Das Anlegen und Erfassen von Abwesenheiten kann, je nach gewählter Berechnungsmethode, die Bilanz beeinflussen und unter Umständen die Ergebnisse verfälschen.

In manchen Fällen ist es erwünscht, dass Abwesenheiten den Saldo der Mitarbeiter/-innen negativ beeinflussen, z. B. wenn ein/e Mitarbeiter/-in abwesend ist, um Überstunden abzubauen. In anderen Situation möchtest du vielleicht aber nicht, dass die Abwesenheit Einfluss auf die Bilanz nimmt, z. B. wenn die Person aufgrund eines Feiertags abwesend ist, an dem dein Unternehmen ohnehin geschlossen ist. Für diese besonderen Fälle gibt es Möglichkeiten, dem negativen Einfluss der Abwesenheit auf die Bilanz deiner Mitarbeiter/-innen entgegenzuwirken.

In diesem Artikel beleuchten wir nacheinander die drei Berechnungsmethoden der Bilanz und zeigen dir auf, welche Möglichkeiten du dabei jeweils hast. Wenn du dir bereits darüber im Klaren bist, welche Berechnungsmethode die Richtige für dich ist, kannst du direkt zum entsprechenden Kapitel springen:

Geleistete Stunden minus Soll-Wert

Geplante Stunden minus Soll-Wert

Geleistete Stunden minus geplante Stunden

Dies ist wahrscheinlich die gängigste Berechnungsmethode. Hier wird die Bilanz deiner Mitarbeiter/-innen auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Stunden berechnet - ihrer Anwesenheitszeit.

Wenn du bei dieser Berechnungsmethode eine Abwesenheit in Smartplan registrieren möchtest, kannst du dies problemlos tun. Allerdings ist es in diesem Szenario sehr wichtig, dass du für die betreffende Person auch an den Tagen ihrer Abwesenheit Schichten angelegt hast. Da die geleisteten Stunden die Basis für die Berechnung sind, ist es wichtig, dass es überhaupt Schichten gibt, deren Anwesenheit dann nachvollzogen werden kann. Auch wenn es sich vielleicht widersprüchlich anfühlen mag: Sofern noch keine Schichten während der Abwesenheit existieren, lege diese bitte zuerst an. Die Länge der Schichten sollte einem durchschnittlichen Arbeitstag entsprechen.

Beim Anlegen einer Abwesenheit ist es daraufhin sehr wichtig auszuwählen, dass die Schichten Stunden auslösen und somit in die Bilanz einfließen sollen:

Durch das Anlegen von Schichten und der Registrierung von Stunden während der Abwesenheitszeit kann das Stundensoll erfüllt werden, sodass die Bilanz nicht negativ beeinflusst wird.

Ein Beispiel:

Tom hat einen wöchentlichen Soll-Wert von 30 Stunden und arbeitet normalerweise von Montag bis Freitag. Nächste Woche ist der Freitag ein Feiertag. Ich möchte nicht, dass seine Stundenbilanz negativ beeinflusst wird, wenn er an diesem Tag nicht arbeitet. Daher lege ich für ihn am nächsten Freitag eine Schicht mit einer Länge von 6 Stunden an (bei einer 5-Tage Woche entspricht 1/5 des Wochensolls seinem durchschnittlichen Arbeitstag). Danach lege ich für ihn eine Abwesenheit mit der Abwesenheitsart "Feiertag" an und wähle, dass die 6-Stunden-Schicht am Freitag als anwesend gezählt werden soll. Da die Berechnungsgrundlage für die Stundenbilanz die Anwesenheitsstunden sind, wird das Ziel von 30 Stunden/Woche erreicht und die Bilanz verfällt nicht ins Minus.

Wenn du in jedem Fall eine Abwesenheit für deine/-n Mitarbeiter/-in anlegen möchtest, aber er/sie in diesem Zeitraum keine Schichten im Dienstplan haben soll, gibt es auch dann eine Lösung für dich.

