Er zijn twee manieren om personeel in te plannen:
Per evenement, via Event - Personnel (Cool & Awesome pakket). Lees hier meer over.
Met het planboard, in een groot dag/week/maand overzicht, via Personnel (Awesome pakket). Plan hier ook shifts in die niet event gerelateerd zijn. Lees verder.
Roosteren met het dag/week/maand overzicht
Het inplannen van personeel vergt meer overzicht dan je soms via Planning - Events - Personnel krijgt. Daarom is er een uitgebreid planboard waarin je per dag, per week en per maand shifts kunt aanmaken, diensten kunt toewijzen en gaatjes in de planning kunt opvullen.
Per maand zie je een overzicht van gewerkte uren. Per week en per dag zie je in detail welke shifts er zijn. De kleur geeft aan bij welke personnel group een shift hoort. Als de kleur wat lichter is, dan is de dienst nog niet ingevuld. Je filtert op status, role of group. Zo zie je in één oogopslag welke diensten er nog openstaan of wat je kan verwachten per team.
Diensten aanmaken
Wanneer je een dienst aanmaakt in het planboard, verschijnt er een popup scherm. In dit scherm pas je de tijden aan, link je de shift aan een evenement, pas je de planstatus aan en wijs je medewerkers toe aan de dienst. Wanneer de checkbox Send notification wordt aangevinkt, ontvangt de medewerker een mail met informatie over deze shift.
Als medewerkers zich beschikbaar hebben gesteld, dan verschijnen ze bovenaan in het selectiemenu bij de dienst. Je kunt vervolgens een keuze maken uit de mensen die aangegeven hebben te willen werken. Wanneer er een smiley emoticon (😄 ) achter een naam staat, heeft deze persoon voorkeur gegeven aan deze dienst via het visitor account, door op het duimpje (👍 ) te klikken. In het selectiemenu zie je ook staan wanneer een medewerker beschikbaar is, maar al gepland is bij een andere dienst: Available - scheduled.
NOTE: Zolang de status van de shift op Availability staat, wordt de shift aangeboden aan medewerkers. Wanneer je personeel inroostert, verandert de status automatisch naar None.
Notificaties
In het planboard zijn er drie soorten notificaties:
Overlap notificatie - een uitroepteken duidt aan dat de persoon in kwestie is op datzelfde moment ook voor een andere dienst ingeroosterd.
Beschikbaarheid notificatie - een sterretje duidt aan dat mensen zich beschikbaar hebben gesteld voor een bepaalde dienst.
Nog niet ingevulde shifts hebben een lichtere kleur. Zo zie je in één oogopslag welke shifts nog vervuld moeten worden.
Tot slot
Binnen het planboard zijn verschillende manieren gevonden om te navigeren tussen "viewing modes", evenementen en roosters en om meer informatie tevoorschijn te toveren.
Alle data zijn clickable en brengen je naar de gewenste datum in de Dagplanner.
Alle evenementen zijn "clickable" en brengen je naar de Personnel tab van het desbetreffende evenement.
Als je op een naam van een medewerker klikt in het maandoverzicht, dan kom je direct op de contactpagina van dit contact.
In de weekplanner kun je in de ruimte onder een shift klikken om op die dag voor die functie een dienst aan te maken.
NOTE: Diensten zijn alleen zichtbaar voor het personeel online wanneer het event op Confirmed of To be confirmed staat bij Event - Main. Op die manier kun je de beschikbaarheid van medewerkers opvragen voor evenementen die zeker plaats gaan vinden, maar ook opties op evenementen die waarschijnlijk doorgang gaan vinden.