U heeft een afspraak gemaakt met een bedrijf om een training te geven voor 1 of meerdere medewerkers, en de facturatie gaat via Springest. Er zijn dan verschillende opties. Dit artikel legt uit welke optie u kunt gebruiken om een inschrijving via Springest, en de facturatie te regelen.

Producttype: Groepstraining, Open inschrijving of Incompany?

Om erachter te komen welke producttype u moet kiezen, beantwoord dan de vragen in onderstaand schema.

Groepstraining op CAK, Eneco, NS, Stork of Vivat

Vier klanten werken met een 'Groepstraining' product: CAK, Eneco, NS, Stork en Vivat. Wanneer er voor een gehele groep medewerkers een afspraak is gemaakt voor het inkopen van een training en de prijs voor die groep is bepaald, kunt u een groepstraining toevoegen op Springest. De medewerkers kunnen zich hier voor inschrijven en bij het uploaden van de groepsfactuur wordt deze automatisch aan alle deelnemers gelinkt.

  • U voert de totale prijs van de training in, dat is ook de prijs die u gaat factureren. Er wordt geen korting of fee berekend. De totale prijs wordt automatisch verdeeld over alle deelnemers, zodat de werkgever dit goed in kaart heeft.
  • Startdatum is verplicht. Na de startdatum worden geen inschrijvingen meer aangenomen.
  • De factuur dient u in via Springest, nadat alle deelnemers zich hebben ingeschreven.

Stappenplan voor het invoeren van een groepstraining:

Stap 1: Account opzetten en diensten instellen

Als u dat nog niet heeft, maakt u eerst een aanbieders account aan op aanbieders.springest.nl. Om groepstrainingen te kunnen verwerken via Sprignest, moet u de dienst 'inschrijvingen' activeren. Accepteer daartoe de SSA en schakel die dienst 'inschrijvingen' in. Dit doet u beide onder het kopje ' diensten'. U kunt er hier meer over lezen.

Stap 2: Plaatsing op juiste Go portaal

Controleer of uw bedrijf aan het juiste Go portaal zijn gekoppeld. Dit kunt u bekijken onder het kopje 'aanbieder' en dan 'sites'. Als er een groen vinkje staat onder 'inschrijvingen' is uw bedrijf zichtbaar op dat portaal.

Mocht dat niet zo zijn, kunt u contact opnemen met support@springest.nl.

Stap 3: Product aanmaken

Kies een nieuw product 'groepstraining'. Selecteer het bedrijf waar u de training gaat geven. 

Stap 4: Startdatum toevoegen

Voeg de startdatum en -plaats waarop de training plaatsvindt toe. Zonder startdatum kunnen medewerkers zich niet inschrijven

Let op:  Als de startdatum gepasseerd is, kunnen cursisten zich niet meer inschrijven. Voor de administratieve afhandeling is het belangrijk dat alle cursisten binnen 1 groep zich voor dezelfde startdatum inschrijven. Het is dus aan te raden om voldoende tijd te plannen tussen het online plaatsen van een cursus en de startdatum. U kunt ook een fictieve startdatum instellen.

Stap 5: Cursisten schrijven zich in

Alle individuele cursisten kunnen zich nu inschrijven voor de juiste datum.

Stap 6: Facturatie

Als alle cursisten zich hebben ingeschreven, kunt u de factuur opmaken. Hiervoor maakt u een verzamelfactuur met daarop alle deelnemers die ingeschreven staan voor de training. Vermeldt de volgende gegevens van de deelnemers op de factuur:

  • Inschrijfnummers deelnemers
  • Startdatum training
  • Juiste factuurgegeven
  • Juiste prijs

Let op: Het inschrijfnummer van de groepsboeking is anders dan de individuele inschrijfnummers. Alle inschrijfnummers moeten vermeld staan op de factuur, ook het inschrijfnummer van de groepsboeking.

Let op: U kunt de factuur pas uploaden als alle deelnemers zijn ingeschreven (het maximaal aantal deelnemers) of als de startdatum geweest is.

U kunt de factuur uploaden bij een inschrijving. Bekijk hier hoe dat in zijn werk gaat: Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go. Bekijk hier hoe u de betaalstatus kunt volgen: Betaalstatus facturen via Springest Go

Open inschrijving

Als u een groepstraining geeft bij een bedrijf, moeten alle individuele deelnemers zich inschrijven met op een 'Open Inschrijving' product. Uitzondering op die regel zijn groepstrainingen bij Eneco, NS, Stork en Vivat.

  • De prijs die u invult is de prijs per deelnemer. Eventuele korting en fee wordt verrekend met de prijs die u invoert.
  • Deelnemers schrijven zich individueel in. Facturatie gaat per persoon.

Incompany / Maatwerk product

Als u bij producttype "Incompany / Maatwerk" kiest, kunnen cursisten zich niet direct inschrijven. Lees hier alles over het incompany proces op Springest: Alles over open incompany aanvragen door bedrijven en organisaties

Vragen of feedback?
Neem contact met ons op door te mailen naar support@springest.nl. Wij staan u graag te woord!

Did this answer your question?