Si vous utilisez les présences sur Stageo, vous pouvez configurer des frais de présence pour facturer un montant dépendant des présences à vos clients.

Pour le parcours complet, de la prise des présences sur le terrain jusqu'à la facturation, voir Utiliser Companion pour vos frais de présences.

Les frais de présences vous permettent de générer des factures basées sur le temps de présence de certaines inscriptions pour chaque client en un clin d'oeil. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous organisez des garderies facturées "à la minute".

Les frais de présence requièrent une inscription préalable, c'est-à-dire qu'ils ne seront facturés que pour les inscriptions pour lesquelles ils ont été activés. Il est nécessaire d'enregistrer les présences pour ces inscriptions pour pouvoir générer les factures.

Au moment de facturer les frais de présences, Stageo créera une facture pour chaque client ayant au moins une inscription éligible. Cette facture rassemble toutes les présences éligibles du cycle de facturation, indépendamment du participant ou de l'inscription.

Les frais de présences sont facturés par "cycles de facturations" dont vous pouvez choisir la durée (mensuel, hebdomadaire, ...). À la fin de chaque cycle, il vous suffira de créer un nouveau cycle de facturation (voir ci-dessous) pour que Stageo génère les factures en fonction des présences enregistrées pendant le cycle.

Pour ajouter une nouvelle configuration des frais de présences, rendez-vous dans Paramètres → Inscriptions → Frais de présence puis cliquez sur Nouveau frais de présence.
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Le nom public, les images et la description de la configuration apparaîtront dans les espaces dédiés aux clients et vous permettent d'expliquer à quoi ces frais de présence font référence.

Disponibilités éligibles

Sélectionnez les disponibilités pour lesquelles cette configuration sera active. Ce champ s'appuie sur vos segments de disponibilités : vous devez donc disposer d'au moins un segment regroupant les disponibilités concernées avant de créer la configuration.

Méthode d'arrondi

Choisissez comment arrondir le nombre de périodes facturées:

Regroupement des frais

Détermine si un seul frais de présence est créé par client, ou un frais (et une facture) par participant :

Montant total minimal et maximal

Les frais de présences ne seront facturés au client que si ils atteignent au moins ce montant minimum et ne dépasseront jamais ce montant maximum.

Délais gratuits avant et après la disponibilité

Ces deux champs absorbent les écarts normaux de quelques minutes autour de l'horaire officiel. Ils évitent de facturer un client parce que son enfant a été pointé un peu avant l'heure de début, ou récupéré un peu après l'heure de fin.

Options excluant les frais de présences

Les frais de présences ne seront pas facturés si le participant avait sélectionné au moins une des options excluant les frais de présences.

Participants exemptés de frais de présences

Les frais de présence ne seront pas facturés pour les inscriptions de ces participants.

Chaque configuration de frais de présences peut être liée à plusieurs tarifs qui définissent le calcul du montant des frais de présences pour cette configuration. Les tarifs peuvent être différenciés pour les différents jours de la semaine mais la plupart des configurations ne requièrent qu'un seul tarif.

Pour configurer un nouveau tarif, rendez-vous dans l'onglet "Tarifs" de votre configuration, et cliquez sur "Nouveau tarif".

Donnez un nom à votre tarif, sélectionnez les jours de la semaine pour lesquelles ce tarif s'applique, et complétez le détails du tarif.

Comptabilisation des présences

Ce réglage détermine ce que Stageo fait d'une date pour laquelle aucune présence n'a été enregistrée :

Durée d'une période

Cette durée vous permet de définir une période de facturation pour facturer des frais proportionnels au temps de présence réel.

Détails du tarif:

Le détails du tarif peut comprendre plusieurs paliers, par exemple si vous souhaitez mettre en place un tarif dégressif ou progressif.

Disponibilités déduites du temps facturé

Le temps planifié des inscriptions du participant aux disponibilités de ces segments sera déduit du temps facturé par ce tarif. C'est ce qui permet, par exemple, de facturer une garderie sans facturer les heures de stage qui la suivent.

Réduction par absence

Montant déduit du total pour chaque date où le participant a été enregistré comme absent.

Sur le terrain, un pointage est parfois oublié. Stageo applique alors les règles suivantes :

Ces règles évitent de perdre de la recette sur un oubli, mais elles facturent l'horaire théorique. Contrôlez les présences avant de facturer un cycle.

Pour facturer les frais de présence, vous devez créer un nouveau cycle de facturation qui couvre la période sur laquelle les frais doivent être calculés.

Rendez-vous dans Paramètres → Inscriptions → Frais de présence, cliquez sur la configuration puis sur l'onglet Cycles de facturations et cliquez sur Nouveau cycle.

Choisissez les dates du cycle et sauvegardez. Stageo complètera automatiquement le champ "Début du cycle de facturation" avec la date qui suit le précédent cycle de facturation, si disponible.

Le cycle passe alors au statut En attente... pendant le calcul, qui peut prendre quelques minutes, puis au statut Brouillon.

À ce stade, rien n'est encore facturé : vous pouvez vérifier les montants et compléter le cycle avec Ajouter un client ou Ajouter un participant. Lorsque tout est correct, l'action Confirmer finalise le cycle : les factures clients sont créées et le cycle passe au statut Finalisé.

Pour modifier une configuration des frais de présence, rendez-vous dans Paramètres → Inscriptions → Frais de présence et cliquez sur la configuration à modifier puis sur "Modifier".

Pour supprimer une configuration des frais de présence, rendez-vous dans Paramètres → Inscriptions → Frais de présence, cliquez sur le menu "..." de la configuration à supprimer puis sur "Supprimer".