Si vous utilisez les présences sur Stageo, vous pouvez configurer des frais de présence pour facturer un montant dépendant des présences à vos clients.
Fonctionnement des frais de présence
Les frais de présences vous permettent de générer des factures basées sur le temps de présence de certaines inscriptions pour chaque client en un clin d'oeil. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous organisez des garderies facturées "à la minute".
Les frais de présence requièrent une inscription préalable, c'est-à-dire qu'ils ne seront facturés que pour les inscriptions pour lesquelles ils ont été activés. Il est nécessaire d'enregistrer les présences pour ces inscriptions pour pouvoir générer les factures.
Au moment de facturer les frais de présences, Stageo créera une facture pour chaque client ayant au moins une inscription éligible. Cette facture rassemble toutes les présences éligibles du cycle de facturation, indépendamment du participant ou de l'inscription.
Cycles de facturation
Les frais de présences sont facturés par "cycles de facturations" dont vous pouvez choisir la durée (mensuel, hebdomadaire, ...). À la fin de chaque cycle, il vous suffira de créer un nouveau cycle de facturation (voir ci-dessous) pour que Stageo génère les factures en fonction des présences enregistrées pendant le cycle.
Exemple:
Pour facturer les présences à vos garderies du mois d'octobre, il faudra créer un cycle de facturation allant du 01/10 au 31/10.
Ajouter une configuration des frais de présence
Pour ajouter une nouvelle configuration des frais de présences, rendez-vous dans la section "Inscriptions" des paramètres, dans l'onglet "Frais de présences" puis cliquez sur "Nouvelle configuration".
Le nom public, les images et la description de la configuration apparaîtront dans les espaces dédiés aux clients et vous permettent d'expliquer à quoi ces frais de présence font référence.
Méthode d'arrondi
Choisissez comment arrondir le nombre de périodes facturées:
Facturer chaque période entamée
Si vous facturez la présence à l'heure et qu'un participant était présent 1 heure et 3 minutes, 2 heures lui seront facturées.
Facturer chaque période complétée
Si vous facturez la présence à l'heure et qu'un participant était présent 1 heure et 3 minutes, 1 heure lui sera facturée.
Montant total minimal et maximal
Les frais de présences ne seront facturés au client que si ils atteignent au moins ce montant minimum et ne dépasseront jamais ce montant maximum.
Options excluant les frais de présences
Les frais de présences ne seront pas facturés si le participant avait sélectionné au moins une des options excluant les frais de présences.
Participants exemptés de frais de présences
Les frais de présence ne seront pas facturés pour les inscriptions de ces participants.
Configurer vos tarifs
Chaque configuration de frais de présences peut être liée à plusieurs tarifs qui définissent le calcul du montant des frais de présences pour cette configuration. Les tarifs peuvent être différenciés pour les différents jours de la semaine mais la plupart des configurations ne requièrent qu'un seul tarif.
Pour configurer un nouveau tarif, rendez-vous dans l'onglet "Tarifs" de votre configuration, et cliquez sur "Nouveau tarif".
Donnez un nom à votre tarif, sélectionnez les jours de la semaine pour lesquelles ce tarif s'applique, et complétez le détails du tarif.
Durée d'une période
Cette durée vous permet de définir une période de facturation pour facturer des frais proportionnels au temps de présence réel.
Exemple:
Si vous facturez 1€ pour chaque tranche de 15 minutes de présence, il vous faudra configurer une "Durée de période" de 15 minutes et un "Prix par période" de 1€.
Détails du tarif:
Le détails du tarif peut comprendre plusieurs paliers, par exemple si vous souhaitez mettre en place un tarif dégressif ou progressif.
Début:
Heure à laquelle le palier de tarification commence.
Fin:
Heure à laquelle le palier de tarification prend fin.
Prix par période:
Montant facturé par durée de période aux participants présents dans ce palier.
Prix fixe:
Montant facturé dès lors que le participant était présent après l'heure de début du palier.
Créer un cycle de facturation
Pour facturer les frais de présence, vous devez créer un nouveau cycle de facturation qui couvre la période sur laquelle les frais doivent être calculés.
Pour créer un nouveau cycle de facturation, rendez-vous dans la section "Inscriptions" des paramètres, dans l'onglet "Frais de présences", cliquez sur la configuration puis sur "Cycles de facturation" et cliquez sur "Nouveau cycle de facturation".
Choisissez les dates du cycle et cliquez sur "Sauvegarder" pour générer les factures. Stageo complètera automatiquement le champ "Début du cycle de facturation" avec la date qui suit le précédent cycle de facturation, si disponible.
Pour éviter de facturer plusieurs fois une même présence, les cycles de facturations ne peuvent pas se chevaucher.
La génération des factures peut prendre quelques minutes (en fonction du nombre de présences). Vous pourrez retrouver le total facturé sur le cycle depuis la page "Cycles de facturation" dès que les factures auront été générées.
Conseil: Il est recommandé de configurer une notification automatique pour l'événement "Nouveaux frais de présences" pour envoyer une demande de paiement à vos clients.
Modifier une configuration des frais de présence
Pour modifier une configuration des frais de présence, rendez-vous dans la section "Inscriptions" des paramètres, dans l'onglet "Frais de présence" et cliquez sur la configuration à modifier puis sur "Modifier".
La modification d'une configuration des frais de présences n'impactera pas les inscriptions existantes, à moins que leurs présences ne soient modifiées ultérieurement.
Supprimer une configuration des frais de présence
Pour supprimer une configuration des frais de présence, rendez-vous dans la section "Inscriptions" des paramètres, dans l'onglet "Frais de présence", cliquez sur le menu "..." de la configuration à supprimer puis sur "Supprimer".
La suppression d'une configuration des frais de présence n'impactera pas les inscriptions existantes, à moins que leurs présences ne soient modifiées ultérieurement.