Auch wenn du dein Dienstplan bereits veröffentlicht ist, kann es Situationen geben, bei denen Korrekturen am Dienstplan notwendig werden.
Um einen veröffentlichten Dienstplan zu bearbeiten, gehe auf den Dienstplan und klicke auf "Dienstplan bearbeiten" in der oberen rechten Ecke. Es muss aber nicht immer zwangsläufig der Bearbeitungsmodus aktiviert werden, wenn es sich um kleinere Änderungen handelt, wie beispielsweise beim Hinzufügen oder Ändern von Schichten.
In diesem Artikel betrachten wir, wie du:
Schichten in einem veröffentlichten Dienstplan hinzufügen oder bearbeiten
Wenn du eine neue Schicht in deinem veröffentlichten Schichtplan erstellen möchtest, kannst du dies tun, indem du via "Dienstplan bearbeiten" auf "Neue Schicht hinzufügen" klickst.
Du kannst auch eine Schicht hinzufügen, indem du auf den Tag klickst, an dem du die Schicht erstellen möchtest. Hier kannst du ebenfalls in bereits existierenden Schichten Änderungen vornehmen.
Hinweis zur Smartplan App: Solche kleineren Änderungen am Dienstplan sind auch in der App möglich. Wenn du dort auf einen Dienstplan zugreifst, kannst du ganz unten in der Tagesübersicht Schichten und Tagesnotizen hinzufügen. Außerdem kannst du durch das Tippen auf eine konkrete Schicht dessen Informationen nach Belieben anpassen.
Größere Änderungen im Schichtplan
Solltest du allerdings größere Änderungen am Dienstplan vornehmen wollen, ist es manchmal notwendig, den Dienstplan wieder in den Bearbeitungsmodus zu setzen. Das Planungstool ist nur in der Browser-Version deines Smartplan Kontos verfügbar und nutzbar.
Größere Änderungen könnten zum Beispiel nötig werden, wenn du eine neue Person in die Dienstplan-Vorlage einfügen möchtest, und nicht etliche neue Schichten manuell im Dienstplan erstellen möchtest. Befindet sich ein Dienstplan im Bearbeitungsmodus, hast du die gleichen Möglichkeiten wie zu dem Zeitpunkt, als du ihn erstmalig geplant hattest.
Wenn dein Dienstplan sich im Bearbeitungsmodus befindet, sind deine Mitarbeiter/-innen nach wie vor in der Lage, ihre eigenen Schichten zu sehen. Gleichzeitig wird er aber auch für Änderungen gesperrt, sodass deine Angestellten währenddessen keine Schichten tauschen, Nachrichten schreiben oder ihre Arbeitszeiten berichtigen können. Sie können auch nicht die Änderungen einsehen, die du gerade vornimmst. Dies ist nur Administratoren vorbehalten. Die Mitarbeiter/-innen können die Änderungen dann einsehen, sobald du den Dienstplan erneut freigegeben hast.
Um den Dienstplan mit den abgeschlossenen Änderungen wieder freizugeben, findest du auf der rechten Seite den aktuellen Status deines Dienstplanes. Durch einen Klick auf den Pfeil erhältst du die Möglichkeit, deinen Dienstplan wieder zu veröffentlichen.
Bevor der Dienstplan komplett veröffentlicht wird, musst du dazu Stellung beziehen, ob eine Benachrichtigung an diejenigen gesendet werden soll, die von den Änderungen betroffen sind. Gleichzeitig wird dir auch angezeigt, ob deine Änderungen eventuell Konflikte geschaffen haben, die es unmöglich machen, den Dienstplan zu veröffentlichen.
Sollten keine Konflikte vorhanden sein, klicke einfach nur auf Bestätigen und veröffentlichen. Nun können auch deine Mitarbeiter/-innen die neuen Änderungen sehen.
Änderungen an einem archivierten Dienstplan vornehmen
Wenn du Änderungen an einem Dienstplan vornehmen möchtest, der in der Vergangenheit liegt, ist dies bis zu einem gewissen Grad möglich. Du findest dein Dienstplan-Archiv, indem du im Hauptmenü die Seite "Dienstpläne" aufrufst und ganz nach unten scrollst:
Im Archiv sind deine vergangenen Dienstpläne zunächst nach Standorten und dann chronologisch nach Jahren geordnet. Suche den Dienstplan, den du bearbeiten möchtest, und klicke ihn an.
Beachte, dass du im Bearbeitungsmodus keine Änderungen an vergangenen Dienstplänen vornehmen kannst. Um Änderungen vorzunehmen, lasse deinen Dienstplan daher bitte veröffentlicht.
Wenn du nach einem Dienstplan suchst, der zum Zeitpunkt der Verschiebung ins Archiv nicht veröffentlicht war, ist er wahrscheinlich gesperrt und mit diesem Fehler versehen:
Um dieses Problem zu lösen, klicke einfach auf "Dienstplan bearbeiten" und "Gehe zur Planung":
Dadurch öffnest du den Dienstplan im Bearbeitungsmodus. Nun kannst du den Dienstplan veröffentlichen und der Fehler ist behoben.
Sofern du nun einen veröffentlichten Dienstplan vorliegen hast, klicke einfach auf die Schichten, die du ändern möchtest:
Es öffnet sich nun die Tagesübersicht. Klicke hier erneut auf die Schicht, die du bearbeiten möchtest. Nun kannst du folgende Informationen über die Schicht anpassen:
Achte darauf, dass du die Änderungen immer speicherst, damit sie im System registriert werden.
Beachte außerdem, dass sich eine Änderung des Zeitraums oder der Pause in einem archivierten Dienstplan immer nur auf die Schicht bezieht, wie sie ursprünglich geplant war. Dies würde also nur die Daten der Spalte "Stunden im Dienstplan" in der Übersicht "Zeiterfassung" ändern und nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Wir raten daher davon ab, die Anwesenheit direkt im Dienstplan zu bearbeiten. Wenn du die Anwesenheit im Dienstplan bearbeitest, kannst du danach nicht mehr sehen, was ursprünglich geplant war.
Wenn du also lieber die tatsächliche Anwesenheits- oder Pausenzeit ändern möchtest, z.B. weil der Mitarbeitende unerwartet eine halbe Stunde länger auf der Arbeit geblieben ist oder seine Pause verlängert hat, solltest du diese Anpassung direkt in der "Zeiterfassung" vornehmen. Weitere Hilfestellungen zur Bearbeitung der Anwesenheitszeiten in der "Zeiterfassung" findest du in diesem Artikel:
Neben der Bearbeitung bestehender Schichten, kannst du auch komplett neue Schichten zu einem archivierten Dienstplan hinzufügen. Dies kann z.B. dann relevant sein, wenn deine Mitarbeitenden ihre eigenen Schichten über die Stempeluhr erstellen, aber jemand vergessen hat, sich einzustempeln. In diesem Fall kannst du die Schicht für diese Person rückwirkend erstellen:
