Zum jetzigen Zeitpunkt hast du einen leeren Dienstplan (evtl. hast du auch schon Schichten hinzugefügt) und du hast mindestens zusätzlich eine/-n Mitarbeiter/-in erstellt.
Lass uns nun einmal versuchen, die erste Woche zu planen. Wähle dafür den Tag aus, mit dem du beginnen möchtest und klicke auf "Schicht erstellen":
Eine Schicht erstreckt sich über einen bestimmten Zeitraum. Dieser definiert, zu welcher Zeit eine Schicht beginnt und endet, ob es sich um einen Schlussdienst handelt und ob die Schicht eine nicht bezahlte Pause beinhaltet. Ein und derselbe Zeitraum kann mehrere Schichten beinhalten.
Probieren wir das direkt einmal aus:
Hier habe ich eine Schicht für Sebastian im Zeitraum von 08.00 - 15:30 erstellt. Es handelt sich um eine Schicht der Jobposition "Barista", die eine 30-minütige Pause enthält. Wenn eine Schicht in Smartplan eine Pause enthält, wird diese Pausenzeit später automatisch in der Zeiterfassung wieder abgezogen. Sollte es sich um eine bezahlte Pause handeln, solltest du daher lieber keine Pause hinzufügen.
Wenn du für den gleichen Zeitraum Bedarf an mehreren Schichten hast, kannst du diese hier direkt hinzufügen. Dies funktioniert ganz einfach mittels eines Klicks auf den Button "+ Eine weitere Schicht hinzufügen":
Ich habe eine zusätzliche Schicht für die Jobposition “FoH” erstellt und mit Lena besetzt:
Wichtig hierbei ist jedoch anzumerken: Du musst die Schicht noch nicht direkt besetzen, wenn du sie erstellst. Das kannst du zu einem späteren Zeitpunkt immer noch machen und die Schicht vorerst als “Freie Schicht” unbesetzt lassen. Aussehen würde dieser Fall wie folgt:
Wenn du mit den angelegten Schichten für einen Zeitraum erstmal zufrieden bist, kannst du auf "Erstellen" klicken. Deine Woche sieht nun wie folgt aus:
In unserem Fall hatten wir für Montag, den 01. November, zwei freie Schichten erstellt.
Möchtest du diese nun doch besetzen, so ist dies ganz einfach: Klicke auf die entsprechende Schicht, wähle eine Person aus der Übersichtsliste aus und klicke auf "Schicht speichern":
Lass uns der Einfachheit halber sagen, dass Sebastian alle Barista Schichten im Laufe der Woche übernehmen soll, die FoH-Schichten bleiben jedoch nach wie vor unbesetzt. Du kannst dir viel Arbeit ersparen, indem du einen Zeitraum mit den dazugehörigen Schichten einfach kopierst und auf die anderen Wochentage überträgst.
Halte dafür die Maus einfach über den Zeitraum und klicke auf das dabei erscheinende "Kopier-Symbol":
Anschließend klickst du einfach die Tage an, in die du die Schichten einfügen möchtest:
Ich habe hier beschlossen, die erstellten Schichten für die Tage Montag - Freitag zu übernehmen. Mein Dienstplan sieht daher nun wie folgt aus:
Du kannst auch die Zeiträume einer ganzen Woche kopieren und in andere Wochen des Dienstplans einfügen, sofern deine Angestellten von Woche zu Woche ähnliche Schichten haben. Das geht über den "Woche kopieren"-Button oben rechts in der zuvor geplanten Woche.
Rechts daneben kannst du mit "Personalbesetzung entfernen" auch alle bereits eingeteilten Mitarbeiter/-innen von den Schichten entfernen. Wurde die gesamte Schichtbesetzung entfernt, erhältst du daraufhin an der gleichen Stelle die Möglichkeit, alle Zeiträume und Schichten der Woche wieder zu löschen, sofern du von vorn beginnen möchtest.
Bei der Erstellung vieler Schichten und wiederkehrender Schichtmuster, empfehlen wir dir auf jeden Fall die Dienstplan-Vorlage. Mit der Vorlage kannst du schnell Schichten für eine oder mehrere Wochen erstellen, die dann direkt in einem wiederkehrenden Rhythmus in den Dienstplan kopiert werden. Du musst also auf keinen Fall alle Schichten manuell erstellen. Hier geht es zum Guide zur Dienstplan-Vorlage.
Soweit so gut. Nun bist du bereit die Veröffentlichung des Dienstplanes zu testen.
Es wird also Zeit einen Dienstplan freizugeben.