In diesem Artikel möchten wir dir zeigen, wie du deine Angestellten über ein Gerät vor Ort ein- und ausstempeln lassen kannst. Lese im Folgenden mehr darüber, wie du:
Dein Team kann sich auch bequem über das eigene Handy einstempeln. Wenn du diese mobile Version der Stempeluhr bevorzugst, schau dir gerne diesen Artikel dazu an:
So beginnst du mit der Nutzung der Stempeluhr
Um Zugang zur Stempeluhr zu bekommen, musst du als Administrator erst einmal den Link der Stempeluhr und den dazugehörigen 6-stelligen Zugangscode finden. Diese Informationen findest du unter "Einstellungen" -> "Smartplan Stempeluhr".
Um die Stempeluhr zu öffnen, klicke einfach auf den Link. Anschließend wirst du dazu aufgefordert, den 6-stelligen Zahlencode einzugeben.
Hast du dies erledigt, ist die Stempeluhr bereit für den Gebrauch.
Es kann sowohl stationär über den PC oder das Tablet als auch mobil über das Handy ein- und ausgestempelt werden. Hier kannst du darüber lesen, wie sich deine Mitarbeiter/-innen über die Smartplan App auf ihrem Handy einstempeln können:
So stempelt man über PC oder Tablet ein
Ist die Stempeluhr erst einmal geöffnet, können deine Angestellten sich ein- und ausstempeln, indem sie ihren Namen in der Liste aussuchen und anklicken. Dann werden sie gebeten, die persönliche 4-stellige PIN einzugeben.
Beim erstmaligen Gebrauch müssen sie sich ihre persönliche PIN zuschicken lassen, indem sie auf den Link ganz unten auf der Seite klicken:
Wenn die 4-stellige PIN eingegeben wurde, können die Mitarbeiter/-innen die Schicht auswählen, zu der sie einstempeln möchten und klicken dann auf "Einstempeln". Schon wird die Arbeitszeit der/des Angestellten registriert.
Möchte sich die Person wieder ausstempeln, folgt er oder sie einfach der gleichen Prozedur.
Wenn sich ein/-e Mitarbeiter/-in ausstempelt, kann er oder sie bei Bedarf auch einen Kommentar hinterlassen. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Schicht frühzeitig beendet wurde und man erklären möchte, was der Grund dafür gewesen ist.
Wenn die Schichten deiner Mitarbeiter/-innen unbezahlte Pausen enthalten, kannst du die Stempeluhr so einstellen, dass die Mitarbeiter/-innen ihre Pause gleich über die Stempeluhr angeben.
Die Stempeluhr kann dabei entweder so eingestellt werden, dass das Personal im Laufe der Schicht in seine Pausen ein- und ausstempelt oder so, dass es beim Ausstempeln zu Schichtende aufgefordert wird, die Länge der abgehaltenen Pause anzugeben.
Soll die Pause jedoch normal vergütet werden, sollten es die Mitarbeiter/-innen unterlassen, in eine Pause ein- oder auszustempeln, da diese Pausenzeit automatisch und standardmäßig von der Gesamtarbeitszeit unter "Zeiterfassung" abgezogen wird.
Es ist auch möglich, Schichten direkt über die Stempeluhr zu erstellen. Es kann beispielsweise der Fall sein, dass ihr keinen festen Dienstplan habt und die Mitarbeiter/-innen ihre Schichten selbst erstellen sollen, je nachdem wann und wie sie arbeiten. In dem Fall müssten die Schichten am besten noch einmal von einem Administratoren genehmigt und ggf. angepasst werden.
Wie man Schichten über die Stempeluhr erstellt, kannst du hier nachlesen:
So findest du die registrierten Zeiten der Stempeluhr
Das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter/-innen kannst du unter dem Reiter "Zeiterfassung" nachvollziehen. Hier bekommst du eine vollständige Übersicht über die gestempelten Zeiten deiner Angestellten und kannst sie bestätigen.
Auf dem Bild siehst du ein Beispiel dafür, wie die Zeiten der Mitarbeiter/-innen angezeigt werden:
Anne hat hier ihre im Dienstplan geplanten Arbeitszeiten verändert (manuell oder durch die Nutzung der Stempeluhr) und deshalb wird die Arbeitszeit hier in roter Schrift angezeigt. Laut Dienstplan hätte der Mitarbeiter nämlich im Zeitraum von 16:30-17:30 Uhr arbeiten sollen, tatsächlich hat sie jedoch nur von 16:28-16:44 Uhr gearbeitet. Zusätzlich erkennst du an der kleinen Sprechblase neben der geänderten Arbeitszeit, dass sie einen Kommentar hinterlassen hat.
Auf der rechten Seite können diese Änderungen durch den Administrator bestätigt werden. Auch wenn die Mitarbeiter/-innen selbst neue Schichten erstellt haben, können sie hier bestätigt werden.
In der Stundenübersicht hast du die Möglichkeit, dir noch genauere Details zu den Änderungen an einer Schicht anzeigen zu lassen. Klicke dazu einfach auf die veränderte Arbeitszeit:
Im Aktivitätsprotokoll kannst du die Änderungen sehen, die an einer geplanten Schicht vorgenommen wurden und wer diese vorgenommen hat. Auf dem obigen Bild kann man sehen, dass Anne sich selbst um 16:28 Uhr eingestempelt und um 16:44 Uhr wieder ausgestempelt hat. Dabei hat sie den Kommentar 'familiärer Notfall' als Erklärung hinterlassen.
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/-innen können von ihnen selbst oder von einem Administrator geändert werden. Diese Änderungen werden natürlich ebenfalls aus dem Aktivitätsprotokoll hervorgehen - sowohl wann und von wem sie gemacht wurden.
So passt du die Stempeluhr-Einstellungen deinen Anforderungen an
Wie genau die Stempeluhr eingestellt werden muss und welche Regeln gelten sollen, unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb kannst du frei darüber entscheiden:
wer befugt ist, manuelle Änderungen an den Arbeitszeiten vorzunehmen
inwieweit Pausenzeiten für Schichten angegeben werden müssen
ob die Zeiten beim Einstempeln vor geplantem Dienstbeginn berücksichtigt werden sollen
ob die Zeiten beim Ausstempeln nach dem geplanten Dienstende berücksichtigt werden sollen
ob die Mitarbeiter/-innen nach versäumtem Stempeln ihre geplanten Stunden erhalten sollen
ob die gestempelten Zeiten automatisch bestätigt werden sollen
Du findest die Einstellungen rund um die Stempeluhr am gleichen Ort wie den Link und den 6-stelligen Zugangscode, nämlich unter "Einstellungen" -> "Smartplan Stempeluhr".