Auch wenn sie keine geplante Schicht haben, können sich deine Mitarbeiter/-innen trotzdem mit unserer Stempeluhr einstempeln.

Es kann schließlich immer mal vorkommen, dass jemand plötzlich auf der Arbeit einspringen muss, obwohl er oder sie eigentlich gar nicht eingeplant war.

In diesem Artikel gehen wir durch:

Wenn der oder die Mitarbeiter/-in eine Schicht erstellt und sich daraufhin dann in diese einstempelt, wird dies automatisch in der "Zeiterfassung" zur Arbeitszeit der Person hinzugezählt zu werden.

Möchte sich ein/-e Mitarbeiter/-in ohne Schicht einstempeln, wird er oder sie anfangs darum gebeten, den Arbeitsbereich anzugeben und eventuell noch den Dienstplan, falls mehrere Dienstpläne für den Zeitraum erstellt sind. Anschließend wird noch nach dem voraussichtlichen Ende der Schicht gefragt.

Der angegebene voraussichtliche Endzeitpunkt der Schicht wird ebenfalls zum Dienstplan hinzugefügt werden, sodass du darüber informiert bist, wie lange die Schicht der Person ungefähr dauern wird.

Unter "Zeiterfassung" kannst du die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten in der Spalte "Stunden nach Änderungen" einsehen.

In der "Zeiterfassung" kannst du also die geplanten Arbeitszeiten des/der Angestellten laut Dienstplan ("Stunden laut Dienstplan") mit der tatsächlichen Anwesenheitszeit ("Stunden nach Änderungen") vergleichen.

Durch diese Funktion bräuchtest du im Grunde gar keine Schichten mehr vorab erstellen, sondern kannst das Personal ihre Schichten selbst erstellen lassen, wann immer sie arbeiten. In diesem Fall bräuchtest du nur einen leeren Dienstplan für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen und schon können deine Angestellten ihre Schichten selbst erstellen und sich direkt einstempeln.

Auf dem PC oder Tablet klickt die jeweilige Person auf ihren Namen und gibt den persönlichen 4-stelligen Pincode ein - ganz genau so als würde sie sich regulär in eine Schicht einstempeln. Danach klickt man einfach auf "Schicht erstellen und einstempeln":

Anschließend muss die sich einstempelnde Person ihre Jobposition auswählen :

Zu guter Letzt muss noch die voraussichtliche Endzeit der Schicht angegeben und mit einem Klick auf "Bestätige die Endzeit" gespeichert werden:

Die für die Schicht genannten Informationen werden nun noch einmal zusammengefasst dargestellt und der bzw. die Mitarbeiter/-in kann sich in ihre Schicht einstempeln:

Abschließend wird man auf die Startseite der Stempeluhr zurückgeleitet, erhält eine Bestätigung des Stempelvorgangs und kann außerdem einsehen, wann genau man sich für die neu angelegte Schicht eingestempelt hat:

In der App werden Mitarbeiter/-innen die Stempeluhr-Funktion nur nutzen können, sofern ein Admin das Stempeln via App freigeschaltet hat. Das kann er oder sie unter Einstellungen > Smartplan Stempeluhr tun.

Die Angestellten müssen sich trotzdem noch innerhalb eines bestimmen Gebietes befinden, damit sie eine Schicht erstellen können. Hier kannst du nachlesen, wie man die entsprechenden Standorte einrichten kann: Stempeln über die mobile App.

Mitarbeiter/-innen können eine neue Schicht erstellen, indem sie unter "Mein Profil" auf das Stempeluhr-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken. Danach klicken sie auf "Neue Schicht erstellen und einstempeln":

Daraufhin können sie festlegen, in welchen Dienstplan sie sich eintragen möchten, welche Jobposition sie besetzen und wann das erwartete Ende ihrer Schicht ist:

Die neu erstellte Schicht wird nun in dem eigenem Nutzerprofil unter 'Schichten' ausgewiesen und die bisherige Dauer der Schicht seit dem Einstempeln angezeigt. Zusätzlich wird die Schicht nun inklusive ihres voraussichtlichen Endes auch im Dienstplan aufgeführt:

Ebenfalls können Admins unter "Zeiterfassung" einsehen, wann die neu angelegte Schicht voraussichtlich endet und wann sich der oder die Mitarbeiter/-in sich tatsächlich von der Schicht abgemeldet hat.

Du möchtest mehr über die Zeiterfassung erfahren? Dann werfe einen Blick in diesen Hilfsartikel.