Dit artikel is een aanvulling op het algemene artikel over Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go.

Upload u de facturen liever niet handmatig, of moet u vele facturen per maand uploaden? Naast het handmatig uploaden van facturen in de admin is het mogelijk om de factuur in UBL te versturen naar goinvoicing@springest.nl. Hieronder leest u aan welke eisen de XML van een factuur moet voldoen om automatisch verwerkt te worden.

Als u facturen wilt versturen via UBL, controleer dan eerst of uw facturatie-systeem dit ondersteunt. In sommige gevallen kan dit erg complex zijn maar in andere gevallen zoals voor facturaties via Moneybird is dit erg eenvoudig. Op dit moment hebben we  nog geen documentatie voor het versturen van UBL via Moneybird, neemt u vooral contact op met datasupport@springest.com voor ondersteuning.

Niet alle facturatie-systemen ondersteunen ubl. Weet u dit niet zeker? Schakel dan met uw development team over het versturen van facturen in UBL of neem contact op met.

Wat is UBL?

UBL, Universal Business Language, is een standaard die bedoeld is voor het aanleveren van een factuur in XML. Met behulp van deze standaard is het mogelijk om de benodigde gegevens van een factuur automatisch uit te lezen en te verwerken.

Waaraan moet de XML voldoen om geautomatiseer door Springest verwerkt te worden?

Naast de standaard informatie die vereist wordt in de UBL, vereisen we extra informatie die nodig is om de factuur direct te verwerken:

  • Inschrijvingsnummer: Op iedere factuur behoort u het inschrijvingsnummer te plaatsen. Het inschrijvingsnummer kunt u toevoegen aan een van de volgende velden: 
  • Item >> Name en/of 
  • Item >> Description en/of
  • OrderReference
  • Factuuradres: Het factuuradres moet overeenkomen met het factuuradres zichtbaar in de mail/admin.  
  • Kosten van het product: De kosten van het product moeten overeenkomen met de kosten in de admin (in ons systeem).
  • Een factuur in PDF formaat dient meegestuurd te worden bij de UBL xml.

U kunt een volledige mapping van alle optionele en verplichtte velden zien in dit document. Tevens kunt u een voorbeeld voorbeeld factuur in XML bekijken. 

Hoe werkt het?

Nadat u een inschrijving van een Go klant heeft ontvangen, waarvoor de facturatie via Springest verloopt, zijn de volgende stappen en acties bepaald:

  • Opleider verstuurt een factuur in XML+PDF naar goinvoicing@springest.nl
  • Springest controleert automatisch of de XML voldoet aan de standaardeisen
  • Springest controleert automatisch het factuuradres
  • Springest controleert automatisch op aanwezigheid van een inschrijvingsnummer
  • Springest controleert automatisch de opgegeven kosten op basis van het inschrijvingsnummer
  • Indien aan alle eisen is voldaan wordt de XML+PDF automatisch verwerkt en in de admin geupload.

Mocht een van de genoemde punten na controle door Springest niet kloppen, dan krijgt u per mail feedback. De factuur wordt pas in behandeling genomen als aan alle punten voldaan is. Indien dit in sommige gevallen tot complexiteit leidt kunt u altijd besluiten een correct factuur in pdf in onze backoffice te uploaden. U hoeft dan geen UBL te versturen voor die factuur.

Foutmeldingen:

  • Prijs (exclusief BTW) incorrect Het totale bedrag exclusief BTW op de factuur komt niet overeen met het bedrag van het product in de admin 
  • Prijs (inclusief BTW) incorrect Het totale bedrag inclusief BTW op de factuur komt niet overeen met het bedrag van het product in de admin 
  • Totaal bedrag incorrect Het totaal bedrag te factureren komt niet overeen met het totale bedrag in de admin 
  • Bedrijfsnaam incorrect Bedrijfsnaam van de Go klant op de komt niet overeen met de factuurgegevens in de admin 
  • Adresgegevens incorrect Adresgegevens op de factuur komt niet overeen met de factuurgegevens in de admin 
  • Inschrijvingsnummer onbekend/ incorrect Het inschrijvingsnummer op de factuur ontbreekt of is niet bekend en komt niet overeen met het inschrijvingsnummer in de admin 
  • De UBL XML of PDF factuur ontbreekt. Springest dient altijd beiden bestanden in dezelfde mail te ontvangen.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact met ons op via datasupport@springest.com.

Did this answer your question?