Auto-Fill, oftwel het automatisch vullen van diensten, is een krachtige tool die fungeert als jouw planningsassistent. Het automatiseert de taak van het toewijzen van diensten aan je teamleden. Hierbij wordt rekening gehouden met de unieke behoeften van je team, de contractuele beschikbaarheid van medewerkers en verschillende operationele beperkingen, om te zorgen voor een geoptimaliseerd en reglementair conform rooster.

Om de effectiviteit van de Auto-Fill functie van Soon te maximaliseren, is het essentieel om enkele initiële stappen uit te voeren:

Als je nieuw bent met Soon, raden we je aan de "Aan de slag met Soon" gids te bezoeken om zo vertrouwd te raken met de basis.

Om automatisch events op het Board toe te wijzen aan je teamleden, klik op de "Auto-Fill" knop die zich links onderaan op het Board bevindt. Zoek naar het 🪄 (toverstaf) icoon, of gebruik de sneltoets Ctrl + Alt + F. Dit opent het Auto-Fill instellingenmenu.

Eerst selecteer je het datumbereik waarvoor je de planning automatisch wilt vullen. Alleen events in dit bereik worden overwogen. In de volgende stap kun je kiezen of je alle of slechts specifieke events binnen het bereik wilt vullen.
​

Vervolgens moet je je optimalisatiedoel definiëren. Dit bepaalt de uitkomst die je het belangrijkst vindt. Er zijn altijd veel verschillende configuraties die de auto-planner kan maken; het doel is om aan te geven hoe het absoluut beste resultaat eruitziet in jouw geval.

In deze stap zie je een lijst van alle events die vallen binnen de periode die je eerder hebt gedefinieerd. Standaard zijn alle events binnen deze periode met beschikbare plaatsen geselecteerd, aangezien al deze nog medewerkers toegewezen moeten krijgen. Je kunt de events die je niet automatisch wilt inplannen deselecteren door op de lijstitems te klikken of direct op de eventkaarten op het Board zelf. Je moet ten minste één event selecteren om verder te gaan. Om in aanmerking te komen voor automatisch vullen, moeten events aan bepaalde criteria voldoen:

Nu kun je kiezen welke gebruikers de Auto-planner moet overwegen. Standaard zijn alle getoonde gebruikers geselecteerd. Je kunt de zoekfunctie gebruiken om eenvoudig gebruikers te vinden en deselecteren die je niet wilt laten overwegen door de Auto-planner. Maak je op dit moment geen zorgen over hun contractuele beschikbaarheid of andere mogelijke conflicten, want dat zal worden afgehandeld in de volgende stap wanneer je restricties instelt. Onthoud dat je ten minste één gebruiker moet selecteren om door te kunnen gaan. De volgende gebruikers komen in aanmerking voor selectie:

De laatste stap is om de regels te selecteren waaraan de auto-planner moet voldoen. Het systeem zal de restricties die je instelt respecteren, om conflicten of ongeschikte uitkomsten te vermijden. Deze flexibiliteit stelt je in staat om regels in of uit te schakelen op basis van je behoeften. Let op dat een rooster waarschijnlijker haalbaar is als alle regels zijn uitgeschakeld, en minder haalbaar wanneer deze allemaal actief zijn.

Er zijn essentiële restricties die altijd zijn ingeschakeld en fungeren als de ruggengraat van een correcte planning. Deze omvatten:

Daarnaast zijn er vooraf gegevenscontroles ingesteld die makkelijk te zien en te volgen zijn, om je op weg te helpen bij een correcte data invoer voor de autofill-functie, zelfs zonder enige eerdere ervaring met WFM of roostersoftware.

