Om geld te kunnen ontvangen en jezelf uit te kunnen betalen heb je een rekening, ofwel account van Adyen binnen Stager nodig. Adyen is onze Payment Service Provider (PSP) en verwerkt alle betalingen. Dit Adyen account maak je aan direct via de Stager applicatie en bestuur je ook via Stager. Dit account is enigszins vergelijkbaar met een bankrekening. Het verschilt met een normale bankrekening omdat het geen rekeningnummer heeft, je er niet rechtstreeks geld op kunt storten en je er geen afschriften van ontvangt. Het komt overeen omdat je met beiden geld kunt verzamelen en bewaren tot moment van uitbetaling. Het account moet dan ook worden aangevraagd door iemand in de organisatie die daarvoor gemachtigd is.
Er wordt een achtergrond check en risico inventarisatie uitgevoerd door Adyen als onderdeel van de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme. Het doorlopen van deze zogenaamde Know Your Customer (KYC) check is noodzakelijk om tickets te kunnen verkopen en om jezelf uit te betalen. Als je alle informatie bij de hand hebt, duurt het ongeveer 30 minuten om alle stappen te doorlopen. De controle is over het algemeen binnen 24 uur afgerond. Je hoeft dit proces maar één keer te doorlopen.
Lees hier meer over Adyen. Let wel, het aanmelden gaat volledig via Stager.
De verificatie is vrij streng. De meest voorkomende afwijzingen kunnen voorkomen worden als je deze twee tips op volgt:
Voer de ingevulde gegevens exact hetzelfde in als hoe ze te vinden zijn op officiële documenten.
Zorg dat je documenten voldoen aan alle regels. Zie hieronder:
Wie kan dit doen?
Alleen iemand in je organisatie die tekenbevoegd is kan dit KYC proces doorlopen. Als je tekenbevoegd bent mag je namens de onderneming bepaalde rechtshandelingen uitvoeren, zoals het ondertekenen van overeenkomsten of het openen van een rekening. Als de persoon niet bevoegd is, kun je in de problemen komen als er onenigheid ontstaat over de levering of de betaling.
In het uittreksel Handelsregister van een bedrijf staat wie er mag tekenen en of er beperkingen zijn.
Welke informatie moet je invullen?
Ga naar Settings - Account - KYC. In de blauwe tekstvlakken vind je uitleg die je door het proces heen leidt.
Stap 1: Het aanmaken van een Adyen account
Email adres van het contactpersoon KYC
Juridische bedrijfsnaam
Land waar in je bedrijf gevestigd is
Tekenbevoegd persoon:
Voornaam en achternaam (Gebruik de exacte naam zoals vermeld in het ID document)
Gender
Land van vestiging
Stap 2: Het doorlopen van het KYC proces
Het kan een aantal minuten duren voordat het account is aangemaakt. Herlaad de pagina en klink op de link. Er opent een nieuw tab waarop je het KYC proces kunt beginnen.
Vanwege veiligheidsoverwegingen verloopt je sessie elke 30 minuten en wordt het formulier gesloten. Geen probleem! Klik op de 'revisit the KYC form' link op het KYC tab in de backstage en ga verder met het invullen van het formulier. Al ingevulde informatie is opgeslagen.
Bedrijfsgegevens
Juridische bedrijfsnaam (al ingevuld)
Doet zaken als (DBA = "Does Business As"): Dit vul je in als je bedrijf onder een andere naam bekend is bij het publiek. Bijvoorbeeld: "Thuisbezorgd.nl" (DBA) heeft als juridische bedrijfsnaam "Just Eat Takeaway.com N.V."
Kamer van Koophandel registratie nummer en BTW nummer
Zakelijk telefoonnummer
Adres van je bedrijf
Bedrijfsdocument
Indien nodig, upload een uittreksel van je KVK van maximaal één jaar oud.
Bestand: JPEG, JPG, PNG of PDF en niet groter dan 4 MB en niet kleiner dan 1KB voor PDF of 100KB voor andere formaten. Zwart / wit kopiën worden niet geaccepteerd, gebruik een full color exemplaar. Zorg ervoor dat er geen vingers op zitten of hoekjes onzichtbaar zijn.
Hier een overzicht van hoe BTW nummers er in NL, België & Duitsland uitzien:
Land | Naam | Structuir | Voorbeeld |
NL | BTW-nummer | NL - 9 cijfer - B - subnummer | NL123456789B01 |
BE | BTW-nummer | BE - 0 of 1 - ondernemersnummer (9 cijfers) | BE 0123.456.789 |
DE | Umsatzsteuer-ID | DE - 9 cijfers | DE123456789 |
Na het invullen van de bedrijfsgegevens worden deze geverifieerd. De volgende stap is het invullen van bankgegevens.
Bankgegevens
Naam rekeninghouder (Gebruik de exacte naam zoals vermeld in het ID document)
Landcode van het land waarin de bank gevestigd is
Valuta - is afhankelijk van de landcode die je invult
IBAN
Je moet een document uploaden om dit te laten checken door Adyen. Vanuit ervaring weten we dat een PDf document van een bankafschrift het beste werkt. Zorg dat het IBAN, naam van de rekeninghouder en het logo van de bank zichtbaar is.
Ultimate Beneficial Owner (UBO)
De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dat betekent 'uiteindelijk belanghebbende'. Kort gezegd is een UBO iedere natuurlijke persoon die:
een economisch belang van meer dan 25% heeft bij een organisatie;
zeggenschap heeft over een organisatie.
In het geval van een non profit organisatie (stichting) met een bestuur, is je UBO een bestuurslid. Vul gegevens van minimaal één bestuurslid in. Eén is voldoende en zo kom je gemakkelijker door het hele proces omdat er minder gecontroleerd hoeft te worden (en dus minder fout kan gaan). Heeft je non profit organisatie geen bestuurslid maar wel een directeur-bestuurder, dan is de directeur-bestuurder de UBO.
In het geval van een BV gaat het om de personen die 25% of meer aandelen, stemrechten of eigendomsbelang hebben. Zijn die er niet? Dan gaat het om degene die eigenaar van het bedrijf is of degene die het meeste zeggenschap heeft.
Je UBO's kun je terugvinden in het een KVK uitreksel UBO-register.
Welke informatie heb je nodig van je UBO's:
Voornaam en achternaam (Gebruik de exacte naam zoals vermeld in het ID document)
Geboortedatum
Land waarin je geboren bent
Adresgegevens van de UBO
Kopie van paspoort of nationaal identiteitsbewijs
Ook hier geldt qua bestandsformaat: JPEG, JPG, PNG of PDF en niet groter dan 4 MB of kleiner dan 1KB voor PDF of 100KB voor andere formaten. Zwart / wit kopiën worden niet geaccepteerd, gebruik een full color exemplaar. Zorg ervoor dat er geen vingers op zitten of hoekjes onzichtbaar zijn.
Dat was het! De gegevens worden nu gecontroleerd. Over het algemeen word je binnen 24 uur goedgekeurd. Je ziet dat aan de status op de KYC pagina in Stager. Je ontvangt ook een mail wanneer de verificatie heeft plaatsgevonden of wanneer de organisatie niet door het verificatieproces is gekomen.