Lege einfach eine Abwesenheit an, ohne vorher Schichten in diesem Zeitraum erstellt zu haben. Da es in diesem Zeitraum keine Schichten gibt, wird die Person wahrscheinlich den Soll-Wert nicht erreichen und die Bilanz wird negativ beeinflusst. Um dies auszugleichen, musst du der Bilanz der/des Angestellten manuell einen Ausgleich hinzufügen. Der Wert dieses Ausgleichs sollte in der Regel proportional zum Sollwert berechnet werden (siehe Beispiel oben). Er könnte aber auch der Länge der Schichten entsprechen, die vielleicht schon geplant waren, bevor die Abwesenheit auftrat. Das ist deine Entscheidung.

Wenn du dir unsicher bist, wie man einen Ausgleich hinzufügt, wirf gerne einen Blick auf diesen Artikel.

Wenn du Abwesenheiten nicht über Smartplan registrierst, gibt es alternative Möglichkeiten, die Bilanz neutral zu halten. Du kannst entweder Schichten für die entsprechenden Tage im Dienstplan für die betreffende Person anlegen oder du kannst einen Ausgleich zur Bilanz der Person hinzufügen.

Um die Bilanz neutral zu halten, sollte die Länge der Schicht bzw. der Wert des Ausgleichs proportional zum definierten Soll-Wert berechnet werden. Wenn also z. B. ein Monatssoll von 160 Stunden besteht und es in diesem Monat 20 Arbeitstage gibt, solltest du für jeden Abwesenheitstag eine Schicht oder einen Ausgleich von 8 Stunden (160 Stunden / 20 Tage) hinzufügen. Letztendlich liegt die Entscheidung da aber natürlich bei dir.

Wenn du dich dafür entscheidest, Schichten anzulegen, um den Soll-Wert zu erreichen, bearbeite bitte nicht die Anwesenheitszeit und markiere die Schicht nicht als unbesetzt. Da die Basis für diese Berechnungsmethode die geleisteten Arbeitsstunden sind, ist es wichtig, dass die Schichten während des Abwesenheitszeitraums als Anwesenheit gezählt werden.

Bei dieser Berechnungsmethode wird die Bilanz auf der Grundlage der im Dienstplan geplanten Stunden und nicht der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet.

Wenn du die Abwesenheit in Smartplan erfassen möchtest, kannst du dies ohne Problem tun. Allerdings ist es in diesem Szenario sehr wichtig, dass du für die betreffende Person auch an den Tagen ihrer Abwesenheit Schichten angelegt hast. Da die geplanten Stunden die Basis für die Berechnung sind, führt dies dazu, dass der Soll-Wert erreicht wird und die Bilanz durch die Abwesenheit nicht negativ beeinflusst wird. Auch wenn es sich vielleicht widersprüchlich anfühlen mag: Sofern für die Zeit der Abwesenheit noch keine Schichten existieren, lege diese bitte zuerst an. Die Länge der Schichten sollte einem durchschnittlichen Arbeitstag entsprechen.

Beim Anlegen einer Abwesenheit kannst du daraufhin frei zwischen den ersten beiden Einstellungen/Optionen wählen:

Das Einzige, worauf du achten solltest, ist, dass du die Schichten nicht löschst oder die Person als Schichtbesetzung entfernst. Wenn die Schichten unbedingt von jemandem wahrgenommen werden müssen, solltest du stattdessen lieber zusätzlich neue freie Schichten anlegen.

Ein Beispiel:

Tom hat einen wöchentlich Soll-Wert von 30 Stunden und arbeitet normalerweise von Montag bis Freitag. Nächste Woche ist der Freitag ein Feiertag. Ich möchte nicht, dass sein Saldo negativ beeinflusst wird, nur weil er an diesem Tag nicht arbeitet. Daher lege ich für ihn am nächsten Freitag eine Schicht mit einer Länge von 6 Stunden an (bei einer 5-Tage-Woche entspricht 1/5 des Wochensolls seinem durchschnittlichen Arbeitstag). Danach lege ich für ihn eine Abwesenheit mit der Abwesenheitsart "Feiertag" an und wähle, dass für diese Schicht keine Anwesenheit registriert werden soll. Da die Berechnungsgrundlage für seine Stundenbilanz ausschließlich die im Dienstplan geplanten Schichten sind, wird eine Anwesenheitszeit von 0 Stunden keine negativen Auswirkungen auf seine Stundenbilanz haben.