Als je klaar bent, druk dan op de "Start solver" knop 🎉 en ontspan. In een oogwenk heb je het beste schema ooit, magisch samengesteld door ons algoritme - sneller dan een konijn uit een hoed getoverd! 🎩✨🐰

Nadat de solver klaar is, zal de auto-planner een voorgesteld rooster presenteren. Mensen die via het autofill-proces aan events zijn toegewezen, worden gemarkeerd in paarse blokjes. Na voltooiing heb je de volgende opties:

In sommige gevallen kan de auto-planner een onhaalbare oplossing tegenkomen of het schema leeg laten. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals een gebrek aan beschikbare teamleden of te beperkende restricties. Voor begeleiding bij het aanpakken van deze problemen, bekijk onze probleemoplossingsgids en resultatenverklaringsgids.

Wij staan altijd voor je klaar als je extra hulp nodig hebt of vragen hebt. We willen dat je planning soepel verloopt, dus aarzel niet om contact met ons op te nemen. Veel succes en geniet van het gebruik van Soon!

Jouw feedback is van groot belang voor ons terwijl we streven naar een meer verfijnde en aanpasbare Auto-Fill ervaring. We staan open voor jouw gedachten en suggesties - voel je vrij om ze te delen door onze enquête in te vullen, ons een e-mail te sturen, of rechtstreeks contact met ons op te nemen via onze in-app chat. Jouw input helpt ons om Auto-Fill beter te maken voor iedereen!

Auto-Fill is beschikbaar op alle betaalde paketten en tijdens de gratis proefperiode. Het Business pakket is vereist voor meer geavanceerde optimalisatiedoelen en restricties. Op maat gemaakte restricties die zijn afgestemd op jouw team worden aangeboden aan Enterprise-klanten.

Zeker, de auto-planner neemt alle bestaande events / reeds geplande diensten die geen automatische invulling nodig hebben van alle Boards in overweging. Hierdoor wordt een geoptimaliseerde en conforme planning gerealiseerd door de volledige context van de huidige roosters en verplichtingen te overwegen.

Om gebruikerscontracten bij te werken, ga naar "Menu" → "Users" → "Team" en klik op een gebruikersprofiel. Op dezelfde manier, op een Board, ga naar "Settings" → "Users" en selecteer een gebruiker. Bezoek ons speciale helpartikel om meer te leren over het bijwerken van gebruikerscontractinstellingen.

Nee, het rooster wordt niet automatisch toegepast. Eerst krijg je de kans om het te bekijken en eventueel handmatig aan te passen. Als het er goed uitziet, kun je het finaliseren door op de "Update" knop te klikken, gemarkeerd met een groen vinkje icoon. Deze actie zal je wijzigingen opslaan voor events die nog niet zijn gepubliceerd en zal automatisch die bijwerken die al zijn gepubliceerd.

Meestal worden resultaten van Auto-Fill binnen enkele seconden gegenereerd. Voor roosters met meer complexiteit kan het echter iets langer duren, mogelijk een minuut of meer, om het meest efficiënte en nauwkeurige roosterresultaat te garanderen.

Er is geen strikte limiet, maar typisch plannen teams tussen de 1-2 weken tot 8-9 weken vooruit.

Als je Auto-Fill gebruikt, kunnen zowel jij als andere admins met "Can edit" toegangsrechten tot het Board het rooster niet aanpassen. Dit is om fouten te voorkomen. Het rooster wordt tijdelijk vergrendeld tijdens het Auto-Fill proces.

Zeker, de auto-planner kan gemakkelijk omgaan met verschillende tijdzones. Het kijkt naar de tijdzone van het event, de verlofaanvraag en de beschikbaarheid van de gebruiker. Het evalueert consistent roosters vanuit het perspectief van de beschikbaarheidstijdzone van de gebruiker, wat essentieel is voor teams die opereren in meerdere tijdzones.

De uren van de dienst worden toegewezen aan de respectievelijke dagen, weken en maanden binnen de tijdzone van de gebruiker. Eventuele onbetaalde pauzes worden evenredig afgetrokken.

Zeker, je kunt andere delen van Soon gebruiken of zelfs de app sluiten terwijl Auto-Fill bezig is. De resultaten worden weergegeven wanneer ze klaar zijn, en je kunt beslissen of je het gegenereerde rooster wilt toepassen of verwerpen wanneer het jou uitkomt.