"Wie füge ich die bisherige Stundenbilanz meines Personals zu Smartplan hinzu?"
Wenn du bereits über die bisherige Stundenbilanz deiner Mitarbeiter/-innen buchgeführt hast, kannst du diese natürlich zu deinem Smartplan Arbeitszeitkonto hinzufügen. Auf diese Weise musst du nicht wieder von vorne anfangen.
Die aktuellen Salden deiner Angestellten können als Ausgleich im Bereich "Zeiterfassung" jeder Person separat hinzugefügt werden.
Schlage einen bestimmten Zeitraum nach und schon findest du die Stundenbilanzen einer jeden Person in der Spalte "Bilanz".
Wenn du nun auf die jeweilige Bilanz der Person klickst, kannst du am Ende der Auflistung einen Ausgleich hinzufügen:
Dieser Ausgleich kann sowohl aus einem positiven als auch einem negativen Wert bestehen. Ganz gleich, wie daher die bisherige Stundenbilanz deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin aussieht - du kannst sie in jedem Falle in Smartplan übertragen.
Lese hier mehr darüber, wie du durch den Smartplan Ausgleich zum Beispiel auch beim Überstundenabbau Stunden ausgleichen kannst.
"Kann das Arbeitszeitkonto auch für Schichten benutzt werden, die bereits bei Smartplan zurückliegen?"
Ja, du kannst die Stundenbilanzen auch auf Schichten anwenden, die bereits abgehalten wurden. Die Stundenbilanzen basieren auf dem Startdatum, dass du für den ersten Soll-Wert des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin festgelegt hast. Das bedeutet: Wenn du beispielsweise möchtest, dass die Stundenbilanzen ab Beginn des Jahres berechnet werden, erstellst du für die Person einfach einen neuen Soll-Wert, welcher am 1. Januar beginnt.
Der Soll-Wert kann unter "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Arbeitszeitkonto" definiert werden. Hier kannst du für jede/-n Angestellte/-n einen eigenen Soll-Wert festlegen:
Mehr darüber, wie man einen Soll-Wert einrichtet, kannst du hier lesen.
“Die Einstellung für einen meiner Angestellten lautet “Geleistete Stunden minus Soll-Wert”. Was passiert, wenn ich jetzt im Stundenprotokoll einen Zeitraum mit Stunden ansehe, die noch in der Zukunft liegen?”
Wenn du eingestellt hast, dass die Stundenbilanz eines/-r Angestellten auf den “geleisteten Stunden” basieren soll, dann sind es grundsätzlich auch diese (sofern vorhanden), die für die Berechnung der Bilanz genutzt werden.
Es kann jedoch auch Situationen geben, bei denen du Zeiträume nachschlägst, die ganz oder teilweise noch in der Zukunft liegen und somit Stunden enthalten, die noch nicht geleistet wurden. In solchen Fällen sind es stattdessen die geplanten Stunden, die wir für die Berechnung der Bilanz benutzen.
Konkret bedeutet das: Wenn du zum Beispiel am 31. August die Stunden im Zeitraum 1. August - 30. September nachschlägst, werden für den Monat August die geleisteten Stunden als Basis der Berechnung genommen, während es im September die geplanten Stunden sind, auf denen die Berechnung basiert. Auf diese Weise werden die geplanten Stunden also tatsächlich nur für die Schichten verwendet, welche der oder die Angestellte noch nicht abgehalten hat.
"Welches Startdatum soll ich für die Stundenbilanzen wählen?
Du kannst ein beliebiges Startdatum auswählen. Dabei ist zu beachten, dass die Stundenbilanz für diese Person erst ab diesem Startdatum erfasst und berechnet werden wird. Außerdem werden bei der Berechnung nur die in Smartplan registrierten Daten berücksichtigt.
Daher ist es sinnvoll, den Zeitpunkt, an dem du mit der konsequenten Erfassung der Anwesenheitszeiten der Angestellten in Smartplan begonnen hast, als Startdatum für die Berechnung der Stundenbilanz zu wählen.
Ein Beispiel: Du hast Smartplan bereits seit dem 1. Januar genutzt, allerdings zunächst nur für die Dienstplanplanung. Ab dem 1. März hast du zusätzlich damit begonnen, die genauen Arbeitszeiten in Smartplan über unsere Stempeluhr zu erfassen. Daher wäre es sinnvoll, den 1. März als Startdatum zu wählen, auch wenn dies schon Monate zurückliegt. Die aktuellen Stundenbilanzen, die die Mitarbeiter/-innen am 1. März hatten, können als Ausgleich zum Arbeitszeitkonto in Smartplan hinzugefügt werden (siehe die 1. Frage in diesem Artikel).
Außerdem empfehlen wir, die Stundenbilanz immer am ersten Tag einer Soll-Wert-Periode zu starten, da du so den bestmöglichen Überblick bekommst. Bei einer wöchentlichen Berechnung empfehlen wir also als Startdatum einen Montag zu wählen und bei einer monatlichen Berechnung den 1. eines Monats. Es ist jedoch auch möglich, einen anderen Tag zu wählen – das System berechnet selbstverständlich trotzdem die korrekte (anteilige) Bilanz für dich.
"Kann ich mehrere Soll-Werte gleichzeitig haben"?
Wenn sich die Sollstunden für gewisse Personen von Monat zu Monat ändern, kannst du dementsprechend beliebig viele Soll-Werte einrichten.
Du kannst beispielsweise einen Soll-Wert mit einem Startdatum am 1. März von 100 Stunden/Monat hinzufügen und dann einen weiteren Soll-Wert mit dem Startdatum 1. April für 120 Stunden/Monat hinzufügen. Folglich gilt der erste Soll-Wert von 100 Stunden/Monat nur für den Monat März. Im April wird es automatisch durch deinen zweiten Soll-Wert ersetzt. Das kannst du beliebig oft wiederholen.
Mache dir keine Sorgen, wenn du feststellst, dass du einen deiner Soll-Werte falsch eingerichtet hast. Du kannst alles auch nachträglich noch nach Belieben anpassen, egal ob es sich um das Startdatum, die Sollstunden oder die Soll-Wert-Periode handelt. Alle deine Daten sind weiterhin sicher in Smartplan hinterlegt.