Wenn du in jedem Fall eine Abwesenheit für deine/-n Mitarbeiter/-in anlegen möchtest, aber er/sie in diesem Zeitraum keine Schichten im Dienstplan haben soll, gibt es auch dann eine Lösung für dich.

Lege einfach eine Abwesenheit an, ohne vorher Schichten in diesem Zeitraum erstellt zu haben. Da es in diesem Zeitraum keine Schichten gibt, wird das Stundenziel wahrscheinlich nicht erreicht und die Bilanz wird negativ beeinflusst. Um dies auszugleichen, müsstest du der Bilanz der/des Angestellten manuell einen Ausgleich hinzufügen. Der Wert dieses Ausgleichs wird in der Regel proportional zum Sollwert berechnet (siehe Beispiel oben). Er könnte aber auch der Länge der Schichten entsprechen, die vielleicht schon geplant waren, bevor die Abwesenheit auftrat. Das ist deine Entscheidung.

Wenn du dir unsicher bist, wie man einen Ausgleich hinzufügt, wirf gerne einen Blick auf diesen Artikel.

Wenn du die Abwesenheit nicht in Smartplan eintragen möchtest, gibt es alternative Möglichkeiten, die Bilanz neutral zu halten. Du kannst entweder Schichten für die entsprechenden Tage im Dienstplan für die betreffende Person anlegen oder du kannst einen Ausgleich zur Bilanz der Person hinzufügen.

Um die Bilanz neutral zu halten, sollte die Länge der Schicht bzw. der Wert des Ausgleichs proportional zum festgelegten Soll-Wert berechnet werden. Wenn also beispielsweise ein monatlicher Soll-Wert von 160 Stunden festgelegt wurde und es in diesem Monat 20 Arbeitstage gibt, solltest du für jeden Abwesenheitstag eine Schicht oder einen Ausgleich von 8 Stunden (160 Stunden / 20 Tage) hinzufügen. Letztendlich ist dies aber natürlich deine Entscheidung.

In diesem Szenario gibt es keinen konkreten Soll-Wert, der erfüllt werden muss. Stattdessen wird die Bilanz aus dem Vergleich zwischen den im Dienstplan geplanten und den tatsächlich geleisteten Stunden berechnet.

Die einfachste Lösung, um zu verhindern, dass die Bilanz durch eine Abwesenheit beeinflusst wird, besteht darin, während der Abwesenheit keine Schichten anzulegen. Oder sie zu löschen, wenn vor Erstellung der Abwesenheit bereits Schichten vorhanden waren. Wenn im Dienstplan 0 Stunden geplant waren und 0 Stunden gearbeitet wurden, wird die Bilanz dementsprechend in keiner Weise beeinflusst.

Wenn du für deine Angestellten Schichten anlegen möchtest, obwohl sie abwesend sind, kannst du das natürlich tun. Wenn du die Anwesenheitszeit in den Schichten nicht nachträglich bearbeitest, entsprechen die Anwesenheitsstunden den geplanten Stunden und die Stundenbilanz wird somit nicht beeinflusst.

Wenn du die Abwesenheit zusätzlich zum Anlegen der Schichten in Smartplan erfassen möchtest, ist dies ebenfalls möglich. Sobald die Schichten angelegt sind, kannst du die Abwesenheit anlegen. Wenn es darum geht, wie Smartplan die Schichten im Zeitraum werten soll, wähle unbedingt aus, dass die Schichten Arbeitsstunden auslösen sollen:

Auf diese Weise werden Anwesenheitsstunden für die Schichten registriert und die Bilanz wird durch die Abwesenheit in keiner Weise beeinflusst.

Wir sind uns bewusst, dass die Kombination von Bilanz und Abwesenheiten ein komplexes Thema darstellt. Wenn du dich mit einem spezifischen Problem konfrontiert siehst und Schwierigkeiten hast, die Berechnung der Bilanz nachzuvollziehen, zögere bitte nicht, dich mit unserem Kundensupport in Verbindung zu setzen, um eine gezielte Unterstützung für deine Situation zu erhalten.