In Stager kun je gemakkelijk contacten importeren. Dat maakt overstappen nóg eenvoudiger! Maar ook als je al jaren Stager gebruikt, dan kan deze tool handig voor je zijn. Denk bijvoorbeeld aan de contacten in je adresboek, bezoekers van je hard-copy nieuwsbrief lijsten, etc. die je eenvoudig in Stager zet.
Het importeren van bestaande contacten in Stager valt onder ons Awesome pakket. Ga je dat pakket niet afnemen en zit je nog in je Trial periode? Maak dan snel gebruik van de mogelijkheid om tijdens de Trial je gegevens te importeren ;)
Import bestaande contacten
Om contacten te importeren moet je in Stager een CSV-bestand uploaden, dat Stager vervolgens uitleest, controleert en tot slot wordt de informatie ingevoerd in het relatiebeheersysteem. Een CSV bestand wordt ook wel een komma gescheiden bestand genoemd en kun je openen en maken met een spreadsheet programma zoals bijv. Excel, Numbers, LibreOffice of Google Spreadsheets.
Een CSV-bestand heeft een vast formaat dat door computers gemakkelijk uitgelezen kan worden. Elke zoveelste plek heeft een vaste waarde. Het is belangrijk dat je het importbestand precies maakt zoals het voorbeeldbestand.
NOTE: Gebruik je Microsoft Excel? Excel exporteert een CSV-bestand zonder gescheiden kolommen. Heel eigenwijs. Je kunt de gegevens scheiden maar toch blijft dit vaak fout gaan in Excel. Een betere optie is om de gratis Open Source software LibreOffice te gebruiken en daarmee het sample CSV bestand (zie Stap 1) te openen. Dit gaat altijd goed.
Stap 1: Download het voorbeeld CSV-bestand
Je data dient te worden aangeleverd in een CSV-bestand met een bepaald format. Bekijk hiervoor de sample CSV die je kunt vinden op de Import pagina via Marketing - Contacts - Create new - Import.
Stap 2: Zet je gegevens in het juiste format en maak het CSV-bestand
Voer de contactgegevens in het voorbeeldbestand in, of maak zelf een CSV-bestand. Het is van belang dat de kolomindeling van je contactenbestand exact overeenkomt met het voorbeeldbestand. Dit betekent bijvoorbeeld dat de achternaam altijd in de derde kolom moet staan.
NOTE: Zet de data goed in je bestand en zorg ervoor dat je voldoet aan de volgende eisen:Laat de eerste rij in het sample bestand staan. Deze rij wordt niet geïmporteerd.Het EmailAddress1 veld is verplicht voor alle contacten! Zet BirthDate in het juiste format: DD-MM-YYYY.Gebruik voor landennamen de twee cijferige letter-codes (ISO) zoals omschreven op deze wiki.Wanneer je je bestand opslaat, gebruik de "CSV UTF-8". Het bestand heet dan .csv. Wanneer je een andere encoding gebruikt kan het zijn dat bepaalde leestekens niet goed geïmporteerd worden. Vind hier een how-to.
Stap 3: Upload je bestand in Stager
Sleep je bestand in het grote witte vak op de Relation Import pagina.
Stager bekijkt je CSV-bestand en geeft eventueel een melding wanneer er fouten inzetten met betrekking tot het juiste format van gegevens. Wanneer alle gegevens okay zijn, verschijnt de knop Continue.
Stap 4: Check je gegevens
Je krijgt eerst een voorbeeld te zien van de data die je wilt importeren. Kijk goed of alle informatie in de juiste kolommen staat. Alles naar wens? Klik op Finish onderaan de pagina. Stager gaat aan het werk voor je!
Stap 5: Importeren van gegevens
De import wordt nu gepland en Stager gaat vervolgens op de achtergrond importeren. Je kunt de status in de gaten houden op de Import pagina. Wanneer het een import met veel contacten betreft, dan kan dit even duren. Ga rustig verder met je andere werk, drink wat koffie/thee terwijl Stager achter de schermen aan het werk is.
Stap 6: Bestaande contacten verwerken
Stager checkt bij het importeren of het e-mailadres van de te importeren contactal in je Stager Contacts voorkomt als Primary Email. Wanneer dat het geval is, worden deze "dubbele" contacten weergegeven op de import pagina als ‘overlapping’. Klik hierop om de duplicate contacten te bekijken en vervolgens te beslissen wat je met deze dubbele contacten gaat doen. Je hebt daarbij drie opties:
Add: Voegt gegevens van je geïmporteerde contacten toe aan je bestaande contacten in Stager.
Overwrite: Overschrijft de gegevens van de bestaand contact met de op de Import pagina getoonde contact.
Skip: Slaat alle overlappingen over en importeert alleen nieuwe contacten.
NOTE: Add voegt alleen informatie toe in lege velden van bestaande contacten. Je huidige contact heeft bijvoorbeeld géén telefoonnummer en een onvolledig adres zonder huisnummer in de database staan. In je importbestand heeft deze contact wél een telefoon nummer én een volledig adres. Kies je voor de optie Add, dan krijgt de contact het telefoonnummer mee, maar wordt het adres niet aangepast, want er stond immers al een adres, al ontbrak het huisnummer, ingevuld. Met de optie Overwrite krijgt de contact het telefoonnummer mee én wordt het adres aangepast.
Hoe vind ik de geïmporteerde contacten terug?
Bij Marketing - Contacts - Import is een overzicht te zien van eerdere imports tot 3 maanden terug. Wanneer je onder de kolom Relations klinkt op de blauwe link met X imported / X total, dan krijg je een overzicht van alle contacten van die import. Vanaf hier kun je deze contacten bewerken of allemaal selecteren en bijvoorbeeld mailen.
NOTE: Wanneer je bij je bovenstaande overzicht alle contacten selecteert, dan kan je met de awesome feature Bulk edit in één keer al je geïmporteerde contacten bewerken en ze bijvoorbeeld een contact type geven.