Maandelijks download je de Stager factuur vanuit de Stager backstage waarop alle ingehouden kosten door Stager per betaalmethode staan opgesomd, met de BTW die hierover gerekend is. Het betreft de kosten en BTW die in de voorgaande maand zijn gemaakt voor ticketverkopen, refunds en uitbetalingen. We noemen deze factuur de ‘Receipt’.
Deze factuur vind je via Settings - Account - Billing. Je ontvangt een melding dat de factuur voor je klaarstaat op het Billing email adres dat je op dezelfde pagina invoert.
Om de factuur te controleren ga je naar het het Accounting report by date dat je vindt via Reports - Accounting - Accounting by date.
Selecteer de maand waarvoor je de factuur van Stager wilt controleren.
Kies bij Payment type voor betaalwijze ‘Online’.
Download het rapport
In het gedownloade rapport vind je vervolgens per evenement een overzicht van het totaalbedrag aan fees dat door Stager is ingehouden en ook een kolom met de BTW over deze fees, die je kunt terugvragen als je BTW plichtig bent.
Als je beide totalen bij elkaar optelt dan kom je bijna uit op het bedrag dat op je factuur staat, want - let op: we brengen ook kosten in rekening voor iedere keer dat je jezelf uitbetaald hebt. Deze uitbetaalkosten tel je op bij de berekende kosten om op het factuurbedrag uit te komen. Op het tab Settings - Account - Payouts vind je hoeveel uitbetalingen je in de te controleren maand hebt gedaan.
Kosten per betaalmethode, refunds en payouts controleren
Wil je dieper inzoomen op de kosten, dan raden we je aan om andere rapporten te gebruiken. Om alles goed te controleren, zijn er wel wat meer Excel skills nodig.
We leggen je uit hoe je dat doet. Allereerst ga je in de Stager backstage naar Reports - Sales exports - Tickets by date:
Selecteer bij Tickets sold after de eerste van de betreffende maand en laat de tijden op 00:00 uur staan
Selecteer bij Tickets sold before de eerste van de daaropvolgende maand en laat wederom de tijden op 00:00 uur staan.
Kies bij Payment type voor betaalwijze ‘Online’
Download het rapport
In dit verkooprapport zie je een aantal kolommen waarin de verschillende kosten voor het gebruik van Stager zijn opgevoerd.
Kosten voor ticketverkopen controleren
Om de in rekening gebrachte kosten voor de ticketverkopen te controleren kijk je per betaalmethode naar de volgende kolommen:
Stager fee fixed - vaste kosten per ticket die Stager rekent
Stager fee variable - voor sommige betaalmethodes rekent Stager een procentuele fee
Het totaal van deze twee kolommen, gefilterd op betaalmethode, moet overeenkomen met de bedragen die per betaalmethode (iDEAL, Creditcard, Sofort en Bancontact) op de factuur vermeld staan.
Kosten voor refunds controleren
Op de factuur staan ook de refund kosten opgesomd wanneer je tickets via de Stager backstage terugbetaald hebt. Om de controle uit te voeren kijk je nu naar de kolommen:
Stager refund fee fixed - vaste kosten per ticket die gerefund worden
Stager refund fee variable - voor refunds met sommige betaalmethodes rekent Stager een procentuele fee
Ook hier geldt weer dat het totaal van deze twee kolommen door Stager ingehouden is en dat er eventueel nog een BTW berekening moet worden uitgevoerd om te controleren of de refund kosten per betaalmethode correct zijn.
Kosten voor payouts controleren
Voor iedere uitbetaling naar je eigen bankrekening worden kosten gerekend en deze vind je ook op de factuur terug. Om te controleren of de juiste uitbetaalkosten gerekend zijn, tel je op de Payouts pagina het aantal uitbetalingen gedurende de vorige maand en vermenigvuldig je dat met de kosten per payout.
Nadat je Stager factuur gecontroleerd is wordt het tijd om de boekhouding in te duiken. Lees hiervoor de volgende artikelen: