktion i dokumentets første fane. Her forklares det, hvad du finder i dokumentet.

I Excel-rapporten er der forskellige faner. Fanerne hedder ‘Rapport’, ‘Fordelt på jobtype’, ‘Dags oversigt’, ‘Person oversigt’, ‘Timeopdeling pr. person’, ‘Fraværs oversigt’ og 'Timebalancer'. Disse ark giver på forskellig vis overblik over timerne for den valgte periode.

Det er en mulighed at bruge Excel-dokumentet til at køre løn med. Hvis din virksomhed bruger tillæg i aften/weekend, kan du gå eks. ind under fanen ‘Timeopdeling pr. person’ for at se, hvor mange timer hver enkelt medarbejder har arbejdet samt hvornår på dagen/ugen.

Under ‘Person oversigt’ finder du samlede antal timer pr. person samt antal vagter og disses varighed.

Under fanen ‘Fordelt på jobtype’, finder du timerne opgjort efter jobtype. I dette tilfælde, ser arket sådan ud:

Bevæg dig rundt i dokumentet for at lære mere om rapportens forskellige ark. Skriv gerne til support@smartplan.dk, hvis du har nogle spørgsmål til os.